Kululaskujen käsittelyn haasteet – Case: yritys x
Siljama, Pia (2015)
Siljama, Pia
Laurea-ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015120118658
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015120118658
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutustua yrityksen x kululaskukäsittelyn prosessiin, havaita mahdollisia ongelmia ja pohtia kehitysehdotuksia. Työ on tapaustutkimus, jolla on kuvailevia ja toiminnallisia piirteitä. Prosessin haasteita kuvaillaan seikkaperäisesti ja niiden syitä sekä seurauksia pyritään ymmärtämään. Työllä on myös toiminnallinen puoli, jossa pyritään ratkaisemaan ongelmia ja saamaan aikaan kehitystä. Osa kehitysehdotuksista on tarkoitettu yrityksen itsensä toteutettaviksi, mutta työhön liittyy myös kohdeyritykselle kehittämisen tueksi laadittua materiaalia, jota ei tässä julkaista.
Opinnäytetyön teoriaosiossa käydään läpi sähköistä taloushallintoa ja sen olennaisena osana olevaa verkkolaskua. Osiossa käsitellään myös laskun kriteereitä arvonlisäverolain ja kirjanpitolain pohjalta sekä tutustutaan toiminnanohjausjärjestelmiin ja työyhteisöviestintään.
Tutkimustulokset on saatu pääosin laadullisella menetelmällä, eli järjestämällä teemahaastattelu kahdelle kirjanpitäjälle, jotka työskentelevät kululaskujen käsittelyn parissa. Prosessin ongelmien luonnetta ja määrää tutkittiin myös tarkastelemalla laskudataa. Tällä pyrittiin lisäämään haastattelussa saatujen tulosten luotettavuutta todentamalla esitettyjen ongelmien paikkansapitävyys ja yleisyys.
Tulosten perusteella kohdeyrityksen kannattaa aktiivisesti ohjata toimittajiaan verkkolaskutuksen käyttäjiksi. Myös pientoimittajat, joilla ei itsellään ole verkkolaskutuksen edellytyksiä, voidaan ohjata edullisten verkkolaskutuspalveluiden käyttäjiksi ja tällöin myös heillä on mahdollisuus päästä eroon paperilaskujen lähettämisestä. Kululaskuosaston olisi hyvä myös panostaa sisäiseen viestintään, jotta vuorovaikutus toteutuu ja laskujen tarkastajat sekä hyväksyjät olisivat jatkuvasti tietoisia oikeista toimintatavoista.
Opinnäytetyön teoriaosiossa käydään läpi sähköistä taloushallintoa ja sen olennaisena osana olevaa verkkolaskua. Osiossa käsitellään myös laskun kriteereitä arvonlisäverolain ja kirjanpitolain pohjalta sekä tutustutaan toiminnanohjausjärjestelmiin ja työyhteisöviestintään.
Tutkimustulokset on saatu pääosin laadullisella menetelmällä, eli järjestämällä teemahaastattelu kahdelle kirjanpitäjälle, jotka työskentelevät kululaskujen käsittelyn parissa. Prosessin ongelmien luonnetta ja määrää tutkittiin myös tarkastelemalla laskudataa. Tällä pyrittiin lisäämään haastattelussa saatujen tulosten luotettavuutta todentamalla esitettyjen ongelmien paikkansapitävyys ja yleisyys.
Tulosten perusteella kohdeyrityksen kannattaa aktiivisesti ohjata toimittajiaan verkkolaskutuksen käyttäjiksi. Myös pientoimittajat, joilla ei itsellään ole verkkolaskutuksen edellytyksiä, voidaan ohjata edullisten verkkolaskutuspalveluiden käyttäjiksi ja tällöin myös heillä on mahdollisuus päästä eroon paperilaskujen lähettämisestä. Kululaskuosaston olisi hyvä myös panostaa sisäiseen viestintään, jotta vuorovaikutus toteutuu ja laskujen tarkastajat sekä hyväksyjät olisivat jatkuvasti tietoisia oikeista toimintatavoista.