Mä mistä löytäisin sen laulun? : Dokumentoinnin merkitys luokittelussa ja tiedon haussa Vian intranetissä

Abstract

Ojanen, Sirpa. Mä mistä löytäisin sen laulun? Dokumentoinnin merkitys luokittelussa ja tiedon haussa Vian intranetissä. Diak Länsi, Turku, kevät 2012, 72 sivua, 8 liitettä. Diakonia-ammattikorkeakoulu, Viittomakielialan tulkkitoiminnan koulutusohjelma (YAMK).

Opinnäytetyöni on työelämälähtöinen kehittämistyö, jonka tilaajana on Viittomakielialan Osuuskunta Via. Opinnäytetyöni käsittelee Vian sisäisen intranetin suunnittelua, toteutusta ja käyttöön ottamista syksystä 2011 tammikuuhun 2012 välisenä aikana. Muutostarve tuli ajankohtaiseksi keväällä 2011, jolloin Viassa tehtiin päätös ottaa käyttöön uusi sähköjärjestelmä, johon oli mahdollista liittää myös muita toimintoja kuten intranet. Muutos toteutettiin yhteistyössä Gapps Oy:n kanssa.

Ennen uuden intranetin suunnittelua ja rakentamista kartoitin vanhan intranetin sisältöä sekä rakenteellisesti että sisällöllisesti. Tässä yhteydessä tein sisällön tarkemman luokittelun ja tutkin Viassa käytössä olevia dokumentointitapoja, dokumenttien nimeämistä ja indeksointia. Lisäksi perehdyin Viassa olemassa oleviin luokittelutapoihin ja niiden perusteisiin.

Kehittämistyöni on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotteena on syntynyt Vian nykyinen intranet sekä ohjeistus dokumenttien nimeämisestä ja indeksoinnista intranetissä. Lisäksi kehittämistehtävästä on tehty kirjallinen raportti, jossa uuden intranetin toteutus ohjeineen on kuvattu toimintatutkimuksellisena prosessina.

Intranet on keskeinen tiedon ja viestinnän väline, jolla on merkittävä asema palvelutuotantoon liittyvän tiedon tallentamisessa, dokumentoinnissa ja välittämisessä. Yrityksessä tulee olla yhtenäiset käytännöt dokumentoinnista ja selkeästi sovitut vastuut olemassa olevan tiedon päivittämisestä. Yhtenäinen ohjeistus nimeämisessä ja indeksoinnissa mahdollistaa monipuolisten hakutoimintojen käyttämisen ja siten tekee tiedosta saavutettavaa.

Tietojohtamista varten yrityksellä tulee olla strategia ja sen toteuttamiseksi käyttötarkoitukseen soveltuva järjestelmä. Viassa intranetin uudistamisen tavoitteena oli saada käyttöominaisuuksiltaan toimintatapaamme soveltuva sisäisen viestinnän väline. Uusi intranet on toteutettu pilvipalveluna, ja rakenne on suunniteltu Vian toiveiden mukaisesti.

Asiasanat: dokumentointi, indeksointi, intranet, nimeäminen, osuustoiminta, pilvipalvelut, sisällönkuvailu, tiedonhaku

The importance of documentation in classification and information retrieval in Via’s intranet) Diak West, Turku, spring 2012, 72 pages, 8 attachments.

My thesis is a development work ordered by Via Sign Language Sector Cooperative. My thesis deals with the designing, implementing and introducing Via’s internal intranet from autumn of 2011 until January 2012. The need for a change became an issue in the spring of 2011, when in Via decided to go over to a new email inrface, which could be combined with other features such as the intranet. The change was implemented in cooperation with GAPPS Ltd. Prior to the new intranet design and construction I surveyed the old intranet content both structurally and substantially. In this context, I made a more detailed classification of the content and studied the existing documentation methods, and the practices of the document naming and indexing in Via. In addition, I familiarized with the existing classification methods and their criteria in Via. My development work has been carried out as a functional thesis where the outcome of the process in Via’s current intranet as well as the guidelines for the naming and indexing the documents on the intranet. In addition, there is a written report made of the development task where the new intranet implementation with guidelines is described as a process. An intranet is an essential medium of information and communication, and it has an important role in recording, documentation and transmission the data related to service production. The company must have standardized practices for documentation and clearly agreed responsibilities for updating the existing data. A uniform guideline for naming and indexing enables a wide range of search functions, and thus makes the use of data accessible. For knowledge management the company has to have a knowledge management strategy and an appropriate system for carrying it out. Via's intranet needed to be renewed, because we wanted to find a suitable approach to internal communications tool. The new intranet has been implemented as a cloud service and the structure has been designed in accordance with the wishes of Via. Key words: cloud computing, content description, cooperative, documentation, indexing, information retrieval, intranet, naming