Offboarding: kehityskohteena työsuhteen päättymisen käytänteet ja prosessit Kuntien Tiera Oy:ssa

Abstract

Työntekijöiden vaihtuvuus on yksi liiketoiminnan muokkautumisen ja kehittymisen ehdoista yrityksissä. Uuden työntekijän rekrytointi ja integrointi työyhteisöön, onboarding, on paljon käsitelty ja innostava aihe. Vastakkainen prosessi, offboarding, työsuhteen päättymiseen ja päättämiseen liittyvä prosessi on jäänyt paljon vähemmälle huomiolle. Niin sanotun irtisanoutumisaallon ja työvoimapulan vähitellen haastaessa työmarkkinoitamme aiheeseen ollaan heräämässä. Organisaatiot ovat alkaneet kiinnostua yhä enenevässä määrin työvoiman vaihtuvuuden hallinnasta ja työntekijäkokemuksista sekä työnantajamielikuvista liittyen myös työsuhteen päättymisen ajankohtaan.

Tässä opinnäytetyössä on ollut tarkoituksena kehittää positiivista työnantajamielikuvaa kannatteleva offboarding-prosessi irtisanoutumistilanteisiin Kuntien Tiera Oy:lle. Opinnäytetyötä tukeva aineisto on menetelmällisesti tuotettu kvantitatiivisilla kyselyillä sekä kohdeorganisaation työntekijöille (työsuhteen päättymisajankohdan prosessikartoitus) että vertailuanalyyttisen lähestymistavan mahdollistavalle ammattilaisyhteisölle (HR-benchmark-kysely). Kvantitatiivisia kyselyitä tukemaan on aihetta taustoitettu viidellä puolistrukturoidulla teemahaastattelulla. Tietoperustana työssä on käytetty työntekijäkokemukseen ja työnantajamielikuviin liittyvää tietoa, henkilöstöön liittyvien riskien teoreettista taustaa sekä niin sanottua huippu-loppu-sääntöä mielikuvien mudostumisen taustalla.

Kyselyiden, haastatteluiden, toimeksiantajan kanssa käytyjen keskusteluiden ja tietoperustaa kasvattaneen materiaalin avulla, tässä opinnäytetyössä on tuotettu toimeksiantajalle ehdotus parhaisiin käytänteisiin pohjautuvasta, positiivista työntekijäkokemusta ja työnantajamielikuvaa tukevasta offboarding-prosessista sekä prosessin jalkauttamiseen liittyvistä rooleista. Esitetyssä mallissa erityisesti loppukyselyn, lähtöhaastattelun ja niin sanotun tsekkilistan käyttöä tulisi tehdä johdonmukaisemmin, ja ehdotetuista käytänteistä syntyvän liiketoimintaa tukevan ja kehittävän datan keräämistä tulisi tehdä järjestelmällisemmin. Myös erityisesti HR:n ja esihenkilöiden rooleja prosessissa tulisi täsmentää.

Opinnäytetyössä on pyritty tuottamaan myös uutta, teorialla taustoitettua tietoa offboarding-prosessista laajempaan käyttöön esimerkiksi HR-käytänteiden kehittämiseksi yrityksissä.

Employee turnover in companies is a vital prerequisite of a developing and evolving organisation. The recruitment and integration of a new employee to an organisation or a work community, the onboarding process, is a widely discussed, intriguing topic. The opposite process, the offboarding process, the operation of terminating a work relationship, has received much less attention. As the so-called resignation wave and growing labour shortages are challenging our labour market, organisations are increasingly interested in employee turnover management and employer images as well as employee perceptions in conjunction with the offboarding processes.

The objective of this thesis has been to develop an offboarding process that bolsters and supports a positive employer image in resignation situations at Kuntien Tiera Oy. The research methods used in the thesis have been empirical quantitative questionnaires both to the target organisation’s employees as well as to HR professional communities that have enabled operational benchmarking. The quantitative questionnaires have additionally been backed up by five semi-structured interviews. The theory used evolves around the information we have on employee experiences and employer images, on personnel risks and the so called peak-end rule in the formation of experiences.

Based on the questionnaires, interviews, the theory behind the subject as well as on the discussions with the commissioner’s HR, an optimal best practises based model for an offboarding process that supports a positive employer image and positive employee experiences has been produced in this thesis. The suggested model presents that the roles of the exit-questionnaire, the exit-interview and the so called check-list be increased and the data received through these be utilised more methodically in developing the company. The roles of especially HR and managers or supervisers should be clarified in the offboarding process more thoroughly.

This thesis has tried to address the offboarding process in general and one objective of the work has been to produce new information on the topic for wider use as well.