Sähköisen taloushallinnon prosessien kuvaus ja kehitysehdotukset - Case Monetor Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata ulkoistettuja taloushallinnon palveluita tarjoavan Monetor Oy:n palvelutuotteen tärkeimmät prosessit. Lisäksi työssä selvitettiin kuvattujen prosessien ongelmakohtia ja pohdittiin niihin ratkaisukeinoja. Tavoitteena oli luoda yritykselle toimivat ja tehokkaat prosessikuvaukset, joita yritys pystyy hyödyntämään tulevaisuudessa muun muassa asiakasyritysten taloushallinnon prosessien kehittämisessä. Opinnäytetyön teoriaosuus käsittelee sähköistä taloushallintoa, prosesseja sekä taloushallinnon eri prosesseja. Teoriassa on perehdytty, mitä sähköinen taloushallinto on, mitkä ovat sen hyödyt ja hidasteet ja mikä on sen tulevaisuus. Lisäksi teoriaosuudessa on käsitelty, mitä ovat prosessit ja kuinka niitä kuvataan, ja perehdytty tarkemmin taloushallinnon eri prosesseihin. Opinnäytetyön käytännön osiossa luotiin prosessikuvaukset Monetor Oy:n palvelutuotteen kuudelle tärkeimmälle prosessille. Prosessit, joille kuvaukset tehtiin, ovat osto- ja myyntilaskuprosessi, kuukausikirjanpidon, palkanlaskennan, tilinpäätöksen ja arkistoinnin prosessit. Kuvauksien toteutuksessa hyödynnettiin opinnäytetyön tekijän omaa kokemusta ja tietämystä prosessien kulusta ja lisäksi prosessien kulut käytiin läpi yhdessä toimeksiantaja yrityksen työntekijöiden kanssa. Opinnäytetyön tuloksena saatiin luotua työn toimeksiantajalle selkeät ja toimivat prosessikuvaukset. Kuvausten avulla saatiin selville, miten palvelutuotteen prosessit toimivat tällä hetkellä ja samalla saatiin selvitettyä muutamia prosesseihin liittyviä kehityskohteita.

The purpose of this thesis was to describe the digital financial management processes of Monetor Oy (Monetor Ltd). Other aims were to discover the problem areas in the processes and to find solutions for them. One objective was to create process descriptions which the company could use in the future, for example in the development of the client companies’ financial management processes. The theoretical part covers digital financial management, processes and financial management processes. The theory focuses on the evolution, benefits, challenges and future of digital financial management. The second theoretical part discusses what the processes are like and how they are described. The main emphasis was on the financial management processes. The practical part consists of the process descriptions for the service products of Monetor Oy. The descriptions were made for the six main processes which are purchase invoice process, sales invoice process, accounting process, payroll process, financial statement process and archiving process. The result of the thesis was clear and workable process descriptions for the company. They helped to see how the processes work at the moment and to identify some aspects that need to be improved.