Tehokas sisäinen viestintä etätyössä: case Teidän Tukku Oy
Brander, Emmi (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112731935
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112731935
Tiivistelmä
Koronaviruspandemian myötä tapahtunut äkillinen siirtyminen etätyöhön on luonut organisaatioille uusia viestinnällisiä haasteita ja nostanut esiin tarpeen kehittää sisäistä viestintää. Heikosti toteutettu sisäinen viestintä etätyössä voi heikentää organisaation toiminnan tehokkuutta ja alentaa työntekijöiden hyvinvointia. Esimerkkinä tästä on Teidän Tukku Oy, jossa etätyön myötä havaittiin, että yksinomaan WhatsApp-ryhmässä tapahtuva viestintä oli sekavaa ja tehotonta. Myös etäpalaverit kaipasivat selkeää rakennetta.
Onnistunut sisäinen viestintä edellyttää suunnittelua ja selkeitä toimintaohjeita. Tässä opinnäytetyössä käsitellään pienen organisaation sisäisen viestinnän tehostamista etätyökontekstissa. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mistä aiheista organisaation sisäisessä viestinnässä keskustellaan sekä miten viestintää voitaisiin selkeyttää ja tehostaa. Tavoitteena oli luoda tilaajaorganisaatiolle helppokäyttöinen sisäisen viestinnän kanava sekä sen käyttöä tukeva sisäisen viestinnän opas, joka sisältää viestinnän pelisäännöt ja etäpalavereita tehostavat palaverikäytännöt.
Apuna pelisääntöjen luomisessa käytettiin tietoperustaa, joka perustui sisäiseen ja digitaaliseen viestintään sekä etätyöhön. Tutkimusmenetelminä opinnäytetyössä käytettiin sisällön erottelua ja aineistolähtöistä sisällönanalyysia, joissa tutkimusaineistona hyödynnettiin tilaajaorganisaation WhatsApp-ryhmää. Ryhmässä käsiteltyjen aiheiden esiintymistiheys laskettiin ja aiheet luokiteltiin. Luokkien perusteella muodostettiin valittuun sisäisen viestinnän kanavaan selkeät alakanavat.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyi tilaajayritykselle viestintäjärjestelmä, johon sisältyi sisäisen viestinnän kanava ja sen käyttöä tukeva opas. Sisäisen viestinnän oppaaseen valittiin muutama selkeä ja ytimekäs ohje, jotta niiden käyttöönotto ja hyödyntäminen työyhteisössä olisi mahdollisimman helppoa. Myös palaverikäytännöistä luotiin yksinkertaiset ja pieneen työyhteisöön sopivat. Opinnäytetyöprosessin loppuvaiheessa työyhteisö osallistettiin pilotoinnin muodossa. Viestintäjärjestelmän toimivuutta testattiin ja siitä kerättiin palautetta. Opinnäytetyön tulokset todistavat, että suunnitelmallisesti toteutettu sisäinen viestintä voi parantaa organisaation toimintaa merkittävästi. Luotu viestintäjärjestelmä on sovellettavissa erilaisten pienten organisaatioiden käyttöön, joten opinnäytetyö on hyödyllinen myös muille kuin tilaajaorganisaatiolle.
Onnistunut sisäinen viestintä edellyttää suunnittelua ja selkeitä toimintaohjeita. Tässä opinnäytetyössä käsitellään pienen organisaation sisäisen viestinnän tehostamista etätyökontekstissa. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mistä aiheista organisaation sisäisessä viestinnässä keskustellaan sekä miten viestintää voitaisiin selkeyttää ja tehostaa. Tavoitteena oli luoda tilaajaorganisaatiolle helppokäyttöinen sisäisen viestinnän kanava sekä sen käyttöä tukeva sisäisen viestinnän opas, joka sisältää viestinnän pelisäännöt ja etäpalavereita tehostavat palaverikäytännöt.
Apuna pelisääntöjen luomisessa käytettiin tietoperustaa, joka perustui sisäiseen ja digitaaliseen viestintään sekä etätyöhön. Tutkimusmenetelminä opinnäytetyössä käytettiin sisällön erottelua ja aineistolähtöistä sisällönanalyysia, joissa tutkimusaineistona hyödynnettiin tilaajaorganisaation WhatsApp-ryhmää. Ryhmässä käsiteltyjen aiheiden esiintymistiheys laskettiin ja aiheet luokiteltiin. Luokkien perusteella muodostettiin valittuun sisäisen viestinnän kanavaan selkeät alakanavat.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyi tilaajayritykselle viestintäjärjestelmä, johon sisältyi sisäisen viestinnän kanava ja sen käyttöä tukeva opas. Sisäisen viestinnän oppaaseen valittiin muutama selkeä ja ytimekäs ohje, jotta niiden käyttöönotto ja hyödyntäminen työyhteisössä olisi mahdollisimman helppoa. Myös palaverikäytännöistä luotiin yksinkertaiset ja pieneen työyhteisöön sopivat. Opinnäytetyöprosessin loppuvaiheessa työyhteisö osallistettiin pilotoinnin muodossa. Viestintäjärjestelmän toimivuutta testattiin ja siitä kerättiin palautetta. Opinnäytetyön tulokset todistavat, että suunnitelmallisesti toteutettu sisäinen viestintä voi parantaa organisaation toimintaa merkittävästi. Luotu viestintäjärjestelmä on sovellettavissa erilaisten pienten organisaatioiden käyttöön, joten opinnäytetyö on hyödyllinen myös muille kuin tilaajaorganisaatiolle.