Tiedonkulun haasteet esihenkilötyössä: tullin 24/7 esihenkilötoiminnot
Asuinmaa, Petri; Tallavaara, Arto (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205108380
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205108380
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää tiedonkulun haasteita ja antaa tiedonkulun parantamiseen kehittämisehdotuksia Tullille. Opinnäytetyön kehittämiskohteiksi valikoitui kaksi esihenkilöryhmää: Tullin valtakunnallinen johtokeskus ja Helsinki-Vantaan Tullin vuoropäälliköt. Molemmat valitut tehtävät toimivat ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä. Suomen Tulli on moniammatillinen viranomainen, joka toimii valtionvarainministeriön alaisuudessa, mutta hoitaa myös usean muun ministeriön tehtäviä. Tästä syystä tehtävät ovat moninaisia ja tuovat mukanaan monia järjestelmiä ja käytäntöjä. Tehtävät voivat jatkua henkilöiden työvuorojen yli, joten tapahtumien informointi ja läpikäynti seuraavalle työhön tulijalle on pystyttävä tekemään järkevästi.
Viestinnässä käytetään useita kymmeniä eri järjestelmiä ja tietoa vaihdetaan tietysti myös keskustelemalla. Eniten järjestelmien kautta tapahtuvaa kirjallista tiedonvaihtoa tapahtuu sähköpostin välityksellä. Tämä koetaan runsauden vuoksi kaikkein kuormittavimpana ja haasteellisempana.
Opinnäytetyössä kartoitettiin vuoropäälliköiden ja johtokeskuksen tiedonkulun sen hetkistä tilannetta ja haasteita huomioon ottaen koronan vaikutukset. Niiden pohjalta tuotettiin ideoita haasteiden ratkaisemiseksi. Ennen kaikkea pohdittiin organisaation ulkoisen- ja sisäisen viestinnän merkitystä, sekä tapaa jakaa tietoa, jossa tieto säilyy alkuperäisessä muodossa.
Työssä otetaan kantaa tiedonkulun merkityksestä hyvinvointiin ja työhön sitoutumiseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää ja kehittää nykyistä tiedonkulkua vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Opinnäytetyö ja sen tuotokset tullaan antamaan Suomen Tullille, joka on tekijöiden työnantaja. Opinnäytetyön tekijät työskentelevät opinnäytetyön kohteena olevissa paikoissa ja heillä on laaja kokemus Suomen Tullin eri tehtävistä.
Viestinnässä käytetään useita kymmeniä eri järjestelmiä ja tietoa vaihdetaan tietysti myös keskustelemalla. Eniten järjestelmien kautta tapahtuvaa kirjallista tiedonvaihtoa tapahtuu sähköpostin välityksellä. Tämä koetaan runsauden vuoksi kaikkein kuormittavimpana ja haasteellisempana.
Opinnäytetyössä kartoitettiin vuoropäälliköiden ja johtokeskuksen tiedonkulun sen hetkistä tilannetta ja haasteita huomioon ottaen koronan vaikutukset. Niiden pohjalta tuotettiin ideoita haasteiden ratkaisemiseksi. Ennen kaikkea pohdittiin organisaation ulkoisen- ja sisäisen viestinnän merkitystä, sekä tapaa jakaa tietoa, jossa tieto säilyy alkuperäisessä muodossa.
Työssä otetaan kantaa tiedonkulun merkityksestä hyvinvointiin ja työhön sitoutumiseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää ja kehittää nykyistä tiedonkulkua vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Opinnäytetyö ja sen tuotokset tullaan antamaan Suomen Tullille, joka on tekijöiden työnantaja. Opinnäytetyön tekijät työskentelevät opinnäytetyön kohteena olevissa paikoissa ja heillä on laaja kokemus Suomen Tullin eri tehtävistä.