Enhancing the Development of Department-Specific Performance Indicators by Utilising an Employee Perspective: a case study of a department in a technology company

Abstract

The purpose of this study was to review the Key Performance Indicators used by a department in a certain case organisation. The aim was to analyse the Key Performance Indicators to assess the level of alignment with the organisation’s high-level KPIs. Further on, feedback was collected from members of the studied department to gain an understanding of how they perceived the performance measurement system and the currently used KPIs. The ultimate objective was to give a recommendation for how the use of an enhanced set of performance metrics could influence the tasks and activities carried out within the department so that they would better support the organisation’s key targets.

The theoretical framework combined key concepts from various established models found within theories on performance management, performance measurement, and performance metrics. This gave the author a more holistic understanding of what determines the effectiveness of a performance measurement system. The concepts of utilising leading and cross-functional performance indicators and evaluating the internal (bottom-up) views for the development of the performance metrics were further exploited and were seen as highly relevant for the context of this study.

The methodological approach was a combination of a literature review and a qualitative case study. Data was collected by conducting semi-structured interviews with a selected group of people within the studied department.

The results of the study showed that there was a clear linkage between the performance indicators used by the studied department and the organisational KPIs and this would imply that there was a good level of alignment. The outcome of conducting a bottom-up review of the existing performance indicators was that novel improvement ideas could be identified. Those ideas were documented and will become valuable input for the evolutionary cycle that the performance measurement system should have to enhance the development of the organisation and drive innovation.

Syftet med denna studie var att granska de nyckeltal som används av en avdelning i en större organisation. Målet var att analysera nyckeltalen för att bedöma graden av överensstämmelse med organisationens övergripande nyckeltal. Dessutom samlades respons in från medlemmar i den studerade avdelningen för att få en förståelse för hur de uppfattade prestationsmätsystemet och de för närvarande använda nyckeltalen. Det ultimata målet var att ge en rekommendation för hur användningen av en förbättrad uppsättning prestationsmått kunde påverka uppgifterna och aktiviteterna som utförs inom avdelningen så att de bättre stöder organisationens huvudmål.

Den teoretiska ramen kombinerade nyckelbegrepp från olika etablerade modeller inom teorier om prestationshantering, prestationsmätning och prestationsindikatorer. Detta gav författaren en mer holistisk förståelse för vad som avgör effektiviteten hos ett prestationsmätsystem. Koncepten att använda ledande och tvärfunktionella prestationsindikatorer och utvärdera de interna (nedifrån och upp) synpunkterna för utvecklingen av prestationsmåtten, utnyttjades ytterligare och ansågs vara ytterst relevanta för sammanhanget i denna studie.

Den metodologiska ansatsen var en kombination av en litteraturöversikt och en kvalitativ fallstudie. Data samlades in genom att genomföra semistrukturerade intervjuer med en utvald grupp människor inom den studerade avdelningen.

Resultaten av studien visade att det fanns en tydlig koppling mellan de prestationsindikatorer som användes av den studerade avdelningen och de organisatoriska nyckeltalen, vilket skulle innebära att det fanns en god överensstämmelse. Resultatet av att genomföra en nedifrån och upp granskning av de befintliga prestationsindikatorerna var att nya förbättringsidéer kunde identifieras. Dessa idéer dokumenterades och kommer att bli värdefullt underlag för den evolutionära cykeln som prestationsmätsystemet bör ha för att främja organisationens utveckling och driva innovationer.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tarkastella avainsuorituskyvyn mittareita, joita eräs osasto käyttää tietyssä tapausorganisaatiossa. Tavoitteena oli analysoida avainsuorituskyvyn mittareita arvioidakseen niiden tasoa organisaation korkean tason KPI-tavoitteiden kanssa. Lisäksi kerättiin palautetta tutkitun osaston työntekijöiltä saadakseen käsitys siitä, miten he kokevat suoritusmittausjärjestelmän ja tällä hetkellä käytetyt KPI:t. Lopullinen tavoite oli antaa suositus siitä, miten suoritusmittareiden parannettu käyttö voisi vaikuttaa osaston suorittamiin tehtäviin ja toimintoihin niin, että ne tukisivat paremmin organisaation keskeisiä tavoitteita.

Teoreettinen viitekehys yhdisti keskeisiä käsitteitä eri vakiintuneista malleista, jotka löytyvät suoritusjohtamisen, suoritusmittauksen ja suoritusmittareiden teorioista. Tämä antoi kokonaisvaltaisemman käsityksen siitä, mikä määrittää suoritusmittausjärjestelmän tehokkuuden. Johtavien ja poikkifunktionaalisten suorituskyvyn mittareiden hyödyntämisen käsitteet ja sisäisten (alhaalta ylöspäin) näkemysten arvioiminen suoritusmittareiden kehittämiseksi hyödynnettiin ja nähtiin erittäin relevantteina tämän tutkimuksen kontekstissa.

Menetelmällinen lähestymistapa oli kirjallisuuskatsauksen ja laadullisen tapaustutkimuksen yhdistelmä. Aineisto kerättiin suorittamalla puolistrukturoituja haastatteluja valitun ryhmän ihmisten kanssa tutkitussa osastossa.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että tutkitun osaston käyttämien suoritusmittareiden ja organisaation KPI-tavoitteiden välillä oli selvä yhteys, mikä viittaisi siihen, että tasapaino oli hyvä. Olemassa olevien suoritusmittareiden alhaalta ylöspäin tapahtuvan tarkastelun tulos oli, että uusia parannusehdotuksia voitiin tunnistaa. Nämä ideat dokumentoitiin ja niistä tulee arvokasta tietoa suoritusmittausjärjestelmän kehittämiseksi organisaation evoluutiokierrokselle ja innovaation edistämiseksi.