Sisäisen viestinnän kehittäminen pk-yrityksessä : henkilöstökäsikirjan yhteiskehittämisprosessi

Abstract

Valtaosa Suomen yksityisen sektorin työnantajayrityksistä on pk-yrityksiä. Näissä henkilöstöjohtamisen käytännöt vaihtelevat. Parhaimmillaan ne tukevat liiketoimintaa ja henkilöstöä, mutta kehittymättöminä on toiminta poukkoilevaa ja tehotonta. Henkilöstöjohtaminen voidaan toteuttaa kevyilläkin järjestelmillä, kunhan johto tunnistaa sen merkityksen yrityksen menestystekijänä. Ilmailualalla toimiva, noin 25 henkilöä työllistävällä Joen Service Oy:llä oli tarve kehittää sisäistä viestintää ja luoda yritykseen sen ensimmäinen henkilöstökäsikirja. Käsikirja kokoaa yhteen työsuhteeseen liittyvät ohjeet ja käytännöt. Käsikirja toimii myös välineenä, jolla yrityksen kulttuurin ja arvot voidaan tuoda näkyväksi jo työsuhteen alussa

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten henkilöstökäsikirja tukee henkilöstöjohtamista ja sisäistä viestintää sekä miten sen yhteiskehittäminen vahvistaa työnantajan ja työntekijöiden välistä vuorovaikutusta. Opinnäytetyön lähestymistapa oli laadullinen. Dokumenttianalyysin avulla selvitettiin toimeksiantajan taustatietoa ja olemassa olevaa dokumentaatiota. Kehittämistyön aineistoa hankittiin teemahaastattelulla, työpajalla sekä sähköisellä kyselyllä.

Tulosten perusteella vastaa Joen Servicen henkilöstöjohtaminen pitkälti pk-yritysten profiilia. Tietoa jaetaan henkilöstölle yrityksen tilasta. Yhteistyö on matalahierarkkista. Työntekijöitä kuunnellaan ja heiltä kysytään neuvoja. Saatu palaute huomioidaan. Suurimmat haasteet liittyvät kiireeseen ja puutteelliseen tiedonkulkuun. Tieto ei aina siirry liiketoimintojen välillä ja ongelmiin reagoidaan toisinaan myöhään, mikä lisää työn kuormitusta.

Henkilöstökäsikirjan käyttöönotto tehostaa sisäistä viestintää, varmistaa johdonmukaisen ja tasapuolisen henkilöstöjohtamisen sekä toimintojen lainmukaisuuden. Dokumentoimalla käytänteet yritys vahvistaa henkilöstöjohtamisen osaamisensa huomioiden yrityksen mahdollisen tulevan kasvun. Yritys tottuu myös yhteistoiminnan käytänteisiin jo varhaisessa vaiheessa.

Tämä opinnäytetyö ja tuotos palvelee yrityksiä, joilla on tarve kehittää henkilöstöjohtamista.

Uutta tietoa henkilöstökäsikirjan sisältöön rakentuu työelämän kehittymisen myötä, esimerkkinä nyt lisätty luku ”Tekoälyn käyttö”.

Human resource management (HRM) practices vary among small and medium-sized enterprises (SMEs). At their best, these practices support both the business and the personnel. Human resource management can be implemented effectively with lightweight systems if its strategic significance is recognized. The case company, Joen Service Ltd., operates in the aviation industry and employs 25 people. The company identifies a need to develop its internal communications and create an employee handbook. A handbook describes the benefits and responsibilities of the employment relationship and communicates the company's culture and values.

The objective of the thesis was to find out how an employee handbook supports HRM and internal communication, and how its co-creation strengthens the interaction between the employer and the employees. The research followed a qualitative approach. Document analysis was used to gather background information, while primary data for the development work was collected through a thematic interview, a workshop, and an electronic survey.

The results indicate that Joen Service’s HRM largely aligns with the typical profile of SMEs: information is shared openly, the hierarchy is low, and employees are actively listened to. However, challenges persist regarding a fast-paced work environment and inadequate information flow between business functions.

The introduction of the employee handbook enhances internal communication and ensures consistent, equal, and legally compliant HRM practices. By documenting these processes, the company strengthens its HRM capabilities and prepares for potential future growth. This thesis and its outcomes provide valuable insights for other SMEs seeking to develop their HRM practices. Furthermore, the handbook is designed to be adaptable; for instance, it now includes a chapter on the use of artificial intelligence to reflect the evolving nature of working life.