PK-yrityksen arkistointiprosessin kehittäminen : case: Stafi Oy

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee lakisääteisten kirjanpitoaineistojen arkistointiprosessin kehittämistä ja sähköistämistä PK-yrityksessä. Opinnäytetyössä tutkittiin PK-yrityksen mahdollisuuksia arkistointiprosessinsa kehittämiseensekä sähköisen arkistointijärjestelmän valintaan ja käyttöönottoon uuden kirjanpitolainsäädännön asettamissa puitteissa. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Stafi Oy:lle.

Tutkimus tehtiin laadullisena ja tutkimusmenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia, sähköpostikyselyä sekä kirjallisten aineistojen diskursiivista analysointia. Tutkimus- ja kehitystyötä tehtiin oman työn ohessa tutkittavassa ympäristössä toimeksiantajayrityksen toimitiloissa ja sen palveluksessa vuoden 2015 aikana.

Teoriaosuudessa käsiteltiin tiedonhallintaa, tiedon elinkaarta ja digitaalista taloushallintoa sekä kirjanpidon aineistojen arkistointia. Kirjanpitoaineistojen säilyttämiseen liittyvää lainsäädäntöä tarkasteltiin ennen vuonna 2016 sovellettavan kirjanpitolain voimaantuloa. Opinnäytetyössä otettiin huomioon Euroopan unionin yleisiä suuntaviivoja ja periaatteita taloushallinnon tiedonhallintaan ja kirjanpitoa koskevaan lainsäädäntöön liittyen.

Tutkimuksen tuloksena esitettiin kehitysehdotuksia case-yrityksen arkistointiprosessiin sekä tiedon löydettävyyteen, hyödynnettävyyteen, että turvallisuuteen liittyen. Tulokset jaettiin neljään kategoriaan: arkistointiohjeistuksen uusimiseen, arkistointiprosessin yhdenmukaistamiseen ja sujuvoittamiseen, fyysisten arkistotilojen turvaamiseen ja järjestämiseen sekä sähköisen järjestelmän käyttöönottoon varautumiseen.

Tutkimuksen yhteydessä selvitettiin Suomen markkinoilla tarjolla olevien tietojärjestelmien soveltuvuutta kirjanpitoaineiston pitkäaikaissäilytykseen ja havaittiin puutteita niiden markkinoinnissa ja tarjonnassa. Tutkimustulokset osoittavat, että yksittäisen PK-yrityksen on vaikea löytää toimintaansa soveltuvaa tietojärjestelmää, johon sitoutua turvallisin mielin.

The subject of this thesis is the improvement of the archival process of statutory accounting documents in a small and medium-sized enterprise. The opportunities to develop the archival process of the case company were examined while keeping in mind the potential to introduce an electronic archival system. The study was commissioned by Stafi Oy.

The research method used in the study is qualitative, and the data was collected by participant observation and an e-mail questionnaire, and by studying related literature. The study was conducted whilst working in the case company in 2015.

The theoretical section of the study discusses information management, information life cycle, digitized financial management and the archival of accounting documents. The juridical obligations for the long-term storage of accounting materials were examined before and after the amendment of the Finnish accounting law that is to be executed in 2016. The broad lines and the overall direction of information management in the European Union were taken into account.

The empirical section is a case study that resulted in various suggestions for improvements in the archival process of the case company. These included acts to make the information easier to find, use and keep safe. The suggestions were divided into four categories: renewing of the archival instructions, unifying and streamlining the archival process in its entirety, securing and organizing the archival premises and preparing for the initialization of a new electronic archival system.

Included in this study is a comparison of archival systems that were found on the Finnish market. It was discovered that the marketing and supply of suitable electronic archival systems was very limited. It is difficult for an isolated small and medium-sized enterprise to find an appropriate information system for its archival needs.