Tiedon sisällönhallinnan ja työohjeiden kehittäminen Helsingin työllisyyspalveluissa

Abstract

Tarve opinnäytetyölle syntyi kokemuksesta käytössä olevien työ- ja prosessiohjeiden ja työssä tarvittavan tiedon sirpaleisuudesta ja hankalasta löydettävyydestä Helsingin työllisyyspalveluiden asiantuntijoiden keskuudessa. Organisaatiossa on elintärkeää löytää eksplisiittinen tieto ja noudattaa lakeja ja niiden soveltamiseen laadittuja työ- ja prosessiohjeita, sillä virkavastuullisessa roolissa on toimittava yhdenvertaisesti ja tasa-arvoisesti: tehtävässä tehdyt päätökset vaikuttavat suoraan asiakkaiden toimeentuloon ja elämään. Lisäksi virkamies on rikosoikeudellisessa vastuussa päätöksistään. Näin ollen on olennaista tarjota asiantuntijoille mahdollisimman hyvät olosuhteet tarvittavan tiedon löytämiseksi oikea-aikaisesti ja ymmärrettävässä muodossa. Tutkimuksellisen kehittämistyön tavoitteena on ollut kuvata Helsingin työllisyyspalveluiden nykyisiä työ- ja prosessiohjeita sekä tiedonhallinnan tilaa. Kehitystyön lopputuloksena pyritään parantamaan tiedonhallinnan strategiaa ja luomaan prototyyppi uudesta sisällönhallinnan mallista, joka vastaa asiantuntijoiden tarpeita.

Kehittämistyössä on painotettu asiantuntijoiden osallistamista ja yhteiskehittämistä. Yhtenä menetelmänä käytettiin kyselytutkimusta, jossa asiantuntijoiden näkökulmaa saatiin esille. Kyselytutkimusten tuloksia jatkokehitettiin yhteiskehittämistyöpajassa. Yhteiskehittämisen tavoitteena on ollut vahvistaa organisaation sisäistä yhteistyötä ja dialogia eri osastojen välillä. Näin on pyritty varmistamaan, että kehitystyö vastaa kohderyhmän tarpeita ja tuottaa vaikuttavia ja kestäviä ratkaisuja.

Opinnäytetyön tuloksena on paljastunut uutta tietoa organisaation tiedonhallinnasta ja käytössä olevista työ- ja prosessiohjeista sekä niiden vaikutuksesta asiantuntijoiden työhön. Asiantuntijat ovat havainneet, että työohjeiden elinkaaren hallinnassa puuttuu vastuuhenkilöt, mikä johtaa päivittämättömän tiedon kertymiseen. Sisäisten prosessien työnkulkua tulisi selkeyttää ja yhdenmukaistaa, ja ohjeet tulisi luoda asiantuntijoiden tarpeet huomioiden. Lisäksi organisaation sisäisiä prosesseja ei ole selkeästi määritelty ja tunnistettu, mikä on vaikeuttanut tietojärjestelmien kehittämistä. Kehitystyön tuloksena syntyi prototyyppi uudesta sisällönhallintamallista, jota jatkokehitti ulkopuolinen konsulttiyritys. Tällä hetkellä uusi tiedonhallinnan alusta on kehityksessä Helsingin työllisyyspalveluissa.