Työyhteisön kehittäminen projektityöskentelyn kautta: Projektipäällikön käsikirja - osallistava projektityö

Abstract

Työyhteisön kehittäminen projektityöskentelyn kautta – käsikirja antaa valmiudet projektipäälliköille kehittämistyön kautta edesauttaa työyhteisöä kehittymään.

Tilaajayrityksen projektityöskentelyä kehitetään voimakkaasti. Organisaatiossa otetaan käyttöön kansainväliset projektiseurannan mallit ja muutokset toteutetaan projektityöskentely -mallilla. Tilaajayrityksessä ei ole mallia tai käsikirjaa projektipäälliköille, kuinka varmistetaan projektin onnistuminen projektitiimin voimin osallistamisen keinoin.

Tilaajayrityksen tavoite on muutosprojektien tehokkuuden lisääminen sekä henkilöstön osallistumisen ja osaamisen varmistaminen projektityöskentelyssä. Tavoitteena on saada aikaan enemmän onnistuneita muutosprojekteja. Tämän työn tavoite on tehdä projektipäällikön käsikirja, joka antaa vinkkejä keinoista ja menetelmistä, joiden avulla projektitiimin jäsenien osallisuuden kokemus voi kasvaa. Käsikirja toimii ajatusten herättäjänä ja antaa projektipäällikölle vinkkejä toimintatapamalleista, joiden avulla voi saada osallisuuden kokemus lisääntymään projektityössä.

Tilaajayrityksen kanssa sovittiin, että opintojen edetessä tutustun aihepiirin kirjallisuuteen käsikirjaa varten. Tässä työssä yhdistettiin projektityön toimintamallit ja työskentelytavat käsikirjaan, jota voidaan käyttää projektipäälliköiden koulutuksessa.

Osallisuutta lisäävillä toimintatavoilla projektityössä on mahdollisuus saada aikaan parempia tuloksia. Tämän työn tuloksena syntyneessä käsikirjassa kuvataan, miten projektityössä osallisuutta voidaan lisätä. On tärkeää, että projektitiimin kaikki jäsenet ymmärtävät projektin osana yrityksen vision ja strategian toteutumista. Käsikirjassa esitetään fasilitoinnin, dialogin ja tiimityön toimintatapamalleja ja annetaan vinkkejä projektin tiekartan kuvaamiseen ja suunnitteluun. Käsikirjassa kuvataan yrityksen käytössä olevat prosessin määrittelytyökalut, käytössä olevat virtuaaliset työkalut, vinkit palaverikäytäntöön ja viestintään. Käsikirjaan on myös lisätty yrityksen työskentelytavat projektin toteutukseen ja seurantaan.

Käsikirja auttaa projektipäällikköä ohjaamaan tunteisiin ja psykologisiin reaktioihin vaikuttavat toimintatavat tukemaan ja vahvistamaan määrämuotoisesti etenevää projektityöskentelyä. Se suosittelee tekemään viestinnästä avointa ja kaksisuuntaista. Uusi tapa työskennellä voi parhaimmillaan tuottaa intohimoa työhön. Intohimolla tarkoitetaan tässä yhteydessä energistä tunnetta, jolla voi olla merkittäviä myönteisiä vaikutuksia työhön ja työssä onnistumiseen. Tunteisiin ja psykologisiin reaktioihin vaikuttavat työskentelymallit lisäävät luottamuksen ilmapiiriä. Työskentely luottamuksen ilmapiirissä työpaikalla antaa mahdollisuuden olla oma itsensä ja tunnustaa heikkoutensa ja vahvuutensa. Luottamuksen ilmapiirissä tiimi tukee toisiaan ja ymmärtää tarvitsevansa toisiaan. Toisten auttaminen ja erilaisuuden sietäminen on itsestään selvää, sillä silloin tiedostetaan, että erilaisuus on tiimissä vahvuus ja olemme kaikki erilaisia persoonia. Luottamuksen ilmapiirissä työt sujuvat ja tuloksia aikaansaadaan. Virheiden tekeminen on myös sallittua, kun työyhteisössä tai tiimissä vallitsee luottamuksen ilmapiiri. Parhaimmillaan, kun projektipäällikkö käyttää käsikirjassa esille tuotuja toimintatapamalleja osallisuuden lisäämiseksi projektityössä, tilaajayrityksen projektitiimeistä muodostuu huipputiimejä ja projektityöskentely sujuu entistä tehokkaammin ja tuottavammin.