MATKAHALLINNON MATKALASKUPROSESSIN TILANNEKUVA JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli muodostaa tilannekuva puolustusvoimien matkahallinnon matkalaskuprosessin kehittämiskohteista sekä antaa suositukset mihin kehittämiskohteisiin kannattaa ensisijaisesti panostaa ja mitä kehittämiskohteita kannattaa tutkia lisää. Tilannekuva ja kehittämiskohteet pyrittiin muodostamaan Lean-periaatteiden avulla.

Aihetta lähtestyttiin tutustumalla matkalaskuprosessiin sekä Lean-periaatteisiin. Tilan-nekuva muodostettiin matkustajakyselyn, haastatteluiden sekä SAP-järjestelmästä saatavan datan avulla. Lisäksi tutkimuskysymyksiin pyrittiin saamaan vastaukset Certian osalta vertailua varten.

Tilannekuvan perusteella ensisijaisiksi kehittämiskohteiksi nousivat prosessinomistajan tavoitteiden ja tiekartan määrittäminen, matkalaskun tekemiseen käytettävän käyttöliittymän parantaminen, matkustajien ohjeistuksen parantaminen sekä menohyväksyjien oikeuksien tarkastaminen, jotta he pystyisivät tekemään pieniä korjauksia virheellisiin laskuihin. Lisätutkittavaksi kohteiksi jäivät mm. matkalaskujen tuotos-panos-suhteen tarkastelu, koska kuukausitasolla oli paljon vaihtelua sekä asiatarkastajan ja menohyväksyjän roolien mahdollinen ristiinkäyttäminen. Tutkimuskysymyksiin saatiin vastaukset myös Certialta, mutta vastaukset eivät olleet vertailukelpoisia Puolustusvoimien palvelukeskuksen vastaaviin lukuihin.

The purpose of this thesis was to create situation awareness regarding the status of improvement possibilities in travel invoice process in the Finnish Defence Forces’ Service Centre and to give suggestions for which improvement proposals should be first invested in and which should be further investigated. The intention was to use Lean principles to create situation awareness and improvement possibilities. The subject was approached by exploring the invoice travel process and Lean principles. Situation awareness was composed from the elements of traveller questionnaire, interviews and SAP data. Furthermore, the intention was to get answers from Certia to the research questions of this thesis for benchmarking purposes. Based on the situation awareness, the primary improvement targets were deficiencies in the process owner’s targets and roadmap for the process, SAP Travel user interface and instructions from travellers’ perspective. In addition to these, user rights should be added so that the receipt inspector could do slight corrections to the invoice. Further investigation should be made for example to productivity because there is a lot of variation when viewed at monthly level. In addition, the roles of the invoice handlers and the possibility to use these roles in conjunction should be further investigated. Answers to the thesis questions were received from Certia, but the answers were not comparable to the corresponding figures of the Finnish Defence Forces’ Service Centre.