Visuaalisten elementtien ja teemojen tärkeys tapahtumissa: Tuotepakettien ja somiste-elementtien kehittäminen Lounais-Suomen Vuokrakaluste Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tilaajana on Lounais-Suomen Vuokrakaluste Oy. Vuokrakalusteen ydintoiminta perustuu kalusteiden, somisteiden ja muun tapahtumavarustuksen vuokraamiseen, kuljettamiseen ja asentamiseen. Lähtökohtana työn tekemiselle olivat tilaajan tarpeet ja toiveet. Yritykselle tehdystä aikaisemmasta opinnäytetyöstä (Nietosvuori 2018) selvisi muun muassa, että kalustuksen tulee tukea valittua teemaa ja tapahtuman kokonaisilmettä. Työni tarkoituksena on selvittää, millaisista elementeistä kokonaisilme muodostuu ja onko suunnittelun pohjalla käytetty teemoja.

Työn tavoitteena on tutkia tapahtumia järjestävien henkilöiden toiveita ja valintoja tapahtuman kokonaisilmeen luomisessa, sekä niitä valintoja, joilla itse kalusteet ja niiden toimittaja valitaan. Selvityksen kohteena on myös se, millaisia tapahtumia tehdään sekä missä ja miten ne järjestetään. Tietoperustassa käsittellään tapahtumia ja niiden visuaalisuutta ja teemoja sekä tulevia tapahtumavisuaalisuuden trendejä sekä perehdytään myös asiakaslähtöisyyden hyödyntämiseen tuotteistamisprosessissa. Tiedon keräämistä varten tehtiin kaikille avoin kyselytutkimus, joka julkaistiin internetissä. Kysely suunnattiin henkilöille, jotka ovat järjestäneet tapahtumia ja juhlia. Lisäksi haastateltiin yhdeksää yrityksen edustajaa, sekä yhtä tapahtumatuottajaa

Tuloksista selvisi, että tapahtumanjärjestäjät suosivat erilaisia valaistusratkaisuja sekä tilassa olevia somiste-elementtejä tapahtuman visuaalisuuden rakentamisessa. Lisäksi tapahtuman sisäänkäynnin visuaalisuus ja sisäänkäynin yhteydessä olevat opasteet ovat tärkeässä asemassa. Tapahtumien suunnittelussa käytetään myös erilaisia teemoja ja suuret ja mahdollisesti valaistut tilaelementit toimivat katseenvangitsijoina. Yritysten asiakastilaisuuksissa brändin näkyminen on tärkeää ja sitä tuodaan esille erilaisten visuaalisten ratkaisujen avulla. Suurissa henkilöstö- ja asiakastilaisuuksissa visuaalisuuteen panostetaan enemmän kuin esimerkiksi pienessä asiakastilaisuudessa jossa itse informaatio eli esiteltävä asia on keskiössä. Tilaajalle jäävä konkreettinen tuotos on työn lopussa esiteltävät kehitysehdotukset ja niiden läpikäyminen yhdessä tilaajan kanssa. Vuokrakaluste voi kehitysehdotusten perusteella suunnitella uusia tuotepaketteja sekä hankkia uusia kalusteita ja somisteita valikoimaansa. Vuokrakalusteen lisäksi myös tapahtumanjärjestäjät voivat hyötyä työstä uusien tapahtumien kokonaisuuksien suunnittelussa.