Sähköiseen ostolaskuprosessiin siirtyminen – case Flowrox Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, miten Flowrox Oy:n ostolaskuprosessista saataisiin mahdollisimman tehokas. Lisäksi esiteltiin case-yrityksen ostolaskuprosessin kehitysprojekti. Opinnäytetyön tuloksena syntyi ostoreskontran hoitajan ohje. Työn teoriaosuuden pohjana käytettiin internetlähteitä, kirjallisuutta, kirjanpitolakia sekä SFS-standardeja. Teoriaosuuden tarkoitus oli avata ostolaskuprosessia taloushallinnon kannalta, sähköistä ja digitaalista taloushallintoa, ostolaskujärjestelmiä ja ohjeiden kirjoittamiseen liittyviä vaatimuksia. Teoriaosuudessa esiteltiin myös useita aiheen kannalta merkittäviä termejä. Tutkimusosuus tehtiin toiminnallisena tutkimuksena. Tutkimusosuudessa pe-rehdyttiin case-yrityksen ostolaskuprosessin kehitykseen sekä motiiveihin osto-reskontranhoitajan ohjeen taustalla. Tutkimusosuudessa myös syvennyttiin se-kä ohjeesta tehtyyn testiin ja kyselyyn että analysoitiin ja kommentoitiin tuloksia. Tätä opinnäytetyötä voidaan käyttää avuksi siirryttäessä sähköiseen ostolasku-kierrätykseen. Opinnäytetyön tuloksena syntyvä ohje luotiin erityisesti case-yrityksen tarpeisiin, mutta siitä voivat hyötyä varmasti myös muut samaa osto-laskujen kierrätysjärjestelmää käyttävät yritykset.

The purpose of the study was to find out how to make Flowrox Oy’s invoicing process as efficient as possible. The case company’s invoicing process project was also introduced. As the result of study, a guide was created in basis of the theory part and the results of study. The theory parts information was gathered from the following sources: Internet, literature, Bookkeeping act and SFS standards. The purpose of the theory part was to introduce invoicing process in business administration’s point of view, electronic financial administration, invoicing systems, guide writing, and the de-mands that the company has. A few keywords of invoicing and electronic finan-cial administration were also presented. The empirical part was carried out as an activity analysis. In the research part the invoicing process’s development in the case company and also the motives behind the guide were examined. There was also a review of the test and in-quiry of the guide. This study can be used as a resource to find out how to move to electronic in-voicing process. The guide that was the result of the research is designed for Flowrox Oy, but also other companies that use the same software will sure find it useful.