Tiedonhallinnalla tiedosta tietämystä

Abstract

Organisaatioiden ydin- ja tukiprosesseissa syntyy valtavia määriä tietoa. Syntyvä tieto ja organisaation osaaminen muodostavat tietopääoman, joka tulisi tunnistaa muun pääoman tavoin merkittäväksi voimavaraksi ja kilpailutekijäksi, jota voidaan hyödyntää toiminnan mittarina, sekä kehittämisen ja tehostamisen välineenä. Tietojohtaminen ja tiedonhallintastrategia ovat avainasemassa olemassa olevan tiedon ja tietotarpeiden määrittämisessä ja organisaation ydintiedon tunnistamisessa.

Hyvällä ja suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että organisaation tietopääoma säilyttää arvonsa ja että yksittäinen tieto on jalostettavissa organisaatiolle lisäarvoa tuottavaksi informaatioksi ja tietämykseksi.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa oppilaitosorganisaation opiskelijahallintajärjestelmän tiedonhallinnan nykytila ja kehittämiskohteet. Tavoitteena oli löytää ratkaisuja opiskelijahallintojärjestelmän tehokkaampaan ja helpompaan hyödyntämiseen organisaation sisäisen ja ulkoisen laskentatoimen sekä tilastoinnin informaation tuottamisessa. Kehittämistyönä toteutettiin kartoitus ja riskianalyysi järjestelmän nykytilasta, vaatimusmäärittely eri tarpeisiin kerättävästä tiedosta, sekä tehtiin tarvittavat korjaukset ja ohjeistukset laadukkaan tiedon tallentamisen ja käytön varmistamiseksi.

The core and support processes of organizations produce vast amounts of information. The resulting data and organizational know-how form the information capital of the organization. Information capital, like any other capital, should be recognized as a major asset and competitive advantage which can be used to measure the organization’s performance, as well as a development and enhancement tool. Information management and information management strategy play a key role in determining the existing data, information and future data needs and in identifying the organization’s core information.

Good and systematic information management ensures that the organization’s information capital will retain its value and that a single data item can be processed into information and further into knowledge, creating added value for the organizational needs.

The aim of this practice-based thesis was to survey the current state and development needs of the student administration system of an educational organization. The aim was to find solutions that would allow more efficient and easier ways to use the student administration systems as a source of statistical information for the organization’s decision making and accounting, as well as to ensure information production for the needs of the organization’s external interest groups. The development project was carried out by conducting a risk analysis and by mapping the current state of the data management of the student administration system. The project also included requirement specification for the different needs of data collection. Necessary corrections were made and on guidance on data storage provided to ensure the quality of information collection and continued usage of information.