Rakentamisen tiedonantovelvollisuus : ilmoitusmenettely toimintaprosessina PK-yrityksessä

Abstract

Tämän kehittämistehtävän toimeksiantaja on Kajaanin Rakennusremontti Oy A Klemetti. Yritys on rakennusalalla toimiva perheyritys. Kajaanin Rakennusremontti Oy A Klemetti työllistää noin 30 työntekijää neljällä eri toimipaikalla Kainuun ja Savon alueella.

Kehittämistehtävän tavoitteena on saada aikaan tehokas rakentamisen tiedonantovelvollisuuden ilmoitusmenettelyn toimintaprosessi. Opinnäytetyön aihe on toimeksiantajalle ajankohtainen. Uusi tiedonantovelvollisuus otettiin käyttöön osana harmaan talouden torjuntaa rakennusalalla 1.7.2014 voimaan tulleiden lakimuutosten työturvallisuuslaissa ja laissa verotusmenettelystä myötä. Päätoteuttajaksi nimetyn rakennuttajan tai urakoitsijan on kuukausittain ilmoitettava Verohallinnolle työntekijätiedot omista työntekijöistään ja sivu- tai aliurakointiketjun työntekijöistä, jotka työskentelevät yhteisellä työmaalla. Jokaisesta rakennustyömaasta, josta muodostuu yhteinen työmaa, on urakan suuruudesta riippumatta ylläpidettävä luetteloa työmaalla työskentelevistä työntekijöistä. Rakentamispalveluita tilaavan yrityksen tai yhteisön on ilmoitettava sopimuksen arvonlisäveroton arvo Verohallinnolle. Sekä työntekijätietojen että urakkatietojen ilmoittamisvelvollisuuden alaraja on 15 000 euroa (alv 0 %). Harmaan talouden torjunta on osa kehittämistehtävän teoreettista viitekehystä tiedonantovelvollisuuden taustan selventämiseksi.

Tutkimusstrategia on toimintatutkimus. Varsinainen kehittäminen etenee toimintatutkimuksen lähestymistavan mukaisina prosessin eri kehitysvaiheiden muodostamina sykleinä. Koko toimintaprosessi ja sen kehitetty versio on kuvattu prosessikaavion muodossa. Kehittämistehtävän tutkimusongelma on: Kuinka saada aikaan tehokas rakentamisen tiedonantovelvollisuuden tiedonkeruun ja ilmoitusmenettelyn toimintaprosessi? Kehittämistehtävän tutkimuskysymys on: Millainen on tiedonantovelvollisuuden ilmoitusmenettelyn toimintaprosessi, jotta se olisi työajallisesti kustannustehokas? Tehokkaan rakentamisen tiedonantovelvollisuuden toimintaprosessin kehittämiseksi teoreettiseen viitekehykseen on otettu mukaan prosessien johtaminen ja muutosjohtaminen.

Kehittämistehtävää varten aineistoa on kerätty kyselytutkimusten ja benchmarking-vierailun avulla. Lisäksi aineistoa on hankittu tiedotustilaisuuksista ja käyttäjäpäiviltä saaduista materiaaleista sekä yrityksen omien henkilöstöpalavereiden keskusteluista. Kehittämistehtävän lopputulos on mahdollisimman tehokas rakentamisen tiedonantovelvollisuuden ilmoitusmenettelyn toimintaprosessi.

This Master’s thesis was commissioned by Kajaanin Rakennusremontti Oy A Klemetti. The company operates in the construction business with four regional offices in Kainuu and Savo, employing 30 people.

The aim of this thesis is to develop an efficient Information Reporting Requirement process. The subject became relevant because of the amendments to the Occupational Safety and Health Act and to the Act on Assessment Procedure. The reason for these amendments was to prevent the phenomenon of grey economy in the construction industry efficiently. The information Reporting Requirement in the construction industry was taken in use on July 1st 2014. The project supervisor of a shared site is required to maintain a list of the employees on the site. The project supervisor must file the details of the company’s own and leased employees, as well as self-employed workers to the Tax Administration. The organization, which ordered the construction services, must file the value of the contract to the Tax Administration. Both the reports must be filed in case the total value of the project per site exceeds €15,000 ex VAT. The notification must be done monthly. The prevention against the phenomenon of grey economy is a part of the theory to clarify the background.

The research problems of this thesis are as follows: how to develop an efficient Information Reporting Requirement process, what kind of operational process is efficient, concerning the costs and time available. To answer these questions, change management and process management have been covered in the theory.

In this thesis, action research has been applied as the methodological approach. The actual process has been implemented by the using action process cycles consisting of several development periods. The whole process and the developed version of the process have both been presented as a process flow chart.

Questionnaires for cooperation partners have been used as methods to collect material for the development work. A benchmarking visit, briefing material and notes filed at personnel meetings have been used in gathering information as well. The result of the development work is a new operational process which is as efficient as possible for putting into effect the Information Reporting Requirement procedure.