IMAGINE – Imagine the Metaverse: tapahtuman tuotantoprosessien kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön kehittämistarve syntyi tarpeesta optimoida Imagine the Metaverse -tapahtuman tuotantoprosessit. Kaupungin aiempiin Smart City -teemaisiin tapahtumiin pohjautuva tapahtuma järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 2024 uudella konseptilla. Tuotantoprosesseissa ilmeni kuitenkin haasteita perusasioissa, mikä korosti tarvetta tarkastella toteutusta tuotannollisesta näkökulmasta ja kehittää toimintoja kestävämmälle pohjalle.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa tapahtuman nykytila ja tunnistaa kehittämiskohteita tuotannon ja johtamisen, talouden sekä kumppanuuksien osa-alueilla. Tavoitteena oli myös esittää konkreettisia kehitysehdotuksia tapahtuman toiminnan tehostamiseksi ja elinvoimaisuuden turvaamiseksi tulevaisuudessa.

Työn tietoperustassa käsiteltiin tapahtumien merkitystä ja kehittämisen lähtökohtia sekä organisaation johtamisen roolia. Lisäksi osiossa käytiin läpi myös tapahtuman Tampereen kaupungin strategiaan vahvasti tukeutuvat toimintaperiaatteet. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa aineistoa kerättiin havainnoinnin, haastattelujen, benchmarkingin sekä dokumenttianalyysin avulla. Tutkimusaineiston analyysissa hyödynnettiin sisällönanalyysiä, jonka avulla muodostettiin kokonaiskuva tuotantoprosessien haasteista ja mahdollisuuksista.

Tulokset osoittavat, että tapahtuman tuotantoprosessien suurimmat haasteet liittyvät strategisen ja operatiivisen johtamisen puutteisiin, sisäisen viestinnän ongelmiin sekä kumppanuuksien osittaiseen hyödyntämättömyyteen. Kehittämisehdotuksiksi esitettiin muun muassa selkeämpää roolien ja vastuiden määrittelyä, viestintäprosessien parantamista sekä joustavampaa ja monipuolisempaa kumppanuusmallia.

Opinnäytetyö tuotti uutta tietoa Imagine the Metaverse -tapahtuman tuotantoprosessien kehittämisestä, joka voi toimia mallina myös muiden vastaavien tapahtumien kehittämisessä. Ehdotusten avulla tapahtuman tuotantoprosessit voidaan rakentaa pitkäjänteisemmälle ja kestävämmälle pohjalle, mikä tukee sen elinvoimaisuutta ja tavoitteiden saavuttamista.

The need for this thesis arose from the necessity to optimise the production processes of the Imagine the Metaverse event, which was first held in 2024 with a new concept. Challenges were encountered in the implementation of the event already in the basic aspects of event production. This highlighted the need to review the processes and consider more effective solutions for the event's production.

The objectives were to assess the current state of the event production processes and identify areas for improvement in production and management, finance, and partnerships. The aim was also to present concrete development suggestions to enhance the event's efficiency and ensure its vitality in the future. The theoretical part of the thesis examines the significance of events and development principles, as well as the role of organisational management. It also reviewed the principles strongly supporting the event's alignment with the strategy of the City of Tampere.

The thesis was conducted as a qualitative case study, collecting data through observation, interviews, benchmarking and document analysis. Content analysis was used to form a comprehensive view of the challenges and opportunities in the production processes.

The findings indicate that the main challenges in the event's production processes are related to strategic and operational management deficiencies, internal communication issues and partial underutilisation of partnerships. As a result there were five development suggestions formed that included clearer definition of roles and responsibilities, improvement of communication processes and a more flexible and diverse partnership model.

The thesis produced new insights into developing event production processes for the event industry. The development suggestions aim to improve the Imagine the Metaverse event production by building a more sustainable foundation for future events.