Kokouskäytäntöjen kehittäminen ketterän kehittämisen keinoin : Keski-Suomen sairaanhoitopiiri

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää miten ketterän kehittämisen toimintamalli soveltuu kokouskäytäntöjen tehostamiseen. Opinnäytetyö toteutettiin Keski-Suomen sairaanhoitopiirin toimeksiannosta. Työ liittyy Keski-Suomen sairaanhoitopiirin strategiseen kehitysprojektiin.

Työn teoreettisessa tietoperustassa käsitellään muutosta ja sen johtamista, perehdytään ketterän kehittämisen toimintamalliin sekä kuvataan kokouskäytäntöjen keskeiset asiat.

Opinnäytetyön empiirinen aineisto koottiin havainnoimalla kolmea eri johtoryhmien kokousta, joissa keskityttiin selvittämään kokousten tehokkuutta ja tuloksellisuutta. Lisäksi koottiin aineisto kyselynä, jossa haluttiin mielipiteitä kehitysprojektin tuotoksena syntyneestä kokouksissa hyödynnettävästä työkalupakista sekä ketterän kehittämisen toimintamallin sovellettavuudesta muuhun kehittämistoimintaan. Yhteensä kysely lähetettiin 30 henkilölle ja vastauksia saatiin neljä. Kysely toteutettiin marraskuussa 2015.

Havainnoinnista koottu aineisto analysoitiin yhtenä kokonaisuutena, lukuun ottamatta kokouksissa käytyjä keskusteluja, jotka analysoitiin erikseen. Keskusteluista tehtiin dialogikarttoja, joiden avulla keskustelun kulku oli ymmärrettävissä. Kyseisissä kokouksissa ei syntynyt kovinkaan montaa päätöstä ja ne olivat yleisluonteeltaan informointiin tarkoitettuja tilaisuuksia. Toinen tutkimusaineisto perustui kahteen kyselyyn, jotka analysoitiin erikseen. Kyselyyn tulleiden vastausten perusteella kokousten työkalupakki tulee tehostamaan kokouksia, mutta ketterän kehittämisen toimintamallin sovellettavuutta muuhun sairaanhoitopiirin kehittämistyöhön ei osattu arvioida.

Tutkimuksesta saatujen tulosten perusteella kokouskäytäntöjen tehostamisen onnistumista ketterän kehittämisen toimintamallilla ei pystytä arvioimaan. Tästä syystä toimintamallin siirrettävyyttä muuhun kehittämistoimintaan myöskään ei pystytä arvioimaan.

The aim of this Bachelor’s Thesis is to find out if the measures of agile development can be applied to optimizing meetings. This thesis was commissioned by Central Finland Health Care District. The study is part of Central Finland Health Care District’s strategic developmental project. The theoretical background of the study is comprised of change management, agile development and meeting procedures.

The empirical data was collected from observations and surveys. The observation was carried out at meetings of three executive groups. The focus was on finding out if the meetings were effective and fruitful. The aim of the survey, on the other hand, was to collect opinions about the project’s output, meeting’s toolbox, and about the possibilities of applying the agile development method to other development activities. The survey was sent to 30 people, four of whom replied. The survey was carried out in November 2015.

The data collected from the observation was analyzed as a whole. Except the discussions were analyzed separately. To make the progression of the discussions understandable there were made maps of the dialogues. Not so many decisions were made in these meetings and generally the meetings were meant for informing. The other data was based on two surveys which were analyzed separately. Based on the given answers the meeting’s toolbox will optimize meetings but it wasn’t possible to evaluate if the agile development method can be applied to other development activities.

Based on the study results it is not possible to evaluate if it is possible to optimize meetings with the measures of agile development. Because of this, it is not possible to evaluate the transferability of the agile development method to other development activities either.