Val och implementering av digitalt fastighetssystem : Jämförelse av fyra lösningar för Högskolestiftelsen

Abstract

Detta examensarbete behandlar val och implementering av ett digitalt fastighetssystem för beställaren Högskolestiftelsen i Österbotten, som äger och förvaltar en byggnad med flera enheter. Byggnadens komplexitet ställer särskilda krav på struktur, åtkomst till information och användarvänlighet, vilket motiverar behovet av en digital lösning.

Syftet med arbetet var att stödja stiftelsen i att välja ett system som är lätt att använda, enkelt att införa och minskar beroendet av enskilda medarbetare. Målet var att säkerställa att teknisk dokumentation, driftinformation och underhållsdata är lättillgängliga för all relevant personal. Vilket i sin tur ökar effektiviteten och minskar risker i den dagliga förvaltningen.

Arbetet genomfördes med en kombination av kvalitativa och kvantitativa metoder. Intervjuer med personal identifierade behov och prioritering. Samtidigt möjliggjorde en poängbaserad jämförelse av fyra befintliga FM system en objektiv utvärdering av funktionalitet, användarvänlighet, kostnad, support och integrationsmöjligheter. Analysen kompletterades med en SWOT analys och en pilotimplementering av ett av de utvärderade systemen. Pilotfasen gav praktiska insikter om dokumentstruktur och arbetsflöden, vilket bidrog till den slutliga rekommendationen.

Resultatet är en systemrekommendation som uppfyller stiftelsens krav på strukturerad och hållbar fastighetsförvaltning. Erfarenheterna från pilotfasen visade att ett digitalt system kan införas utan att öka arbetsbelastningen, förutsatt tydliga arbetsflöden och grundläggande digital kompetens hos driftpersonalen. Den valda lösningen stärker stiftelsens digitala mognad, underlättar hållbarhetsuppföljning och bidrar till ökad transparens och professionellt intryck gentemot hyresgäster och samarbetspartners.

This thesis examines the selection and implementation of a digital facility management (FM) system for, the customer, Högskolestiftelsen in Ostrobothnia, an organisation that owns and manages a multi-unit building. The complexity of the building creates specific requirements for system structure, accessibility, and user-friendliness, motivating the need for a digital solution.

The purpose of the study was to support the foundation in selecting a system that is user-friendly, easy to implement, and reduces dependency on individual employees. The goal was to ensure that technical documentation, maintenance information, and operational data are readily accessible to all relevant staff, improving efficiency and reducing operational risks.

The project employed a mixed-method approach. Interviews with staff identified key needs and priorities, while a points-based comparison of four market-leading FM systems enabled an objective evaluation of functionality, usability, cost, support, and integration capabilities. The analysis was complemented by a SWOT analysis and a pilot implementation with one of the evaluated systems. The pilot phase provided practical insights into document structure and workflows, which contributed to the final recommendation.

The result is a system recommendation that meets the foundation’s requirements for structured and sustainable facility management. Experiences from the pilot phase demonstrated that a digital system can be implemented without increasing workload, provided clear workflows and basic digital competence among operational staff. The selected solution strengthens the foundation’s digital maturity, facilitates sustainability tracking, and enhances transparency and professional image toward tenants and partners.