Mannerheimin Lastensuojeluliiton Kymen piirin hankintaohje

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite on luoda hankintaohje Mannerheimin Lastensuojeluliiton Kymen piirille. Yhdistys tulkitaan lain mukaan julkisoikeudelliseksi laitokseksi, koska järjestön toiminta rahoitetaan pääsääntöisesti julkisilla varoilla. Tästä syystä yhdistys luokitellaan hankintayksiköksi, jonka on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (30.3.2007/348). Hankintaohjeen tarkoituksena on auttaa toimeksiantajayhdistyksen hankintavastaavaa kilpailuttamisessa ja kuvata hankintaprosessin kulkua hankinnan suunnittelusta aina hankintapäätöksen tekemiseen. Aihe on noussut toimeksiantajalle ajankohtaiseksi järjestön toiminnan kasvun myötä. Ohjeeseen kerätyillä tiedoilla pyritään tehostamaan toimeksiantajan hankintatoimia tulevaisuudessa, jos järjestön tekemien hankintojen hankinta-arvot nousevat kansallisten kynnysarvojen yläpuolelle.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmä on toiminnallinen tutkimus. Toiminnallisen tutkimustyön toteutustapa on kvalitatiivinen tutkimus. Kvalitatiivisella tutkimuksella kerättiin tarvittavat tiedot eri lähteistä. Toiminnallinen tutkiminen ilmenee opinnäytetyössä produktina, hankintaohjeena. Kvalitatiivinen tutkiminen on toteutettu erilaisista kirjallisista ja sähköisistä lähteistä sekä teemahaastatteluna. Teemahaastattelun avulla kerättiin tietoa toimeksiantajan hankinnoista, mikä auttoi hankintaohjeen kohdentamisessa toimeksiantajalle. Lisäksi teemahaastattelussa selvitettiin yhdistyksen toiveet opinnäytetyöstä, jotta työtä tehdessä osattiin rajata käsiteltävät aihealueet ja keskittyä toimeksiantajalle tärkeisiin asioihin.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi hankintaohje, josta voi nähdä kilpailuttamiseen vaadittavat toimenpiteet niiden loogisessa etenemisjärjestyksessä. Hankintaohjeeseen on teoreettisen tiedon lisäksi otettu toimeksiantajan hankinnoista käytännönläheisiä esimerkkejä, jotta ohjeen sisältämä teoria avautuisi lukijalle paremmin.

Ohjeen perusteella voidaan tehdä johtopäätös, että yhdistyksen täytyy hankintojaan kilpailuttaessa keskittyä eritoten tarjouspyynnön sisältöön ja tarjousvertailun lainopilliseen toteuttamiseen. Hankintamenettelyn valinnalla on nähtävissä myös merkittävä vaikutus hankintaprosessiin. Yhdistykselle ominaisimmat menettelytavat ovat hankinnasta riippuen avoin tai rajoitettu menettely.

The objective of this thesis is to create an instruction of procurements for Mannerheim League for Child Welfare, Kymi District. The association is a public corporation because its operations are financed for the most part with public funds. Therefore, the association is seen as a procurement unit and it should follow the law of public procurements (30.3.2007/348). The procurement instruction created for this thesis is meant to be of help in competitive procurement proceedings and to describe the whole process; from planning the acquisition to finishing the process by signing the deal of acquisition. The reason why the topic is important to the association now is that the operation of the association has grown rapidly during the past two years. The association might have to start to put its procurements out to tender in the future. The instruction should be easier for the association to take up the procurement slack if the prices of the association’s procurements get over the national threshold value.

The methodology of the thesis was procedural. The procedural research is implemented with qualitative research by creating a procurement instruction for the association. The qualitative research was executed with the help of related literature and electronic repositories and by organizing a theme-centered interview for the executive director of the association. With the theme-centered interview, it was easier to allocate the instruction for the association and the interview helped to find out what the association wanted to know about public procurements and competitive tendering.

The output of this thesis is an instruction of procurements which presents the process of competitive procurement with the most important steps in logical order. In addition to theory in the instruction, there are also some examples of the association’s actual procurements for practical reasons.

As a conclusion of this thesis, the association should in the process of procurements focus on implementing each step thoroughly. Most importantly, create a request for quotation diligently and to compare offers legally. It is also important to choose the right method of procurement. To Kymi District an open method or a limited method would be the most suitable method to use.