Opas tapahtuman järjestämiseen Kajaanin Kaukametsässä

Abstract

Toiminnallisen opinnäytetyön aiheena oli tuottaa opas tapahtuman järjestämiseen Kajaanin Kaukametsässä. Toimeksiantaja oli Kongressi- ja kulttuurikeskus Kaukametsä, joka sijaitsee lähes keskustassa, upealla paikalla Kajaanijoen rannalla. Tavoitteena oli laatia toimiva ja visuaalisesti kiinnostava opas helpottamaan tapahtumien järjestämistä, sekä asiakkaan että palveluntarjoajan kannalta.

Oppaan laatimisprosessia tuki tutkittu teoriapohja. Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa perehdyttiin muun muassa laajasti Kaukametsään tapahtumien järjestämispaikkana, tapahtumien järjestämiseen yleisesti sekä lisäksi erilaisiin kokoustyyppeihin. Raportti sisältää myös toiminnalliseen opinnäytetyöhön sekä oppaan laatimiseen liittyvissä osuuksissa teoriaa omaan toteutukseen peilaten.

Lopuksi on pohdittu oppaan tekemiseen vaikuttaneita asioita ja arvioitu lopputulosta sekä sen onnistumista. Oppaaseen oli tarkoitus sisällyttää lyhykäisyydessään tärkeimmät ja tarpeellisimmat tiedot, joita tapahtumia järjestävä asiakas Kaukametsästä tulee tarvitsemaan. Opas on suunniteltu sähköiseen muotoon, jotta se on helppo lähettää asiakkaalle tilojen varauksen yhteydessä. Toimeksiantona ja tavoiteena oli koota kaikki oleellisin tieto järkevästi yhteen paikkaan, jota asiakas mahdollisesti tarvitsee. Oppaasta ei siis ole tarkoituskaan löytyä vastauksia kaikkein yksityiskohtaisimpiin kysymyksiin eikä yleisellä tasolla tapahtumien järjestämiseen liittyen.

Opas on suunniteltu yhteistyössä toimeksiantajan kanssa. Toivon mukaan oppaasta tulisi olemaan hyötyä Kulttuuri- ja kongressikeskukselle tulevaisuudessa. Arvio onnistumisesta tulee näkymään käytännössä ajan kuluessa sekä mahdollisesti Kaukametsän asiakkailta saatavasta palautteesta tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Opas onnistui kokonaisuudessaan hyvin ja lopputuloksena syntyi toimeksiannon mukainen produkti.

The objective of this functional thesis was to make a guide for Kajaani Kaukametsä. The commissioner of this thesis was Kaukametsä congress and cultural centre which is located near the center of Kajaani. The objective of this thesis was to plan and create practical and visually interesting guide which facilitates the customer and the service provider when they are organizing an event.

The theoretical part of the thesis sustained the guide. The theoretical parts include among other things event organizing in Kaukametsä, event organizing in general and different types of meetings. The report also contains theoretical parts about functional thesis and making a guide.

At the end of the thesis is a pondered part about the development process and an evaluation the final result. The guide was planned to be short and to include only the most important information. Because the guide is in electronic form it is easy to send to the customers with reservations.

The guide is planned in co-operation with the commissioner. Hopefully the guide will be useful in the future. Customer feedback will give a final evaluation about benefits of this guide. The result of this thesis was a guide that fulfills the commissioner needs.