Viranomaisten tietojenantaminen ja -vaihtaminen, tiedonkulku ja lainsäädäntö muuttuneessa turvallisuus- ja toimintaympäristössä

Abstract

Tämä katsaus valmistui osana Virvotieto-hanketta, jonka loppuraportti julkaistiin 8.6.20231. Tuon aiemmin julkaistun raportin empiirisen osan tekstit ovat tässä raportissa mukana joko sellaisenaan tai mukailtuina. Tämä katsaus kattaa laajemmin viranomaishaastatteluissa esiin tulleen aineiston ja huomioi kattavammin muuttuneen turvallisuus- ja toimintaympäristön kuin edellä mainittu raportti. Katsauksessa kuvataan haastatteluissa ja erillisessä työpajassa saadun aineiston avulla myös sitä, mikä tekijä tai mitkä tekijät eri viranomaisten toiminnassa estävät oma-aloitteista tietojen vaihtamista ja miksi, ja millä tavoin tämä näkyy eri viranomaisten toiminnassa ja niiden välisessä yhteistyössä.

Hankkeessa kuultiin yhteensä 60 henkilöä, jotka edustavat 20 eri organisaatiota. Haastateltavien lukumäärä vaihteli eri organisaatioiden välillä. Haastateltavat omaavat monipuolista kokemusta tietojen vaihtamisesta ja viranomaisyhteistyöstä.

Muuttunut toimintaympäristö edellyttää viranomaisilta entistä tiiviimpää yhteistyötä. Vallitseva tietojenvaihtamista koskeva lainsäädäntö on paikoin haasteellinen, vaikeatulkintainen ja pirstaleinen. Tulevaisuudessa haasteet hankaloituvat entisestään. Lainsäädännön näkökulmasta on merkittävä haaste, kuinka mukautua muuttuviin olosuhteisiin. Mahdollistaako lainsäädäntö tulevaisuuteen kohdistuvan suunnittelun ja toiminnan? Merkittävä havainto haastatteluissa oli kritiikki lainsäädännön sirpaleisuutta ja tulkinnallisuutta kohtaan. Lainvalmistelussa tarvitaankin parempaa yhteistyötä viranomaiskentän kanssa.

Tiedonvaihtamisen ja oma-aloitteisen tietojen luovuttamisen tulisi olla yksiselitteisimmin säädeltyä. Tietojärjestelmien käytettävyyttä tulisi parantaa. Koulutukseen ja toisen viranomaisen toiminnan ymmärtämiseen tulisi panostaa. Tietojohtoisuutta tulee edistää samoin kuin kykyä ennakoida ja ennalta estää. Entistä haasteellisempi ja monimutkaisempi toimintaympäristö näkyy siinä, miten merkittävää tarve on kyetä hahmottamaan se, millaista tietoa ja missä muodossa toinen viranomainen omassa työssään tarvitsee. Sujuva tiedonkulku mahdollistaisi paremman tilannekuvan, tukisi ennalta estävää toimintaa sekä rikostorjuntaa ja siten turvallisempaa yhteiskuntaa.