Lounais-Suomen Avustajakeskuksen työyhteisöviestinnän kehittäminen ja sen merkitys työhyvinvoinnille

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin työelämälähtöisenä ja toiminnallisena kehittämistyönä Lounais-Suomen Avustajakeskuksen vapaaehtoistoiminnan tiimille. Ensimmäisessä yhteisessä tapaamisessa päädyttiin kehittämään työyhteisön viestintää. Taustalla vaikutti toiminnan laajentuminen viime vuosina ja Avustajakeskuksen alueohjaajien määrällinen kasvu. Vapaaehtoistoiminnan tiimin keskuudessa kannettiin huolta siitä, että kiireelliset ja tärkeät viestit saattavat jäädä huomaamatta suuren viestimäärän takia. Asia koettiin aiheuttavan kuormittuneisuutta. Työyhteisön viestinnän kehittämisen tavoitteiksi asetettiin viestinnän selkeyttäminen ja sujuvuus sekä viestinnän merkitys työhyvinvoinnille. Lisäksi tavoitteena oli innostaa viestinnän kehittämiseen ja lisätä ymmärrystä viestinnän vaikutuksesta työhyvinvointiin.

Kehittämistyössä hyödynnettiin monipuolista teoriaperustaa operatiivisesta ja strategisesta viestinnästä sekä kognitiivisesta kuormittuneisuudesta, kuten teknostressistä. Viestinnän teoria osoittaa viestinnän merkityksellisyyden ja vuorovaikutteisuuden tärkeyden organisaation sisällä ja ulkopuolella. Toisena aiheena käsiteltiin viestinnän infrastruktuuria. Työhyvinvoinnin teoriaperustassa tarkasteltiin kognitiiviseen kuormittumiseen liittyvää teoriaa ja työn tuunausta.

Teorian pohjalta tehtiin alkukartoitus sähköisellä kyselyllä, joka sisälsi sekä määrällisiä että laadullisia kysymyksiä. Vapaaehtoistoiminnan tiimiä tavattiin Teams-työpajoissa neljä kertaa, ja tämän lisäksi yksilötapaamisia käytiin Teamsillä, sähköpostilla ja puhelimitse. Viestinnän sujuvuutta ja ohjeistuksia kehitettiin käyttäen olemassa olevia viestintävälineitä ja -kanavia, joita olivat puhelin, sähköposti, WhatsApp, Teams ja koko työyhteisön käytössä oleva sisäinen intra eli Pilvipalvelu. Varsinaisina tuotoksina tehtiin viestinnän työhyvinvoinnin puu ja sujuvan viestinnän kartta sekä vuosittainen viestintäkysely.

Aktiivinen kehittäminen tuotti hyviä, mutta suhteellisen pieniä toiminnallisia muutoksia viestintätapoihin. Vapaaehtoistoiminnan tiimissä tehdyn kyselyn mukaan ei ollut huolta liiallisesta kuormittuneisuudesta, joten ajallisesti viestinnän kehittäminen ennaltaehkäisevänä työnä oli hyödyllinen ja ajankohtainen. Kehittämistyön tärkeimpänä arvona voidaan pitää työyhteisön pysähtymistä asian äärelle. Säännöllisellä vuosittaisella viestinnän mittaamisella varmistetaan viestinnän kehittäminen oikeaan suuntaan tulevaisuudessa.