Productizing transferring process of best practices

Abstract

The aim of this thesis was to improve the quality of education by developing the project management in such a way that it is possible to take into consideration already in the projects planning and implementation phase how the finalized products of the projects can be shared inside and outside the organization by utilizing effective productization process. The research objective of this thesis was to find out how the transferring process of best practices can be productized. The research question was: how can a transferring process of best practices be productized?

The methodology used in the master’s thesis was qualitative, a mixed method of case study and action research. The research was limited to the project management unit of the organization and carried out in three interventions. The first intervention studied the present state of the productization. The second intervention studied the present state of the transferring process of best practices. The third intervention studied the experience of the cross cultural transferring process of good practices in the ISE project where the pedagogical model of work based learning coordination was transferred to Germany, Lithuania and Turkey.

In the research process the most important issue that came up in every intervention was the need of a good and detailed transferring plan in order to arrange a successful transferring process of best practices. It was also pointed out how absolutely important it was that the person who knows the model or innovation participates in the transferring process. The best method mentioned was mentoring and discussions in small groups. Based on that, as a solution to the research question was to productize a transferring plan of best practices. A transferring plan consists of a detailed plan on how the transferring process should be implemented after the project has ended, including an action plan.

Työn tarkoitus oli kehittää ammatillisen koulutuksen projektitoimintaa siten, että jo projektien suunnittelun ja toteuttamisen aikana voitaisiin ottaa huomioon kuinka projektien tuotokset ja hyvät käytänteet kyettäisiin ottamaan käyttöön mahdollisimman tehokkain menetelmin sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella. Työn tavoitteena oli selvittää kuinka hyvien käytänteiden siirtoprosessi voidaan tuotteistaa. Tutkimuskysymys oli: kuinka hyvien käytänteiden siirtoprosessi voidaan tuotteistaa?

Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin laadullista toimintatutkimuksen ja tapaustutkimuksen yhdistelmää. Tutkimus oli rajattu koskemaan organisaation projektitoiminnan yksikköä ja toteutettiin käyttäen kolmea interventiota. Ensimmäinen interventio tutki tuotteistamisen nykytilannetta. Toinen interventio tutki hyvien käytänteiden siirron nykytilannetta. Kolmas interventio tutki kokemuksia, joita oli saatu kulttuurien välisestä hyvien käytänteiden siirtoprosessista ISE projektissa. Projektissa siirrettiin työssäoppimisen ohjauksen koordinoimisen pedagoginen malli Saksaan, Liettuaan ja Turkkiin.

Tutkimustyön tuloksena tärkeimpänä havaintona tuli esille kaikissa interventioissa yksityiskohtaisen, huolellisesti suunnitellun ja toimivan siirtosuunnitelman merkitys hyvien käytänteiden siirtoprosessin onnistuneen toteutuksen takaamiseksi. Tutkimuksessa havaittiin myös, että hyvien käytänteiden siirtoprosessin onnistumiseksi on välttämätöntä, että siirtoon osallistuvat henkilöt, jotka tuntevat siirrettävän tuotteen, tai ovat olleet mukana kehittämässä tuotetta. Parhaimpana käytettynä metodina siirron eri vaiheissa pidettiin mentorointia ja pienryhmissä käytyjä keskusteluja. Tutkimustyön tuloksena päädyttiin johtopäätökseen, että paras vaihtoehto tuotteistamiselle oli tuotteistaa hyvien käytänteiden siirtosuunnitelma. Tuotteistettava siirtosuunnitelma koostuu yksityiskohtaisesta siirtoprosessin kuvauksesta ja toimintasuunnitelmasta.