PK-yrityksen arkistointiprosessin kehittäminen : case: Stafi Oy
Rutanen, Anniina (2015)
Rutanen, Anniina
Lahden ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015112417584
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015112417584
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsittelee lakisääteisten kirjanpitoaineistojen arkistointiprosessin kehittämistä ja sähköistämistä PK-yrityksessä. Opinnäytetyössä tutkittiin PK-yrityksen mahdollisuuksia arkistointiprosessinsa kehittämiseensekä sähköisen arkistointijärjestelmän valintaan ja käyttöönottoon uuden kirjanpitolainsäädännön asettamissa puitteissa. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Stafi Oy:lle.
Tutkimus tehtiin laadullisena ja tutkimusmenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia, sähköpostikyselyä sekä kirjallisten aineistojen diskursiivista analysointia. Tutkimus- ja kehitystyötä tehtiin oman työn ohessa tutkittavassa ympäristössä toimeksiantajayrityksen toimitiloissa ja sen palveluksessa vuoden 2015 aikana.
Teoriaosuudessa käsiteltiin tiedonhallintaa, tiedon elinkaarta ja digitaalista taloushallintoa sekä kirjanpidon aineistojen arkistointia. Kirjanpitoaineistojen säilyttämiseen liittyvää lainsäädäntöä tarkasteltiin ennen vuonna 2016 sovellettavan kirjanpitolain voimaantuloa. Opinnäytetyössä otettiin huomioon Euroopan unionin yleisiä suuntaviivoja ja periaatteita taloushallinnon tiedonhallintaan ja kirjanpitoa koskevaan lainsäädäntöön liittyen.
Tutkimuksen tuloksena esitettiin kehitysehdotuksia case-yrityksen arkistointiprosessiin sekä tiedon löydettävyyteen, hyödynnettävyyteen, että turvallisuuteen liittyen. Tulokset jaettiin neljään kategoriaan: arkistointiohjeistuksen uusimiseen, arkistointiprosessin yhdenmukaistamiseen ja sujuvoittamiseen, fyysisten arkistotilojen turvaamiseen ja järjestämiseen sekä sähköisen järjestelmän käyttöönottoon varautumiseen.
Tutkimuksen yhteydessä selvitettiin Suomen markkinoilla tarjolla olevien tietojärjestelmien soveltuvuutta kirjanpitoaineiston pitkäaikaissäilytykseen ja havaittiin puutteita niiden markkinoinnissa ja tarjonnassa. Tutkimustulokset osoittavat, että yksittäisen PK-yrityksen on vaikea löytää toimintaansa soveltuvaa tietojärjestelmää, johon sitoutua turvallisin mielin.
Tutkimus tehtiin laadullisena ja tutkimusmenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia, sähköpostikyselyä sekä kirjallisten aineistojen diskursiivista analysointia. Tutkimus- ja kehitystyötä tehtiin oman työn ohessa tutkittavassa ympäristössä toimeksiantajayrityksen toimitiloissa ja sen palveluksessa vuoden 2015 aikana.
Teoriaosuudessa käsiteltiin tiedonhallintaa, tiedon elinkaarta ja digitaalista taloushallintoa sekä kirjanpidon aineistojen arkistointia. Kirjanpitoaineistojen säilyttämiseen liittyvää lainsäädäntöä tarkasteltiin ennen vuonna 2016 sovellettavan kirjanpitolain voimaantuloa. Opinnäytetyössä otettiin huomioon Euroopan unionin yleisiä suuntaviivoja ja periaatteita taloushallinnon tiedonhallintaan ja kirjanpitoa koskevaan lainsäädäntöön liittyen.
Tutkimuksen tuloksena esitettiin kehitysehdotuksia case-yrityksen arkistointiprosessiin sekä tiedon löydettävyyteen, hyödynnettävyyteen, että turvallisuuteen liittyen. Tulokset jaettiin neljään kategoriaan: arkistointiohjeistuksen uusimiseen, arkistointiprosessin yhdenmukaistamiseen ja sujuvoittamiseen, fyysisten arkistotilojen turvaamiseen ja järjestämiseen sekä sähköisen järjestelmän käyttöönottoon varautumiseen.
Tutkimuksen yhteydessä selvitettiin Suomen markkinoilla tarjolla olevien tietojärjestelmien soveltuvuutta kirjanpitoaineiston pitkäaikaissäilytykseen ja havaittiin puutteita niiden markkinoinnissa ja tarjonnassa. Tutkimustulokset osoittavat, että yksittäisen PK-yrityksen on vaikea löytää toimintaansa soveltuvaa tietojärjestelmää, johon sitoutua turvallisin mielin.