Työnantajakuvaa huomioivan keskitetyn rekrytointimallin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää kohdeyritykselle uusi keskitetty rekrytointiprosessi, jonka tavoitteena oli huomioida rekrytoinnin työnantajakuvaan vaikuttavat tekijät, yhtenäistää rekrytointikäytäntöjä esimiesten välillä ja vapauttaa esimiesten aikaa rekrytoinnista muihin tehtäviin. Työn tilaaja on suuri vähittäiskaupan yritys, jonka toimipisteet sijaitsevat toisistaan hajallaan huomattavan suurella maantieteellisellä alueella. Lukuisat toisistaan erillään toimivat toimipaikat aiheuttivat haasteita rekrytoinnin näkökulmasta toimipaikkojen esimiesten toisistaan poikkeavien rekrytointikäytäntöjen takia, koska jokaisen toimipaikan esimies hoiti rekrytoinnit itse. Työnhakijat saivat eri käytännöistä johtuen erilaisen kuvan yrityksestä vaikka he hakivat samaan yritykseen töihin. Tästä syystä kohdeyrityksessä oli tarve yhtenäistää rekrytointikäytäntöjä esimiesten välillä. Rekrytointi vei myös paljon esimiesten aikaa toimipaikan koosta riippuen, joten uuden keskitetyn mallin tavoitteena oli vapauttaa esimiesten rekrytointiin käyttämää aikaa muihin tehtäviin.

Työnantajakuvalla on iso vaikutus rekrytoinnin onnistumiseen, mutta myös yrityksen rekrytointiprosessilla on vaikutuksensa työnantajakuvaan. Uudella keskitetyllä mallilla yritys pyrkii huomioimaan rekrytoinnin vaikutukset työnantajakuvaan mahdollisimman hyvin ja antamaan hakijoille totuudenmukaisen ja positiivisen kuvan itsestään työnantajana. Keskitetyllä rekrytointiprosessilla voidaan vaikuttaa yrityksen työnantajakuvaan yhtenäisemmillä toimintatavoilla, prosessin sujuvuuden parantamisella hakijan näkökulmasta ja oikea aikaisen ja tarkoituksenmukaisen rekrytointiviestinnän avulla. Työ on toteutettu läheisessä yhteistyössä kohdeorganisaation henkilöstöpalveluiden kanssa yritykselle sopivan mallin kehittämiseksi heidän tarpeensa ja resurssinsa huomioiden.

Opinnäytetyön teoriaperusta rakentuu aiheeseen liittyvistä tieteellisistä artikkeleista, jotka käsittelevät keskitettyjä toimintoja, rekrytointiprosessia ja työnantajakuvaa. Uuden mallin luomisessa keskityttiin yrityksen tavoitteisiin ja teoriaperusta antoi vahvan pohjan jolle rakentaa. Ennen uuden mallin luomista oli selvitettävä nykyisen rekrytointiprosessin kulku ennen kuin kehittämistyötä voitiin tehdä. Yrityksen rekrytointiprosessin nykytilaa selvitettiin havainnoimalla rekrytointia henkilöstöasiantuntijan näkökulmasta ja esimiehille suoritetun kyselyn avulla. Nykytilan selvityksen jälkeen prosessi käytiin läpi vaiheittain ja selvitettiin mitä osia voitiin hoitaa keskitetysti henkilöstöpalveluiden toimesta tavoitteet ja yrityksen resurssit huomioiden. Kehitettyä mallia testattiin suorittamalla rekrytointeja uuden mallin mukaisesti, jonka jälkeen palautetta kerättiin henkilöstöpalveluilta ja prosessiin osallistuneilta esimiehiltä sähköisen palautekyselyn avulla.

Lopputuotoksena syntyi rekrytointiprosessi, jonka avulla saavutettiin sille asetetut tavoitteet. Keskitetyn mallin avulla rekrytointikäytäntöjä on yhtenäistetty ja yritys antaa kaikille hakijoille samanlaisen kuvan yrityksestä työnantajana ja viestintä rekrytointiprosessin aikana on tarkoituksenmukaista ja ajantasaista. Keskitetty malli on onnistuneesti vapauttanut esimiesten aikaa rekrytoinnista muihin tehtäviin antamalla henkilöstöpalveluille toimivan mallin suorittaa rekrytointeja keskitetysti. Uusi keskitetty malli on osoittautunut toimivaksi kohdeorganisaatiossa ja tätä käsitystä vahvistaa myös esimiehiltä ja työelämän edustajalta saatu palaute. Uusi malli on otettu käyttöön ja yrityksen kaikki rekrytoinnit suoritetaan keskitetyn mallin mukaan.

The purpose of this thesis was to develop a centralized recruitment process for the client that also takes into consideration the factors that affect employer image, unify the recruitment practices of the supervisors’ and free up the supervisors’ time from recruitment to other tasks. The client is a large retail company that operates over a wide geographical area and has its retailing outlets spread across this operating zone. From a recruitment view-point this large operating zone and all the retailing outlets widely separated from each other introduced a problem because of different supervisors having different recruitment practices. Thus, the job applicants received a different kind of employer image of the company depending on geographical location. Recruitment also took a lot of time from the supervisors depending on the size of the place of business, so one of the goals was to free up the supervisors’ time from recruitment to other tasks.

Employer image has a big impact on the success of recruitment, but also the recruitment process has its effects on the employer image. With the new centralized recruitment model the company tries to pay more attention to the factors that affect employer image and give the applicants a truthful and positive image of the company as an employer. A centralized recruitment process can have a positive effect on the employer image through more integrated recruitment practices, improved fluency of the recruitment process and having well-timed and functional recruitment communication. This thesis has been carried out in close cooperation with the the human resources department of the client to find the most suitable model that takes into consideration their resources and needs.

The theoretical basis of this thesis is based on scientific articles related to the topics of centralized functions, recruitment process and employer brand. While developing the new centralized model the focus was on the company goals and the theoretical basis gave it a strong foundation on which to build on. Before starting the development of the new model it was important to first describe the old recruitment process before any development could be made. The old model was made visible by observing recruitment from a HR professional’s point of view and performing an inquiry to some of the supervisors. After finishing the process diagram of the old model, all the steps of the process were reviewed and and thus it was discovered which ones could be handled centrally by the HR department taking into consideration company’s goals and resources. Testing of the new model was done by performing recruitment operations following the newly developed model. After testing, feedback was gathered from the supervisors who took part in the testing phase and also from the human resource department with an electronic feedback survey.

The end result was a recruitment process that achieved all the goals that were previously set. Recruitment practices were successfully unified and all the job applicants are now given the same image of the company as an employer and communication during the process is appropriate and well-timed. The centralized process has also successfully freed the supervi-sors’ time from recruitment to other tasks by giving the HR department a working model to perform recruitments centrally. The new model has proven to be functional and this notion has also been reinforced by the feedback from the supervisors and the representative of the company. The new model has been introduced in the company and all of its recruitment needs are now handled centrally.