Sähköisen taloushallinnon asiakasmäärän kasvattaminen tilitoimisto X:ssä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee sähköistä taloushallintoa tilitoimisto X:ssä. Työn päätavoitteena on löytää keinoja, joilla valikoitu osa tilitoimisto X:n asiakkaista saadaan vaihtamaan sähköiseen taloushallintoon. Tutkimustulosten pohjalta suunnitellaan konkreettisia toimintaideoita. Työn tarkoitus, eli sähköisiä palveluita käyttävien asiakkaiden määrän kasvattaminen, pohjautuu yrityksen pitkän aikavälin tavoitteeseen tulla paperittomaksi tilitoimistoksi. Tilitoimisto X:n ympärivuotisista asiakkaista vasta noin viidesosa on ottanut sähköisiä palveluita käyttöönsä. Paperiton tilitoimisto tulee vaatimaan, että kaikki yrityksen palvelut on oltava sähköisessä muodossa.

Opinnäytetyön tutkimuskysymyksenä on, kuinka saada asiakkaat vaihtamaan sähköisiin taloushallintopalveluihin. Työssä etsitään syitä, miksi yritykset vaihtavat sähköiseen taloushallintoon tai miksi eivät, ja miksi siihen kannattaisi vaihtaa. Työssä selvitetään muun muassa ennakkoluuloja sähköisestä taloushallinnosta ja sähköiseen taloushallintoon siirtyneiden asiakkaiden kokemuksia vaihtamisprosessista.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan taloushallintoalan kehitystä aina tulevaisuuden näkymiin saakka sekä käydään läpi asiakkaiden ostokäyttäytymistä ostoprosessin eri vaiheissa. Lisäksi työssä esitetään teoriaa myös käytetyistä tiedonkeruu- ja analysointimenetelmistä. Tutkimuksen taustatietona käsitellään taloushallinnon sähköisiä järjestelmiä erityisesti tilitoimisto X:n käyttämään järjestelmään keskittyen.

Tutkimuksessa käytetään pääasiallisesti kvalitatiivista lähestymistapaa. Tutkimusmenetelminä käytetään puolistrukturoitua haastattelua sekä kyselytutkimusta. Lisäksi tutkimuksen kohderyhmän selvittämiseksi tehdään asiakkaiden ryhmittely, jossa käytetään tiedonhankintamenetelmänä dokumenttianalyysiä. Tulosten analysoinnissa käytetään teemoittelu-menetelmää.

Tutkimustuloksena on, että suurimmat tekijät sähköiseen taloushallintoon vaihtamisessa ovat tieto sähköisestä taloushallinnosta ja alan trendeistä sekä konkreettinen tarve ja sen tunnistaminen. Myös halu kehittyä ja oppia uutta heijastui myönteisyytenä sähköistä taloushallintoa kohtaan. Tutkimus osoittaa, että tilitoimiston asiakkaille tärkeintä taloushallinnossa on sen sujuvuus ja helppous. Se halutaan hoitaa mahdollisimman helposti, minkä vuoksi myös suuret muutokset siinä voivat epäilyttää. Tulosten pohjalta kehitettiin kaksi toimintaideaa: suoramarkkinointi sähköpostilla sekä sähköisten järjestelmien ilmainen kokeilujakso. Nämä ideat on tarkoitus toteuttaa yhdessä, suoramarkkinoinnilla aloittaen.

This thesis goes through electronic financial management in the accounting firm X. The main objective of this thesis is to find ways and means for a selected part of accounting firm X’s customers to get to change from traditional to electronic financial management. Based on the results, concrete business ideas will be designed. The purpose of this work is to increase the number of customers who use electronic systems. The purpose is based on the company’s a long-term objective to become a paperless accounting firm, which means that all of the services provided should be in electronic form. Only about one-fifth of accounting firm X’s year-round customers have taken the electronic systems into use.

This thesis explores how to make customers change to electronic financing and why it would be profitable for them to make this change. In addition, finding out the reasons why some companies change to electronic financial management and some companies don’t, is studied. Also, prejudice towards the electronic financial management system and the experiences of the customers who have already made the change is studied.

In the thesis’ theoretical framework, the development of the financial management industry is presented all the way to the future trends. Also the buying behavior of customers at different stages of buying process is studied. In addition, theory about data collection and analysis methods which have been used are introduced. Information about financial electronic systems, especially focusing on the systems which accounting firm X uses, is used as background for the research.

The research uses primarily a qualitative approach. Used methods include a semi-structured interview and a survey. In addition, for defining a target population, document analysis is used as the data acquisition method for grouping up and differentiating the customers from each other. Thematising method is used when analyzing the results.

As a result, this thesis proposes two major factors that make the customers move to the electronic financial management system. First, the customer’s general knowledge about the system and the trends of the industry. Second, a concrete need for the system and a recognition of this need. Also a wish to develop and learn new things appears as a positive sign towards electronic systems. The research shows that the overall flow and ease of the financial management process are the most important things from the customer’s perspective. The management of it is wanted to be as easy as possible, which is why major changes to it are sometimes seen as a threat. Based on the results two business ideas were developed to raise the awareness of the customers: a direct marketing letter via e-mail, and an offer for a free try-out period to use the electronic financing services. These ideas are planned to be implemented together, starting with the direct marketing letter.