TALOUSHALLINTOJÄRJESTELMÄN VALINTA PIENTILITOIMISTOON : Case tilitoimisto X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on valita pienelle 1 - 2 työntekijän tilitoimistolle taloushallinnon ohjelmisto. Hyvin valittu ohjelmisto on tilitoimiston tärkein työkalu, joten sen valinnalla on suuri merkitys yrityksen toiminnalle. Tärkeimmät odotukset uudelta ohjelmistolta ovat käyttäjäystävällisyys, monipuolisuus sekä kustannustehokkuus. Tehtävä on sinällään hyvin haastava, koska pienyritys tarjoaa hyvin monipuolisesti erilaisia taloushallinnon palveluita, joka tietysti vaatii käytössä olevilta järjestelmiltä hyvin paljon. Tämän lisäksi rajaavana tekijänä ovat kustannukset, eri ohjelmistojen lisenssien käyttäjätuen sekä palvelujen hintojen vaihdellessa runsaasti.

Case-yrityksessä on ollut sama taloushallinnon ohjelmisto käytössä yrityksen perustamisesta saakka toiminnan tänä aikana monikertaistuessa. Tarjolla on paljon erilaisia ohjelmistoja, tässä tapauksessa etsittiin perinteisempää sovelluspohjaista ohjelmistoa pilvipalveluiden ollessa erinäisistä syistä poissuljettuja.

Tutkimuksellisena lähestymistapana opinnäytetyössä on kvalitatiivinen eli laadullinen tapaustutkimus, jonka tiedonhankinta on tapahtunut todellisessa ympäristössä haastatteluiden, havainnoinnin ja analysoinnin avulla. Tutkimuskohteena oli tilitoimiston käyttämät sovellukset, ongelmat niiden kanssa sekä turhaa aikaa vievät työvaiheet. Tarkoituksena on vähentää manuaalisen työn määrää prosesseissa. Tavoitteeseen pyritään ehdottamalla uutta sovellusta, joka säästää aikaa ja on tietoturvallinen.

Opinnäytetyö etenee toimeksiantajan esittelystä ja nykytilan kartoituksesta itse tutkimusasetelmaan. Teoreettinen viitekehys käsittelee sähköistä taloushallintoa, talous-hallinnon muita prosesseja sekä sivuaa myös ohjelmiston valintaprosessia. Käytäntöön siirryttäessä esitellään case-yrityksen lähtötilannetta, esitetään vertailujen pohjalta uutta taloushallinnon ohjelmistoa, kerrotaan kustannuksista sekä arvioidaan tutkimuksen luotettavuutta. Opinnäytetyön lopputuloksena onnistuttiin löytämään toimeksiantajalle sopiva ohjelmisto.

The objective of this bachelor’s thesis was to choose the best possible financial management software for a small accounting office. Proper software is the most important tool for an accounting company and a well-planned acquisition is crucial. The main requirements were that the software should be user friendly and suit for all the daily tasks being cost-effective at the same time.

The task itself was very demanding due the small company offers a wide expand of different financial administration services which demands a lot from the software. Moreover the costs were a limiting factor and cloud services were excluded.

In this thesis the research method was a qualitative study. By using a theme interview it was examined how the financial administration processes are handled in the case company and what were the demands for new software. Information was also collect-ed by observing the work in real life. The actual research problem in this thesis is finding the best possible financial management software for the case company.

The thesis starts from introduction of the case company and its present state. After this the research layout is presented. The theory part concentrates on financial management and software acquisition. Moving to practical part the demands for the new soft-ware are specified, a few financial management softwares compared and costs analyzed. The final result of the thesis is a successful proposal for a new software.