Ilmaistapahtuman resursointi : Käpylän kulttuuriyhdistys ry:n kehittämistarpeet

Abstract

Tavoitteena oli kehittää Käpylän kulttuuriyhdistys ry:n resurssien hankintaa ja käyttämistä. Resurssit ovat henkilötyötunteja, talkootyövoimaa sekä taloudellisia resursseja. Työ on tehty helpottamaan ilmaistapahtumien, kuten Käpylän kylä- ja elojuhlien järjestämistä ja vähentämään järjestäjien työmäärää. Vaikka työ on tehty Käpylän kulttuuriyhdistyksen näkökulmasta, johtopäätökset ja parannusehdotukset ovat kuitenkin sovellettavissa muidenkin tapahtumien järjestämiseen. Käpylän kulttuuriyhdistys on vuonna 2008 perustettu organisaatio, joka tuottaa Käpylässä ilmaistapahtumia, kuten Käpylän kyläjuhlat ja elojuhlat. Vaikka yhdistys on vielä nuori, juontavat tapahtumien juuret 1990-luvun alkuun. Käpylän kulttuuriyhdistyksen vahvuuksia ja heikkouksia tapahtumajärjestämisessä tarkasteltiin SWOT-analyysiä apuna käyttäen. Sen jälkeen erilaisia tapahtumaorganisaatioita benchmarkattiin haastatteluja varten. Haastattelut päädyttiin tekemään viidestä eri organisaatiosta. Lopulta saatuja tietoja sovellettiin Käpylän kulttuuriyhdistykselle sopiviksi, minkä perusteella kirjoitettiin konkreettisia kehitysehdotuksia. Tuotantoryhmä on avainasemassa myös resursoinnissa. Sen on säilytettävä joustavuutensa, sillä muutos kaupunkitapahtuman järjestämisessä on jatkuvaa. Keskeisimmät tulokset osoittavat, että, talkoolaisten saaminen tekemään tapahtumaa sekä kaikkien ylimääräisten kulujen karsiminen tuotannosta mahdollistavat Käpylän kaupunginosan ilmaistapahtumat jatkossakin. Resurssikartoitus päätettiin tehdä, sillä resursseista on ollut viime vuosina pulaa. Helsingin kaupungin kulttuurikeskuksen myöntämä tuki Käpylän kyläjuhlia varten on pienentynyt. Lisäksi monien aikaisemmin ostettujen palveluiden hinnat ovat nousseet niin paljon, ettei yhdistyksellä enää ole ollut niihin varaa.

The aim of this study was to improve the utilization and obtaining of resources for Käpylän kulttuuriyhdistys ry (the Culture Association of Käpylä). The resources can be categorized into personnel, volunteering and economic resources. The thesis was made in order to help the production of the free of charge events such as Käpylän kyläjuhlat and elojuhlat and to reduce the workload of the producers. Even though the thesis was written in order to help a certain organization to improve their event production, it can be easily applied for almost any kind of event management. Käpylän kulttuuriyhdistys ry was found in 2008 to manage Käpylän kyläjuhlat and elojuhlat -village festivals in Käpylä. Although the organization is still young, the festivals that it manages have been organized for couple of decades. The strengths and weaknesses of the association were examined by using SWOT-analysis. After the SWOT-analysis was conducted, certain event management organizations were benchmarked. Based on these benchmarkings, representatives from five organizations were interviewed and the results were applied to provide practical improvements for Käpylän kulttuuriyhdistys ry. The management group of the organization holds a key position in the task of obtaining resources for the events. It has to stay flexible, because the industry is constantly changing. The main result of this study was that by increasing the volunteering rate in the events and reducing all possible expenses, the organization will be able to organize cultural events in Käpylä also in the future. This thesis was made because the available resources have been scarce lately. The amount of subsidies that the Cultural Office of the City of Helsinki has granted for the Kapylän kyläjuhlat have dropped recently, but at the same time, the expenses have been rising.