Tapahtumakäsikirja tapahtumatuotannon ulkoistamisen tueksi : case Tavara-asema Second Hand
Suokas, Sampsa (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025092625253
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025092625253
Tiivistelmä
Tampereen Kulttuurikamari Oy on ravintola- ja tapahtuma-alan yritys, jonka keskeisin liiketoiminta tapahtuu tapahtuma- ja konserttitalossa Tavara-asemalla. Tavara-asemalla järjestetään erilaisia kulttuuritapahtumia, yritys- ja yksityistilaisuuksia sekä tapahtumatalon omia tuotantoja, kuten Tavara-asema Second Hand. Tavara-asema Second Hand on toistuva, laadukkaiden käytettyjen tavaroiden kierrättämiseen luotu vapaan pääsyn tapahtuma.
Tavara-asema Second Hand -tapahtumien tuottamisesta vastasi Tampereen Kulttuurikamari Oy kevääseen 2025 asti. Yrityksen organisaatiorakenteen muutosten myötä Tavara-asema Second Hand -tapahtuman toteuttaminen ulkoistettiin ja uudeksi järjestäjäksi nimettiin Second Hand Tampere ry. Tavara-asema toimii myös jatkossa tapahtuman järjestyspaikkana, ja tapahtumia toteuttavat yhteistyössä Second Hand Tampere ry sekä Tavara-asema.
Tavara-asema Second Hand -tapahtumien toteuttajan ulkoistamisesta syntyi opinnäytetyön tarve. Opinnäytetyön tavoitteena on tapahtumien onnistunut siirtymä uudelle toteuttajalle siten, että tapahtuman laatu ja maine eivät kärsi. Opinnäytetyön tuotoksena tehtiin tapahtumakäsikirja tavoitteen saavuttamiseksi.
Tapahtumakäsikirjan rakentamisen tueksi kerättiin aineistoa hyvistä käytännöistä, Tavara-aseman henkilöstön asiantuntemuksesta sekä tapahtumakävijöiden kokemuksista. Opinnäytetyön tutkimusmenetelminä käytettiin benchmarking-haastatteluita sekä kahta kyselytutkimusta. Opinnäytetyön teoriatausta koottiin tapahtuma-alaa sekä organisaatioiden kehittämistä käsittelevästä kirjallisuudesta.
Analysoidusta aineistosta nousi esiin erityisesti tehtävälistojen hyöty, tarve tapahtuman tuotannon vastuiden jakamisesta sekä tapahtumatilan suunnittelun haasteet. Tapahtumakäsikirja vastaa näihin suosituksiin, toiveisiin ja haasteisiin ohjeistusten ja muiden sisältöjen kautta. Tapahtumakäsikirja sisältää tapahtuman tuotannon kannalta oleelliset työvaiheet sekä keskeiset käytännöt, jotka tukevat tapahtuman jatkuvuutta.
Tapahtumakäsikirja luovutettiin Tampereen Kulttuurikamari Oy:lle sekä Second Hand Tampere ry:lle. Tapahtumakäsikirja luo erinomaiset lähtökohdat opinnäytetyön tavoitteen saavuttamiseksi. Se on myös jatkokehitettävissä muiden Tavara-aseman tapahtumien tuotantojen työkaluksi.
Tavara-asema Second Hand -tapahtumien tuottamisesta vastasi Tampereen Kulttuurikamari Oy kevääseen 2025 asti. Yrityksen organisaatiorakenteen muutosten myötä Tavara-asema Second Hand -tapahtuman toteuttaminen ulkoistettiin ja uudeksi järjestäjäksi nimettiin Second Hand Tampere ry. Tavara-asema toimii myös jatkossa tapahtuman järjestyspaikkana, ja tapahtumia toteuttavat yhteistyössä Second Hand Tampere ry sekä Tavara-asema.
Tavara-asema Second Hand -tapahtumien toteuttajan ulkoistamisesta syntyi opinnäytetyön tarve. Opinnäytetyön tavoitteena on tapahtumien onnistunut siirtymä uudelle toteuttajalle siten, että tapahtuman laatu ja maine eivät kärsi. Opinnäytetyön tuotoksena tehtiin tapahtumakäsikirja tavoitteen saavuttamiseksi.
Tapahtumakäsikirjan rakentamisen tueksi kerättiin aineistoa hyvistä käytännöistä, Tavara-aseman henkilöstön asiantuntemuksesta sekä tapahtumakävijöiden kokemuksista. Opinnäytetyön tutkimusmenetelminä käytettiin benchmarking-haastatteluita sekä kahta kyselytutkimusta. Opinnäytetyön teoriatausta koottiin tapahtuma-alaa sekä organisaatioiden kehittämistä käsittelevästä kirjallisuudesta.
Analysoidusta aineistosta nousi esiin erityisesti tehtävälistojen hyöty, tarve tapahtuman tuotannon vastuiden jakamisesta sekä tapahtumatilan suunnittelun haasteet. Tapahtumakäsikirja vastaa näihin suosituksiin, toiveisiin ja haasteisiin ohjeistusten ja muiden sisältöjen kautta. Tapahtumakäsikirja sisältää tapahtuman tuotannon kannalta oleelliset työvaiheet sekä keskeiset käytännöt, jotka tukevat tapahtuman jatkuvuutta.
Tapahtumakäsikirja luovutettiin Tampereen Kulttuurikamari Oy:lle sekä Second Hand Tampere ry:lle. Tapahtumakäsikirja luo erinomaiset lähtökohdat opinnäytetyön tavoitteen saavuttamiseksi. Se on myös jatkokehitettävissä muiden Tavara-aseman tapahtumien tuotantojen työkaluksi.