Sydänmessujen tapahtumabudjetointi Kymenlaakson Sydänpiirille

Abstract

Kymenlaakson Sydänpiiri toteuttaa omalla toiminta-alueellaan Suomen Sydänliiton toimintasuunnitelman mukaisia tehtäviä yhdessä muiden sydänpiirien ja -yhdistysten kanssa. Yksi näistä tehtävistä on toiminnan näkyvyyden parantaminen ja sitä kautta ihmisten tietoisuuden lisääminen omasta terveydestään. Tätä toteuttaakseen Kymenlaakson Sydänpiiri aikoo järjestää syksyllä 2016 Sydänmessut-tapahtuman. Tämän tapahtuman avulla kootaan yhteen terveydestä kiinnostuneita järjestöjä tai yrityksiä jakamaan terveystietoutta yleisölle. Suomen Sydänliitto tukee tällaista toimintaa ja myöntää niihin toiminta-avustuksia.

Tämän opinnäytetyön tehtävä oli kartoittaa Kymenlaakson Sydänpiirille Sydänmessujen järjestämiseen liittyvät kustannukset ja tuotot ja laatia saatujen tulosten perusteella tapahtumabudjetti. Tapahtumabudjetin laatimisen lisäksi opinnäytetyössä on kartoitettu mahdolliset yhteys-työkumppanit messujen järjestäjiksi sekä mahdollisia näytteilleasettajia toimialoittain.

Opinnäytetyö on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena, mutta se sisältää myös prosessuaalisen eli toiminnallisen osuuden. Laadullinen osuus kattaa tutkimuksen tiedonhankinnan ja analysoinnin. Tutkimuksen materiaali on kerätty haastattelemalla Kymenlaakson Sydänpiirin toiminnanjohtajaa, Sydänmessujen pitopaikoiksi soveltuvien tilojen vuokrauksesta vastuussa olevia henkilöitä sekä paikallisten lehtitalojen edustajia messulehden painatuksen kustannusten selvittämiseksi. Opinnäytetyön toiminnallisessa osuudessa on hankittujen tietojen perusteella laadittu Excel-muotoinen tapahtumabudjetti sekä listaukset mahdollisista yhteistyökumppaneista ja näytteilleasettajista. Laadittu tapatuhmabudjetti tulee toimimaan hakemuksen liitteenä, kun Sydänpiiri hakee toiminta-avustusta Suomen Sydänliitolta

Kuten laadulliselle tutkimukselle on tyypillistä, tutkimuksen kohteena on todellisen elämän yksittäinen tapahtuma, jolle haetaan tutkimuksen avulla mahdollisimman tarkkaa tulkintaa. Tutkimustulosten perusteella laadittu tapahtumabudjetti soveltuu hintatietoineen ainoastaan Sydänmessujen käyttöön. Budjettirunkoa voidaan kuitenkin hyödyntää vastaavanlaisten tapahtumien suunnittelussa.

The regional Kymenlaakso Heart Association executes in its own operation area the agenda of the Finnish Heart Association together with other regional areas and local societies. One of the association’s tasks is to improve the visibility of activities and increase people’s awareness of their own health. In doing so, the Kymenlaakso Heart Association is planning to organize the Heart Fair event at autumn 2016. With the help of this event they will bring together organizations and companies which are promoting health education. The Finnish Heart Association supports this activity by granting operational grants.

The objective of this thesis was to identify the expenses and incomes concerning the Heart Fair event and create an event budget for the Kymenlaakso Heart Association. In addition to drawing up the event budget, possible partners in cooperation and exhibitors were listed.

The research method used in this thesis was a qualitative research, but it also contains a procedural method. The qualitative part contains data acquisition and analyses. The data needed for this thesis was collected by interviews. The procedural part contains an Excel format budget and the listings of possible partners in cooperation and exhibitors. The Kymenlaakso Heart Association will use this budget when applying operating grants from The Finnish Heart Association. This event budget is suitable for the Heart Fair event purposes only. Budget frame can be utilized in the planning of other similar events.