Kululaskujen käsittelyn haasteet – Case: yritys x

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutustua yrityksen x kululaskukäsittelyn prosessiin, havaita mahdollisia ongelmia ja pohtia kehitysehdotuksia. Työ on tapaustutkimus, jolla on kuvailevia ja toiminnallisia piirteitä. Prosessin haasteita kuvaillaan seikkaperäisesti ja niiden syitä sekä seurauksia pyritään ymmärtämään. Työllä on myös toiminnallinen puoli, jossa pyritään ratkaisemaan ongelmia ja saamaan aikaan kehitystä. Osa kehitysehdotuksista on tarkoitettu yrityksen itsensä toteutettaviksi, mutta työhön liittyy myös kohdeyritykselle kehittämisen tueksi laadittua materiaalia, jota ei tässä julkaista.

Opinnäytetyön teoriaosiossa käydään läpi sähköistä taloushallintoa ja sen olennaisena osana olevaa verkkolaskua. Osiossa käsitellään myös laskun kriteereitä arvonlisäverolain ja kirjanpitolain pohjalta sekä tutustutaan toiminnanohjausjärjestelmiin ja työyhteisöviestintään.

Tutkimustulokset on saatu pääosin laadullisella menetelmällä, eli järjestämällä teemahaastattelu kahdelle kirjanpitäjälle, jotka työskentelevät kululaskujen käsittelyn parissa. Prosessin ongelmien luonnetta ja määrää tutkittiin myös tarkastelemalla laskudataa. Tällä pyrittiin lisäämään haastattelussa saatujen tulosten luotettavuutta todentamalla esitettyjen ongelmien paikkansapitävyys ja yleisyys.

Tulosten perusteella kohdeyrityksen kannattaa aktiivisesti ohjata toimittajiaan verkkolaskutuksen käyttäjiksi. Myös pientoimittajat, joilla ei itsellään ole verkkolaskutuksen edellytyksiä, voidaan ohjata edullisten verkkolaskutuspalveluiden käyttäjiksi ja tällöin myös heillä on mahdollisuus päästä eroon paperilaskujen lähettämisestä. Kululaskuosaston olisi hyvä myös panostaa sisäiseen viestintään, jotta vuorovaikutus toteutuu ja laskujen tarkastajat sekä hyväksyjät olisivat jatkuvasti tietoisia oikeista toimintatavoista.

The aim of this thesis was to explore the expense invoice processing in Company x, to identify any challenges in the process and to offer suggestions to address them. The causes and effects of the challenges were defined in order to make development plans. The thesis is a case study with descriptive and functional aspects. This thesis report excludes the material created only for the use of Company x and therefore this is not be published.

The theoretical section of this thesis discusses electronic financial management and e-invoices. The section also presents criteria of an invoice based on the Value Added Tax Act and the Accounting Act. Enterprise Resource Planning systems and organizational communication are described as well.

The study was conducted mainly using qualitative research methods. Two accountants were interviewed, as they are in charge of the expense invoice processing. The nature and quantity of the problems were observed by reviewing the invoice data. This increases the reliability of the interview results.

According to the results, it is recommended for the target company to actively encourage its suppliers to send only e-invoices. There are several services making e-invoicing possible for smaller companies that do not have the ability to do so on their own. The target company should also invest in internal communication. This would improve interaction between different units and increase the knowledge of proper procedures.