Palkkahallinnon prosessin tehostaminen uuden järjestelmän käyttöönoton avulla
Pennanen, Viivi (2022)
Pennanen, Viivi
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022053113867
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022053113867
Tiivistelmä
Tämän kehittämistyön tavoitteena oli kehittää Kids Factory Oy:n palkkahallinnon prosessia sekä ottaa käyttöön työvuorotus- ja palkkajärjestelmä sen tukemiseksi. Opinnäytetyön tilaaja Kids Factory Oy on tapahtuma-alan yritys, jonka toiminta on laajentunut ja työtekijämäärä kasvanut vuosien aikana. Toiminnan kasvaessa eivät nykyiset henkilöstö- ja palkkahallinnan toimintamallit enää tukeneet tekemistä parhaalla mahdollisella tavalla. Yrityksessä on ylläpidetty henkilöstörekisteriä manuaalisesti excel-taulukoissa ja palkkamateriaali on valmisteltu eri taulukoita yhdistämällä. Tämä excel-taulukko on lähetetty ulkoistettuun palkkahallintoon. Kyseinen prosessi oli freelancer- ja keikkamäärien kasvettua muodostunut haastavaksi ja aikaa vieväksi malliksi ja tähän haluttiin löytää tehokkaampi ratkaisu.
Kehittämistyössä hyödynnettiin menetelminä haastattelua ja benchmarkingia. Haastattelu tehtiin yrityksen toimitusjohtajalle ja sen avulla haluttiin kartoittaa nykytilannetta sekä konkreettisia kehittämistoiveita. Benchmarkingin kohteeksi valittiin yritys, jonka keikkatyöntekijämalli vastaa suurilta osin Kids Factoryn mallia ja jolla tiedettiin olevan toimivat järjestelmät käytössä.
Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda Kids Factorylle toimiva palkkahallinnon prosessi ja käyttöönottaa järjestelmät sen tukemiseksi. Järjestelmiksi valittujen Mepcon ja Työvuorovelhon avulla haluttiin helpottaa keikkojen hallintaa ja henkilöstörekisterin ylläpitoa. Kaikki aiemmin käytössä olleet excel-taulukot haluttiin poistaa käytöstä järjestelmien myötä. Kehittämistyön myötä henkilöstörekisterin sekä freelancereiden osaamisen ylläpito selkeytyi ja keikka- ja palkanmaksuprosessin kokonaisuuden ylläpito nopeutui huomattavasti. Nämä uudet järjestelmät ovat tärkeä työväline yrityksen jokapäiväisessä työssä ja niiden merkitys ja hyöty tulee korostumaan freelancerien määrän kasvaessa.
Kehittämistyössä hyödynnettiin menetelminä haastattelua ja benchmarkingia. Haastattelu tehtiin yrityksen toimitusjohtajalle ja sen avulla haluttiin kartoittaa nykytilannetta sekä konkreettisia kehittämistoiveita. Benchmarkingin kohteeksi valittiin yritys, jonka keikkatyöntekijämalli vastaa suurilta osin Kids Factoryn mallia ja jolla tiedettiin olevan toimivat järjestelmät käytössä.
Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda Kids Factorylle toimiva palkkahallinnon prosessi ja käyttöönottaa järjestelmät sen tukemiseksi. Järjestelmiksi valittujen Mepcon ja Työvuorovelhon avulla haluttiin helpottaa keikkojen hallintaa ja henkilöstörekisterin ylläpitoa. Kaikki aiemmin käytössä olleet excel-taulukot haluttiin poistaa käytöstä järjestelmien myötä. Kehittämistyön myötä henkilöstörekisterin sekä freelancereiden osaamisen ylläpito selkeytyi ja keikka- ja palkanmaksuprosessin kokonaisuuden ylläpito nopeutui huomattavasti. Nämä uudet järjestelmät ovat tärkeä työväline yrityksen jokapäiväisessä työssä ja niiden merkitys ja hyöty tulee korostumaan freelancerien määrän kasvaessa.