Projektinhallintaohjelmistot tapahtumatuotannossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on päivittää Nelonen Media Radion tapahtumatuotannon projektinhallintaa tutkimalla projektinhallintaohjelmistoja ja muiden tapahtumatuottajaorganisaatioiden projektinhallintaa. Opinnäytetyö luo katsauksen ajankohtaiseen aiheeseen, josta ei ole toistaiseksi tehty juurikaan tutkimusta kulttuuri- ja tapahtumatuotannossa. Haastateltavat kokivat tämän mielenkiintoiseksi prosessiksi, sillä he näkivät työssä uutuusarvoa ja moni oli utelias tietämään, minkälaisia oman työpaikan menetelmät ovat suhteessa toisiin toimijoihin.

Kehittämistyötä tukevina menetelminä on käytetty puolistrukturoituja haastatteluja, vertailuanalyysiä ja havainnointia. Kvalitatiivisella haastattelumenetelmällä pyrin selvittämään Helsingin alueella toimivien tuotanto-organisaatioiden toimintatapoja projektinhallinnassa ja siihen tarkoitettujen ohjelmistojen käyttöä. Käytin haastatteluja vertailun (benchmarking) pohjana, jotta pystyin peilaamaan Nelonen Media Radion tapahtumatuotannon projektinhallintaa muihin alan toimijoiden käytäntöihin. Haastattelujen aikana kävi ilmi, että aihe kiinnosti suuresti myös muita tapahtumatuotanto-organisaatioita, jonka vuoksi päätin tarjota myös heille kehitysehdotuksia toimintaan.

Kehitystehtävä pohtii projektinhallintaohjelmistojen tarpeellisuutta tapahtumatuotannossa ja auttaa tuottajaa löytämään järjestelmällisyyttä ja helppoutta lisääviä työtapoja. Vaikka työn fokus on tapahtumatuotannossa, niin sitä voi soveltaa myös muihin kulttuurituotannon osa-alueisiin. Työn teoriaosuudessa on käyty läpi yleisesti projektimuotoista työskentelyä, projektinhallintaa ja Helsingin seudulla toimivien tapahtumatuottajien kanssa käytyjä haastatteluja. Tarkastelen myös yleisesti projektinhallintaohjelmistojen käyttöä kulttuurikentällä ja luovuutta projekteissa.

The aim of this study is to update the event production project management of Nelonen Media Radio by examining the project management software and the ways of other event production organizations. The thesis provides an overview of a current issue, which hasn’t been researched much so far in the business of cultural and event production. The interviewees found this process interesting, because they saw the novelty value of the thesis and many were curious to know how their own methods compare to others in the business.

Supportive methods of the development had been semi-structured interviews, comparative analysis and observation. Qualitative interview method was used to establish the use of software and methods of work within the production companies in the Helsinki region. The interviews were used as a basis when benchmarking so it was possible to compare Nelonen Media Radio event production and project management to others in the field. During the interviews it became clear that the topic is of great interest to other event management organizations, which is why I decided to also provide them with suggestions for development in their own work.

The development research task considers the need of project management software in event production and helps the producers to organize and make working easier. Although the focus of the work is in event production, it can also be applied to other aspects in cultural production. The theoretical section deals with project-oriented work and project management in general and also there are interviews of event producers about the use of web-based applications in event production. Also the use of project management software in the field of cultural and creative projects is reviewed in general.