Transforming Customized Solutions into Configurable Products via Standardized Documentation

Abstract

The main objective of this thesis is to assess the maturity level of the standard products for a specific company in terms of productization, modularization, and standardization. The main standpoint will be from a documentation perspective as the product documentation currently is customized for each order, but the long-term target would be to have both configurable products as well as configurable documentation.

Companies tend to strive for either cost-efficient or customized products, while a combination of these two advantages seems theoretically possible, management struggles with the implementation.

Some companies have overcome these challenges and successfully implemented configurable products and related documentation, but there are many pitfalls and once the challenges are conquered the company must make sure that the product development stays on the right path.

This thesis evaluates, based on provided material, interviews & workshops, and assesses the maturity level to enable configurable documentation. Already early in the assessment, it became obvious that the standard products are not configurable at all, they only act as templates in delivery projects. As the organization is delivery orientated it becomes natural that the project team defines the scope of the product instead of the product team, which is a deal-breaker when the aim is to standardize the product and make them configurable.

Målet med detta examensarbete är att bedöma mognadsnivån för standardprodukterna i ett specifikt företag när det gäller produkthantering i fråga om produktisering, modularisering och standardisering. Vinklingen kommer att vara ur dokumentationsperspektiv eftersom produktdokumentationen för närvarande är skräddarsydd för varje leverans, medan det långsiktiga målet skulle vara att inte bara ha konfigurerbara produkter utan därtill konfigurerbar dokumentation.

Generellt sett tenderar företag att sträva till antingen kostnadseffektiva eller skräddarsydda produkter, medan en kombination av dessa två fördelar teoretiskt sett verkar möjlig, ändå verkar ledningen kämpa med själva implementeringen.

Vissa företag har övervunnit dessa utmaningar och framgångsrikt implementerat konfigurerbara produkter och relaterad dokumentation, men det finns många fallgropar och när utmaningarna väl är övervunna måste företaget också se till att produktutvecklingen håller sig på rätt väg.

Detta examensarbete handlar om att utvärdera baserat på tillhandahållet material, intervjuer och workshops, samt bedöma mognadsnivån för att möjliggöra konfigurerbar dokumentation. Redan tidigt i bedömningen blev det uppenbart att standardprodukterna egentligen inte alls är konfigurerbara, de fungerar bara som mallar i leveransprojekt. Eftersom organisationen är leveransorienterad faller det naturligt att projektgruppen definierar produktens innehåll istället för produktteamet, vilket förstör hela konceptet när syftet är att standardisera produkten och göra dem konfigurerbara.

Tämän lopputyön päätarkoitus on arvioida standardi tuotteen valmiusaste tietylle yritykselle ottaen huomioon tuotteistus, modulaarisuus ja standardisointi. Lähtökohtana käytetään dokumentoinnin lähtökohtaa tuotteelle. Nyt tuotteille tehdään projektikohtainen tuotedokumentaatio, mutta pitkällä tähtäimellä tarkoitus olisi saada molemmat, tuote ja dokumentaatio, konfiguroitaviksi.

Yritykset tähtäävät yleensä joko kustannustehokkaisiin tai kustomoituihin tuotteisiin, vaikka olisi mahdollista teoriassa yhdistää molempien hyödyt. Ongelmaksi muodostuu vaikeus johtaa sekä tuotteen että dokumentoinnin toteutus.

On olemassa yrityksiä, jossa nämä haasteet on voitettu ja onnistuttu implementoimaan konfiguroitavat tuotteet ja niiden dokumentointi. Tähän liittyy monia haasteita, mutta tyrityksen onnistuessa voittamaan haasteet, täytyy yrityksen edelleen huolehtia tuotekehityksen hallinnasta sovituilla käytännöillä.

Tämä lopputyö käsittelee konfiguroitavan tuotteen dokumentaation kypsyyttä, perustuen saatuihin materiaaleihin, haastatteluihin ja kokouksiin/work shoppeihin. Tarkastelun alussa tuli jo selkeästi esiin, että standardi tuotteet eivät olleet konfiguroitavia, vaan enemmän malleja, kuinka projektit voisivat toimittaa tuotteita. Koska tuotteita käyttävä organisaatio on projekteja toteuttava organisaatio, on luonnollista että projekti ryhmä määrittää tuotteen rakenteen, eikä tuotehallinta ryhmä. Tämä on luonnollisesti mahdottomuus, mikäli tarkoitus on standardisoida tai mahdollistaa konfiguroitavuus tuotteille.