Onboarding-tilaisuuden järjestäminen harjoittelijoille: harjoittelijoiden perehdytys Yellow Film & TV:llä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tuottaa Yellow Film & TV:lle suunnitelma, jonka avulla yritys voi laajentaa harjoittelijoiden saamaa perehdytystä erikseen järjestettävän perehdytystilaisuuden kautta. Työtä varten on tutustuttu kattaviin perehdytyskäytäntöihin sekä prosessiin nimeltä onboarding, jossa keskiössä on tavanomaisen perehdytyksen ohella myös harjoittelijoiden kokonaisvaltaisempi sisäänotto. Tässä prosessissa tapauksessa harjoittelijat pyritään saattamaan osaksi työyhteisöä mahdollisimman nopeasti ja kattavasti, ja heille tarjotaan mahdollisuus nähdä työpanoksensa osana suurempaa kokonaisuutta.

Tarve syntyi Yellow Film & TV:n henkilökunnan havainnosta, että harjoittelijoiden huomio ei aina kohdistu oikeisiin asioihin, ja että tätä voitasiin ehkäistä perehdytyksellä. Tarkoituksena oli syventää heidän ymmärrystään erilaisista tuotantoyhtiöön liittyvistä käytännöistä ja luoda erillinen sisäänottoprosessi. Tätä työtä varten on tutustuttu erilaiseen perehdytykseen ja onboardingia koskeviin artikkeleihin ja kirjallisuuteen, sekä haastateltu Yellow Film & TV:n eri osastojen asiantuntijoita. Työn yhteydessä tehtiin yhteensä kaksi kyselyä, joiden tarkoitus oli kartoittaa harjoittelijoiden tämänhetkistä perehdytystä ja kokemuksia harjoittelujaksosta sekä niihin liittyviä kehityskohtia.

Lopputuloksena tästä syntyi suunnitelma harjoittelijoiden sisäänottotilaisuudelle asialistoineen ja materiaaleineen. Tilaisuuden tarkoituksena on tutustuttaa harjoittelijat heille olennaisimpiin asioihin talossa ja kuvauksissa toimimiseen, ja heille voidaan avata toimintaa av-tuotannoissa myös laajemmin. Opinnäytetyö toimii tämän lisäksi erilaiseen lähekirjallisuuteen ja asiantuntijatietoon perustuvana toimivan perehdytyksen muistilistana. Työn loppuun on myös sisällytetty kehitysehdotuksia tulevaisuudelle, joiden mahdollinen implementointi voi auttaa Yellow Film’iä parantamaan harjoittelijoiden sisäänottoprosessia entisestään.

The purpose of this study was to provide Yellow Film & TV with a plan for developing and expanding the orientation of interns. The need for this study arose from the observation of the staff at Yellow Film & TV that interns did not always know where to look for the information essential to them, and that it would be best to familiarize them with the practices of the production company through a separate process. The main focus of this idea became an event directed at interns, through which they could be onboarded into the company and given the necessary tools to navigate through the internship period.

For this thesis, interviews were conducted with the staff at Yellow Film & TV to determine how future interns could be onboarded in practice. A number of literature and internet articles regarding onboarding and workplace familiarization were researched as well. In addition, two surveys were conducted with the purpose of mapping the effectiveness of current orientation methods within the company and satisfaction with the internship period.

The product of this thesis is a structured plan for an onboarding event of interns that will help the company pilot such an event in the foreseeable future. Additionally, the thesis also serves as a research-backed checklist for professional workplace orientation. Hopefully, it will also serve as a framework and inspiration for the production company’s staff in their future endeavors should they decide to invest in a comprehensive, full-time orientation program for interns.