Finnagora ja hiljainen tieto : Tutkimus kulttuurialan erityispiirteistä hiljaisen tiedon hyödyntämiseksi

Abstract

Hiljaisen tiedon merkitys organisaatioille kasvaa jatkuvasti. Sen taloudellinen merkitys yrityksille on Suomessa nyt erittäin ajankohtainen aihe, josta tehdään paljon liikealan opinnäytetöitä. Yritykset etsivät tapoja kerätä hiljaista tietoa talteen, jotta tuotanto ei notkahtaisi kokonaisten sukupolvien poistuessa työelämästä samaan aikaan.

Kulttuurialalla tehdään opinnäytetyöinä paljon oppaita, joilla pyritään keräämään talteen hiljaista tietoa. Hiljaisen tiedon tutkimusta itsenäisenä aiheenaan ei kuitenkaan ole paljon, vaikka kulttuuriala painii projektiluonteisesta työstä koituvan tietokadon kanssa, ja tiedon merkitys yhteiskunnassa lisääntyy jatkuvasti. Hiljaisen tiedon toimiva hallinta voi luoda kustannussäästöjä, vähentää päällekkäistä työtä sekä parantaa työhyvinvointia, joten aihe on hyvin tärkeä myös kulttuurialalle.

Tässä työssä tutkittiin hiljaisen tiedon hyödyntämistä kulttuurialalla. Esimerkkiorganisaationa tutkimuksessa toimi Finnagora, Suomen kulttuuri-instituutti Budapestissä. Tutkimuksen tavoitteina oli tunnistaa hiljaisen tiedon liikkeitä esimerkkiorganisaatiossa, tunnistaa kulttuurialalle ominaisia piirteitä, jotka vaikuttavat hiljaisen tiedon kanssa työskentelyyn ja osoittaa, että hiljaisen tiedon hyvällä hallinnoinnilla on positiivisia vaikutuksia organisaation toimintaan. Tutkimus pyrki selvittämään, miten hiljaista tietoa voi hyödyntää kulttuurialan resursseilla nykyistä tehokkaammin. Tutkimuksen toiminnallinen puoli pyrki kehittämään tutkimuksessa löydettyjä kehittämiskohteita esimerkkiorganisaatiossa sekä luomaan niihin työkaluja.

Tutkimus oli toimintatutkimus, jonka aineisto koottiin kirjallisuuden lisäksi osallistuvalla havainnoinnilla esimerkkiorganisaatiossa, sekä haastatteluilla. Lisäksi tehtiin benchmarking-analyysi, jolla kartoitettiin hyviä käytäntöjä hiljaisen tiedon hallinnassa, ja hyödynnettiin yhteisöllistä aivoriihtä.

Aineiston ja tutkimuksen valossa tuli selkeästi ilmi, että hiljainen tieto toimii merkittävänä voimavarana organisaation toiminnassa. Esimerkkiorganisaation toimintakulttuuri tuki tiedostamattaan hiljaisen tiedon hyödyntämistä, mikä teki organisaatiosta kustannustehokkaan toimijan. Konkreettisten työkalujen puuttuessa hiljaisen tiedon hyödyntäminen jäi kuitenkin puolitiehen. Tutkimus kehitti Finnagoran tarpeisiin työkaluja hiljaisen tiedon hallinnoinnin kohentamiseksi, sekä loi kehitysideoita siitä, miten aihetta voitaisiin lähestyä yleisemmin kulttuurialalla.

Tämä työ on keskustelunavaus. Työ myös hahmottelee keinoja siihen, miten kulttuurialan organisaatioissa voidaan lähestyä hiljaisen tiedon hallintaa. Kulttuuriala voi hyödyntää työtä sekä perehtyessään siihen, mitä hiljainen tieto on, että tarttuessaan toimeen hiljaisen tiedon hallinnoinnin parantamiseksi.

The significance of tacit knowledge in organizations is constantly growing. Its monetary value is a hot topic in the field of Business in Finland. Many under-graduate students of the field are currently doing research on the field. Companies aim to integrate the tacit knowledge of their elderly employees into their organizational knowledge. The topic is important now that the great generations are getting closer to retirement age, to prevent the inefficiency in the production lines when the time of retirement comes.

Many theses of cultural field are guides for productions and producing. These guides attempt to record the tacit knowledge of productions, but tacit knowledge itself has not been researched in the field too often. Cultural field usually encounters the loss of tacit knowledge in project-based working. When maintained carefully, tacit knowledge could create savings, decrease unnecessary double work and increase atmosphere in working environment.

This thesis was researching how tacit knowledge is being, and could be utilised in cultural field. Finnagora, the Finnish Institute in Budapest, was used as an example organisation. The aims of the research were to recognize how tacit knowledge was moving within Finnagora, to discover what are the specific needs of cultural field in utilizing tacit knowledge, and to show by examples that a good management of tacit knowledge can have positive effects on the performance of the organisation. The research aimed to find out how tacit knowledge could be utilized more. The practical side of the research focused on improving the issues of Finnagora that were discovered in the research, by creating tools for knowledge management.

The research was an action research and the research material was gathered with using participating observing and interviews. A benchmarking analysis on good practices was made later on to improve the practical side of the research, as well as a brainstorming event within Finnagora.

The results of the research picture the significance of tacit knowledge as a remarkable resource for organisations. Finnagora’s organisational culture was found to encourage the use and sharing of tacit knowledge, but this was done without anyone’s conscious attempt. However, in the lack of efficient tools for documentation and such, the utilization of tacit knowledge was only half way there. The research created the tools for managing tacit knowledge Finnagora was in need of, and introduced ideas on how to utilize tacit knowledge more in the field as well.

This thesis hopes to open a discussion. It sketches some ideas on how to approach tacit knowledge management from the perspective of cultural field. The field can gain both information and hands-on ideas from this research, and with this, it can take a tighter grip of the knowledge it holds within.