Myyntilaskutus toiminnanohjausjärjestelmän osana : case: PostNord Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee myyntilaskutusta toiminnanohjausjärjestelmän osana. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää toiminnanohjausjärjestelmien käyttöä. Työssä selvitettiin toiminnanohjausjärjestelmien nykytilaa case-yrityksessä. Lisäksi selvitettiin järjestelmien käyttäjien kokemuksia sekä kehitysehdoksia järjestelmiin liittyen. Opinnäytetyön teoriaosuus on jaettu kahteen osioon. Ensimmäisessä osiossa selvitetään toiminnanohjausjärjestelmien käyttöä. Lisäksi käydään läpi toiminnanohjausjärjestelmien nykytilaa, kehitystä, valintaa ja järjestelmähankkeen onnistumista sekä riskejä. Toisessa teoriaosuudessa käsitellään myyntilaskutusta. Osio sisältää myyntilaskutuksen vaatimuksia, sähköistymisen sekä myyntilaskutusprosessin. Empiirisessä osuudessa selvitetään toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyyttä PostNord Oy:ssä. Osuudessa esitellään PostNord-konserni sekä kohdeyritys PostNord Oy. Lisäksi käydään läpi yleisellä tasolla PostNord Oy:n laskutusprosessi ja yrityksen eri liiketoimintojen laskutuksen erityispiirteet. Tutkimuksessa haastateltiin kahta yrityksen työntekijää teemahaastatteluiden avulla. Haastattelut liittyivät SAP- ja X-Celerate -järjestelmiin. Lisäksi X-Celerate -järjestelmän käyttäjille suoritettiin kysely Webropol-ohjelman avulla. Tutkimuksen aineisto kerättiin havainnoimalla, haastatteluilla ja sähköpostitse kyselylomakkeella. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että PostNord Oy:n järjestelmissä on kehitystarpeita. Tuloksista selvisi, että keskeisimmät kehitystarpeet järjestelmissä liittyivät käytettävyyteen, luotettavuuteen sekä laskutusprosessiin. Käyttäjien kehitysehdotukset painottuivat edellä mainittuihin asioihin. Tutkimuksen tulosten perusteella yritys saa kehitysehdotuksia järjestelmiin liittyen ja tutkimustuloksia voidaan hyödyntää kehittäessä toimivimpia ja tehokkaampia järjestelmiä.

This thesis deals with sales invoicing as part of an enterprise resource planning (ERP) system. The goal of this study was to examine the use of ERP systems. The thesis examined the current state of the ERP systems in use in the case company; PostNord Oy. In addition, this study aimed to find out user experiences and users’ suggestions to improve the systems. The theoretical part of this thesis is divided into two sections. The first section deals with the use of ERP systems. The section explores the current state and the development of ERP systems. Furthermore, the first section introduces a selection of ERP systems and the successes and risks in system projects. The second section deals with sales invoicing. The section explores the requirements for sales invoicing and the digitalization of sales invoicing. In addition, the section explains the sales invoicing process. The empirical part of this thesis explores the usability of the ERP systems in PostNord Oy. Firstly, this part presents the PostNord concern and the case company PostNord Oy. Furthermore, this part presents the sales invoicing process of PostNord Oy and the specific characteristics of invoicing in various businesses. In this study two of the company’s employees were interviewed through theme interviews. The interviews were related to SAP and X-Celerate system. In addition, a questionnaire was sent to the users of the X-Celerate system by using Webropol. The data was collected by subjective observation, interviews and an e-mail questionnaire. The results of this study show that the ERP systems used in PostNord Oy have development needs. The results indicate that the most important development needs of the systems are associated with usability, reliability and the sales invoicing process. The development proposals of the users focused on these issues. Based on the results of this study the company receives development suggestions related to the systems and the results can be used in creating more functional and efficient systems.