ERP-implementering i offentlig sektor : fallstudie av kommun X i deras byte av ERP-system

Abstract

I den offentliga sektorn i Finland digitaliseras det mycket i dagens läge. Rapporteringen blir mera automatiserad och digitaliserad vilket ställer högre krav på ERP-systemen som kommunerna använder. På grund av det här behöver kommunerna se över sina system och många står inför ett byte av ERP-system. Den här undersökningen gjordes av kommun X byte av ERP-system på grund av att kraven på rapporteringen ändrat.

Undersökningens syfte var att granska hur processen kring implementeringen ser ut, samt att identifiera vad som gick bra och vad man kunnat göra annorlunda. Teorin som låg till grund i arbetet gäller teorier om ERP, implementering av ERP, projektledning, förändringsledning samt offentlig ekonomi.

Empirin i undersökningen genomfördes som kombination av kvalitativ och kvantitativ metod. Som kvantitativ metod användes en enkät för att fånga användarnas upplevelse kring implementeringen. Som kvalitativ metod användes semistrukturerade intervjuer för att på ett djupare plan få förklarat vad som gjordes och på det sättet förstå upplevelserna.

Undersökningen visar att för att få till en bra implementering av ett ERP-system behövs det en ordentlig planering. Om organisationen är väl förberedd blir användarna också bättre förberedda, vilket minskar problemen under implementeringen. Det som undersökningsresultatet främst pekar på är att de största problemen uppstod när användarna inte var redo och utmaningarna i att få det nya systemet att fungera med andra system. Det är viktigt att planera noggrant när man ska utbilda användarna och att träna dem i verkliga situationer. När det gäller att få systemen att fungera tillsammans är det viktigt att ha rätt kompetens i projektgruppen, vilket framhålls av undersökningen.

Suomen julkisella sektorilla digitalisaatio on tänä päivänä suurta. Raportointi automatisoituu ja digitalisoituu, mikä asettaa kuntien käyttämille toiminnanohjausjärjestelmille entistä suurempia vaatimuksia. Tämän vuoksi kunnat joutuvat uudistamaan järjestelmiään ja monilla on edessään toiminnanohjausjärjestelmän muutos. Tutkimus tehtiin kunta X:n toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisesta raportointivaatimusten muuttumisen vuoksi.

Tutkimuksen tarkoituksena oli tarkastella käyttöönottoprosessia ja tunnistaa, mikä meni hyvin ja mitä olisi voitu tehdä toisin. Työn perustana oleva teoria koskee ERP:n teorioita, ERP:n käyttöönottoa, projektinhallintaa, muutoksenhallintaa ja julkista taloutta.

Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin kvalitatiivisten ja kvantitatiivisten menetelmien yhdistelmänä. Kvantitatiivisena menetelmänä käytettiin kyselyä, jolla kartoitettiin käyttäjien kokemuksia toteutuksesta. Kvalitatiivisena menetelmänä käytettiin puolistrukturoituja haastatteluja selittämään syvemmällä tasolla, mitä tehtiin ja siten ymmärtämään kokemuksia.

Tutkimus osoittaa, että toiminnanohjausjärjestelmän hyvä käyttöönotto edellyttää kunnollista suunnittelua. Jos organisaatio on hyvin valmistautunut, käyttäjät ovat myös paremmin valmistautuneita, mikä vähentää ongelmia toteutuksen aikana. Tutkimus osoittaa lähinnä sen, että suurimmat ongelmat johtuivat siitä, että käyttäjät eivät olleet valmiina. Haastena oli myös saada uusi järjestelmä toimimaan muiden järjestelmien kanssa. On tärkeää suunnitella huolellisesti, kun koulutetaan käyttäjiä ja koulutetaan heitä tosielämän tilanteissa. Kun järjestelmät saadaan toimimaan yhdessä, on tärkeää, että projektiryhmässä on oikeat taidot, mikä myös kyselyssä korostuu.

In the public sector in Finland, there is a lot of digitization today. Reporting is becoming more automated and digitized, which places higher demands on the ERP systems that municipalities use. Because of this, municipalities need to review their systems and many are facing a change of ERP system. This survey was conducted by Municipality X's change of ERP system due to changes in reporting requirements.

The purpose of the study was to examine the implementation process, and to identify what went well and what could have been done differently. The theory that formed the basis of the work concerns theories of ERP, implementation of ERP, project management, change management and public economics.

The empirical data in the study was conducted as a combination of qualitative and quantitative methods. As a quantitative method, a survey was used to capture the users' experience of the implementation. As a qualitative method, semi-structured interviews were used to explain on a deeper level what was done and thus understand the experiences.

The survey shows that to achieve a good implementation of an ERP system, proper planning is needed. If the organization is well prepared, users will also be better prepared, which reduces problems during implementation. The main point of the survey is that the biggest problems arose when the users were not ready and the challenges in getting the new system to work with other systems. It is important to plan carefully when educating users and training them in real-life situations. When it comes to getting the systems to work together, it is important to have the right skills in the project group, which is highlighted by the survey.