Kaikki kärryillä? Kehittämistyö Kuninkuusravien tapahtumatuotannon organisaatiorakenteesta

Abstract

Opinnäytetyössä tarkasteltiin Kuninkuusravitapahtuman tuotannon kokonaisuutta. Työn tilaajana toimi suomalaisen raviurheilun ja hevoskasvatuksen keskusjärjestö Suomen Hippos ry. Kuninkuusravit järjestetään vuosittain eri paikkakunnalla, mikä lisää tarvetta yhtenäiselle tiedolle, joka tukee tuotannon suunnittelua, johtamista ja henkilöstöresurssien suunnittelua.

Opinnäytetyön lopputuotoksella pyritään vastaamaan tähän tarpeeseen. Tietoperustassa käsiteltiin tapahtumatuotannon rakennetta, projektinhallinnan vaiheita sekä tapahtumaorganisaation rakentumista ja johtamista. Nämä loivat pohjan suurtapahtuman erityispiirteiden ymmärtämiselle.

Aineisto kerättiin teemahaastatteluilla ja kyselyillä, joihin osallistui eri vuosien Kuninkuusravien tuotannossa työskennelleitä henkilöitä. Menetelmillä selvitettiin tuotantoprosessin vaiheita, vastuualueita, johtamiskäytäntöjä sekä tapahtuman onnistumisen kannalta keskeisiä kokemuksia ja kehityskohteita.

Tulokset osoittivat, että tapahtuman onnistuminen edellyttää realistista resurssisuunnittelua, selkeää vastuunjakoa ja tiivistä yhteistyötä raviratojen, Hippoksen ja paikallisten toimijoiden välillä. Työn lopputuloksena koottu organisaatiokaavio jäsentää tapahtumatuotannon osa-alueet selkeiksi kokonaisuuksiksi, ja tekstiosuudessa avataan niiden sisältöä tarkemmin. Kehittämisehdotuksissa korostettiin tiedonkulun yhtenäistämistä, yhteisten materiaalipohjien keskittämistä sekä monivuotisten rakenteiden luomista tuotannon sujuvoittamiseksi.

Opinnäytetyö osoitti, että Kuninkuusravien kaltaisen suuritapahtuman onnistuminen perustuu toimivaan organisaatioon, ammattimaiseen henkilöstöön, tavoitteelliseen johtamiseen ja monialaiseen yhteistyöhön. Kiertävän järjestäjätahon tueksi avoin ja systemaattinen tiedon jakaminen on olennaista tapahtuman laadun ja jatkuvuuden varmistamisessa.