Hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen : case: Mediatalo ESA

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen kohdeyrityksessä. Työn tarkoituksena on kuvata prosessin nyky- ja tavoitetila. Lisäksi kartoitetaan nykyisessä prosessissa olevia ongelmia ja pullonkauloja sekä esitetään kehitysehdotuksia niihin.

Työn ensimmäisessä teoriaosuudessa keskitytään hankinnasta maksuun -prosessiin, erityisesti siihen kuuluvaan sähköiseen ostolaskuprosessiin. Ostolaskuprosessissa ostolaskun perustuessa järjestelmään tehtyyn tilaukseen tai sopimukseen prosessi on mahdollisimman automaattinen. Toisen teoriaosan aiheena on Lean-ajattelu ja virtaustehokkuus. Virtaustehokkuuteen pääsemisen vaikeutta selitetään Littlen-, pullonkaulojen sekä vaihtelun lain avulla.

Työn empiria eli tutkimusosuus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena, jossa kohdeyrityksenä oli Mediatalo ESA. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä työntekijöille sähköpostitse lähetettyä kyselyä. Kyselyn avulla pyrittiin selvittämään prosessin nyky- ja tavoitetila sekä nykyisessä prosessissa ilmenevät ongelmakohdat. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin kohdeyrityksestä saatuja dokumentteja sekä kehityspalavereissa käytyjä keskusteluja.

Tutkimustulosten perusteella nykyinen hankinnasta maksuun -prosessi ei ole tarpeeksi kontrolloitu ja automaattinen. Suurimmaksi ongelmaksi nousi hankintojen tekeminen järjestelmän ulkopuolella, jolloin tilauksiin ja sopimuksiin perustuvaa ostolaskujen käsittelyä ei voida hyödyntää. Tämän vuoksi prosessissa on kahdesti tehtäviä vaiheita sekä turhaa manuaalista työtä. Lisäksi sähköisyysasteen kasvattaminen koettiin tärkeäksi kohdeyrityksessä. Investoimalla uuteen hankinnasta maksuun -järjestelmään kohdeyrityksen on mahdollista saada prosessistaan hallitumpi ja automaattisempi sekä saavuttaa haluttu tavoitetila.

This thesis deals with the purchase-to-pay process in the target company Mediatalo ESA. The purpose of this study was to describe the current situation and the wanted target state for the target company. This study also investigated the issues and bottlenecks of the process. The development proposals for those are presented in the end of this study.

The first section of theoretical part of this study focuses on the purchase-to-pay process. The main focus is in the electronic purchase invoice process. When an invoice is based on an order or contract done in the system, the process is as automatic as possible. The aim of the second section of the theoretical part is to discuss Lean thinking and flow efficiency. The difficulty in achieving flow efficiency is explained by Little’s law, the bottleneck law and the law of variability.

The empirical part of this study was carried out as qualitative case study in the target company. The data was obtained by participatory observation among the employees and by an e-mail questionnaire. The objective of the questionnaire was to identify the present state and the target state, and to reveal problems in the process. In addition, this study used existing documentation of the target company and material based on development discussions.

Based on results of this study, the present purchase-to-pay process is not controlled or automated enough. The problem is purchasing without a proper system. Much manual work is needed due to the inability for contract or order matching. The manual work doubles the number of tasks performed. Based on the survey, it was found that the number of e-invoices should be increased. It was concluded that by investing to purchase-to-pay system, it is possible to achieve the wanted target state.