Kansallisteatterin somelainen viestintätiimi : Sosiaalisen median integrointi arkirutiineihin

Abstract

Kansallisteatterin somelainen viestintätiimi on Kansallisteatterille tehty kehittämistyö, jonka tarkoitus on kehittää Kansallisteatterin viestintää sosiaalisessa mediassa ja sujuvoittaa sosiaalisen median sisällöntuotantorutiineja Kansallisteatterin viestintätiimissä, joka jakaantuu tiedotus-, markkinointi- ja myyntitiimeihin. Säilyttääksensä elinvoimaisuutensa Kansallisteatterin on houkuteltava jatkuvasti uusia yleisöjä ja pidettävä kiinni nykyisistä katsojistaan yhä tiiviimmin. Tässä tehtävässä viestinnällä ja sosiaalisella medialla on merkittävä rooli.

Kaikkien organisaatioiden, myös kulttuurilaitosten on lisättävä aktiivista läsnäoloaan sosiaalisessa mediassa, joka on tällä hetkellä voimakkaimmin kasvava viestinnän muoto. Etenkin nuoret sukupolvet ovat siirtyneet lähes kokonaan sähköisten medioiden kuluttajiksi, ja Facebook on jo osa valtamediaa. Työn tavoitteita ovat 1. innostaa ja rohkaista viestintätiimiläisiä aktiiviseen someviestintään, 2. luoda positiivinen sometyökulttuuri, 3. irrottautua vanhentuneista ajattelumalleista, 4. juurruttaa some orgaaniseksi osaksi Kansallisteatterin viestintästrategiaa ja viestintärutiineja ja 5. tiivistää yhteistyötä tiimiläisten välillä.

Menetelminä kehittämistyössä käytettiin viestintätiimiläisten työpajoja, osallistuvaa havainnointia ja benchmarkingia. Työpajoissa käsiteltiin laajasti sosiaalista mediaa ja viestintää, unelmoitiin ja ideoitiin strategioita, tiimimalleja sekä konkreettisia kampanjoita. Havainnoinnin kohteena oli SLAVA! Kunnia. -flash mob -videon tuotantoprosessi. Kahdenkeskinen benchmarking suoritettiin Suomen Kansallisoop-peran kanssa. Saadut tulokset tukivat toisiaan, havainnollistivat ongelmakohtia käytännönläheisesti ja antoivat johdolle käyttökelpoisia työkaluja päätöksentekoa varten.

Tärkeimmiksi kehitettäviksi kohteiksi Kansallisteatterin sosiaalisen median viestinnässä nousivat proaktiivisemman ja myönteisemmän asenneilmaston luominen, rajallisten resurssien tarkoituksenmukainen jakaminen ja sosiaaliseen mediaan liittyvien työtehtävien organisointi ja selkeämpi vastuuttaminen.

Sosiaalisen median merkitys nyky-yhteiskunnassa lienee selvää kaikille, mutta miten Kansallisteatteri ratkaisee kokoaikaisen läsnäolon vaatimuksen? Entä kuinka laadukas, teatterin korkean taiteellisen profiilin kanssa linjassa oleva sisällöntuotanto järjestetään niin, että viestintähenkilöstön työmäärä säilyy kohtuullisena ja työmotivaatio korkealla? Kehittämistyön johtopäätöksinä esitetään tuloksiin pohjautuvia väitteitä ja toimenpide-ehdotuksia, joiden avulla Kansallisteatterin viestintätiimin esimiehet ja teat-terin johto voivat punnita eri vaihtoehtoja.

Työssä ehdotetaan, että Kansallisteatteri tekee viestinnästä innovatiivisen strategiatyökalun: viestintäjohtaja kannattaa ottaa mukaan johtoryhmään ja kirkastettu ydinviesti jalkauttaa koko henkilöstölle ydinviestilähettiläiden avulla. Viestintätiimin uudistaminen ja resurssien, sekä henkisten että taloudellisten, osoittaminen viestintäsisällön tuottamiseen ovat samalla merkittäviä investointeja teatterin tulevaisuuteen. Sosiaalinen media otetaan haltuun aidolla läsnäololla, heittäytymällä digitaaliseen dialogiin ja reagoimalla mahdollisuuksiin nopeasti – nyt on aika tarttua tilaisuuteen ja tehdä Kansallisteatterista Euroopan kiinnostavin teatteri myös sosiaalisessa mediassa.

The Finnish National Theatre's communications team and social media is a project conducted for the FNT with the purpose of developing the theatre's communications across social media, and facilitating its social media team's content-related activities. The SM team comprises members of the theatre's press, publicity, marketing and sales departments. In order to remain vibrant, The Finnish National Theatre must constantly attract new audiences and reaffirm its links with existing customers. Communications and social media play a significant role in this work.

All organisations, including cultural establishments, must increase their active presence on social media, which is currently the fastest growing form of communications. In particular, the younger generations have shifted to using internet media almost exclusively, and Facebook now belongs to the mainstream media. The goals of this project are: 1. to inspire and encourage the communications team to be active SM users, 2. to create a positive SM work culture, 3. to break away from archaic approaches, 4. to turn SM into an organic part of the FNT's communications strategy and practice and 5. to cultivate closer co-operation between members of the team.

Methods used in this developmental project include workshops, process observation and benchmarking. The workshops involved broad discussions about social media, and brainstorming over strategy, team models and potential campaigns. Observation focused on the production process involved in creating the flash mob -video for the play SLAVA! Honour. A two-way benchmarking partnership was established with the Finnish National Opera. The results of these methods showed clear correlations, revealed problem areas through hands-on involvement, and enabled management to find implementable tools for decision-making processes.

The most important areas for development in the FNT's SM communications practices included creating a more pro-active and positive attitude, deploying its limited resources more efficiently, and delegating SM tasks and responsibilities more clearly.

The importance of social media in the world of today is surely an accepted fact, but how can The Finnish National Theatre meet the need for a constant updated presence? And how can we guarantee quality content in line with the theatre's artistically ambitious profile, and also ensure that the communications team's workload remains reasonable and its motivation high? Finally, the report outlines conclusions drawn from the results of the project, as well as suggestions for further action, so that the leaders of the FNT's communications team and overall management can weigh up its alternatives.

The report proposes that the Finnish National Theatre use communications as a strategic tool: a head of communications should be a member of the overall management and a clearer company mission should reach the whole workforce through various mission ambassadors. Renewing the communications team and allocating resources, both financial and intellectual, to the creation of communications releases, represent significant investments in the theatre's future. The benefits of social media can only be reaped by maintaining a genuine presence, by immersing oneself in the digital dialogue and reacting rapidly to new opportunities. This is the moment to act, and turn the Finnish National Theatre into Europe's most captivating theatre on social media as well.