Hankinnan kokonaiskustannukset : case: Oy Darekon Ltd : mekaniikkakomponenttien hankinnan toiminto- ja kustannusanalyysi ostotilauksesta laskun maksuun

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin mekaniikkakomponenttien hankinnan aikaisia kustannustekijöitä sopimusvalmistajan näkökulmasta. Työn tavoitteena oli selvittää hankinnan aikaiset kokonaiskustannukset tutkimalla hankintatoimen ja sen sidosryhmien toimintoja, resursseja sekä kustannuksia. Tutkimuksen tavoitteena oli myös määritellä yhden tyypillisen ostotilauksen tekemisestä aiheutuvat kokonaiskustannukset. Tutkimuksen toimeksiantajana oli kotimainen elektroniikan sopimusvalmistaja, Oy Darekon Ltd.

Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa perehdyttiin hankinnan, kokonaiskustannusajattelun sekä toimintolaskennan kirjallisuuteen ja tutkimuksiin. Teorian avulla selvitettiin hankintaprosessiin liittyvät tekijät ja toiminnot, kokonaiskustannuksien muodostumisen perusperiaatteet sekä toimintolaskennan laskentamenetelmät ja käytännön toteuttaminen.

Työn empiirinen osuus toteutettiin tapaustutkimuksena ja sen tutkimusote oli pääosiltaan kvalitatiivinen. Tutkimuksessa määriteltiin teemahaastatteluin ja tutkijan omaa havainnointia käyttäen hankinnan aikaiset toiminnot. Toimintoihin liittyvät resurssit ja kustannukset määriteltiin teemahaastattelun ja sähköpostikyselyn avulla. Tutkimuksessa hyödynnettiin myös kvantitatiivista tutkimusotetta, jonka avulla kerättiin ja analysoitiin yrityksen tietojärjestelmistä saatavat tilastolliset tiedot.

Tutkimuksessa tunnistettiin case-yrityksen hankinnan aikaiset toiminnot, resurssit sekä kustannukset. Tutkimuksen keskeisenä tuloksena selvisi yhden tyypillisen ostotilauksen tekemisestä aiheutuvat kokonaiskustannukset. Tutkimuksessa paljastui, että ostotilausten ja laskujen käsittelyyn liittyvät toiminnot muodostavat erittäin pienen osuuden hankinnanaikaisista kokonaiskustannuksista. Merkittävin osuus hankinnan aikaisista kustannuksista muodostuu materiaalin kuljetuksista sekä laadullisesta tarkastuksesta.

The purpose of this study was to examine activity-based cost elements that form the total costs of acquisition of mechanical components from a contract manufacturers point of view. The aim of this study was to define and identify total costs from purchase order to payment by examining procurement function, its key stakeholders and their activities, resources and cost elements. Additionally, the goal of this study was to reveal the total costs produced by a single purchase order. The study was commissioned by a Finnish electronics contract manufacturer, Oy Darekon Ltd.

The theoretical background of this study includes scientific researches and literature of modern procurement, total cost of ownership ideology and activity-based costing. Procurement process and its key elements were revealed with the aid of procurement publications as well as the basic principles of total cost of ownership and activity-based costing practices.

The data of materials acquisition activities were obtained by participant observation and themed interviews. Resources and costs were defined with the aid of themed interviews and e-mail questionnaire. The study also used quantitative methods for collecting and analyzing statistical information obtained from the case company’s IT-systems.

Key findings in this research show that a significant cost element of materials acquisition is formed by two factors: transportation and quality inspections. Operational purchasing activities and invoice control form only a modest portion of the total costs. Additionally, the total costs of a single typical purchase were revealed. Based on the interviews and participant observation the procurement process, its stakeholders as well as the activity-based costs were described and defined.