Kajaanin puhelinosuuskunnan intranet-selvitys
Mankinen, Mari (2000)
Mankinen, Mari
Kajaanin ammattikorkeakoulu
2000
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201003022668
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201003022668
Tiivistelmä
Tein opinnäytetyöni Kajaanin Puhelinosuuskunnalle aiheena oli intranet-suunnitelma ja samalla
myyntimateriaalin tuottaminen intranet-myynnin tueksi. Intranet on hyvin ajankohtainen kaikille
yrityksille ja yhteisöille, joilla on pienverkko. Intranet on valloittanut yhä useamman suuren ja
keskisuuren yrityksen sisäisen verkon. Sen avulla hallitaan yrityksen sisäistä tiedonkulkua ja siitä
on tullut nykyaikaisille yrityksille yksi parhaista tiedonvälityskanavista. Jo tämän vuosikymmenen
alusta yritysten tiedonkulkua on hallittu sisäisen verkon avulla, mutta usein tieto on ollut muodossa,
jota kaikki työntekijät eivät ole osanneet hyödyntää. Intranetissä tieto on kaikille samassa
muodossa, hypertekstinä. Sen ansiosta työntekijöiden ei tarvitse opetella kuin yksi tapa käsitellä
tietoa.
Intranet on tapa koota yhteen yrityksen tietoja käyttäen WWW-tekniikkaa ja HTML-kieltä. Intranet
sisältää kaikki Internetissä käytettävät työkalut, kuten sivun paikka, sähköpostipalvelin, FTPpalvelin
ja hakutyökalut. Useammat käyttäjät omaksuvat Internet-tekniikan käytön vaivatta.
Menetelmä on sama kuin Internetissä. Käyttö perustuu hypertekstiin ja kuvien käyttöön.
(Hedemalm 1997, 153,157).
Aiheena Intranet on ajankohtainen, koska yhä useammat ihmiset tekevät tulevaisuudessa etätöitä.
Etätyöläiset pysyvät ajan tasalla yrityksen projekteista ja tapahtumista. Samalla heidän työnsä
edistymistä voidaan seurata ja tarvittaessa suunnata paremmin kuin esimerkiksi sähköpostin
välityksellä. Yritysten sisäinen tiedottaminen on myös saanut laajaa huomiota. Sen parantajana
intranet on osoittautunut oivalliseksi apulaiseksi.
Miettiessäni opinnäytetyön aihetta atk-vastuuhenkilö Päivi Mikkonen Kajaanin
Puhelinosuuskunnalta kertoi heidän halustaan kartoittaa mahdollinen intranetin tarve ja
käyttömahdollisuudet. Opinnäytetyöni yhdyshenkilöksi valittiin Internet-asiantuntija Mikko
Kettunen, joka on perehtynyt Internet-teknologiaan. Opinnäytteen tavoitteeksi asetettiin selvittää
työntekijöiden halukkuus, mahdollisuus ja tarve kehittää KPO:lle intranet. Itseäni aiheessa
kiehtoivat sen ajankohtaisuus ja mahdollisuudet tulevaisuudessa. Ennestään intranet oli minulle
tuntematon käsite. Se mahdollisti uuden oppimisen, joka on aina haasteellista ja kehittävää.
Kiinnostukseeni vaikutti myös se, että intranet on edelleen suhteellisen uusi käsite, mutta se
vakiinnuttaa asemaansa yritysten tiedotuskanavana kautta maailman. Casselberryn mukaan
International Treasurer teki äskettäin tutkimuksen, jonka mukaan 40 %:lla Yhdysvaltalaisista
yrityksistä on intranet.
Opinnäytetyön toimeksiantajana Kajaanin Puhelinosuuskunta on kiinnostava uuden teknologian
kehittäjänä ja yhä enemmän tietoverkkoihin painottuvana yrityksenä.
Opinnäytetyön toteutus jaettiin kolmeen osaan: KPO:n henkilökunnan haastattelu, intranettiedonhallintaa
käyttävien yritysten haastattelut ja kirjallinen intranet suunnitelma. Haastattelemalla
KPO:n henkilökuntaa sain selville KPO:n sisäisen tiedotuksen tarpeen ja osasin kohdistaa sisällön
suunnittelun oikein. Yrityshaastattelut kohdistuivat lähinnä puhelinosuuskuntiin, joilla on jo
käytössään intranet. Näiden haastatteluiden tarkoitus oli kartoittaa mahdolliset ongelmat, joita
intranet aiheuttaa. Yrityshaastatteluiden anti auttoi myös hahmottamaan, millainen ja miten laaja
intranet KPO:lle kannattaisi rakentaa.
Ennen haastatteluja tein pienen oppaan intranetistä, jonka on tarkoitus palvella myös
myyntimateriaalina. Pääosin se oli kuitenkin suunnattu yrityksen sisäiseen käyttöön, jotta
henkilöstöllä oli mahdollisuus tutustua intranetiin ennen haastatteluita. Näin jokaisella on mielipide,
joka pohjautuu tietoon eikä mielikuviin. Oppaan oli tarkoitus hälventää ennakkoluuloja ja saada
ihmiset kiinnostumaan intranetistä. Jos intranet toteutetaan, henkilöstöllä on jonkinlainen käsitys
intranetistä. Näin käyttämiskynnys laskisi ja intranet tulisi hyödynnettyä alusta asti tehokkaasti.
Materiaalina käytin uusimpia julkaisuja. Uusin tieto intranetistä on lehdissä ja Internetissä. Näitä
kahta seuraamalla tein opinnäytetyöni kirjallisen osuuden. Lehdissä intranetistä ei kovin paljon ole
puhuttu, mutta Internet toimi oivallisena tiedonlähteenä. Aiheen uutuuden vuoksi lähteitä tulee koko
ajan lisää, ja osa tiedosta on jo vanhentunut, kun julkaisu on valmis. Internetistä saadut tiedot ovat
ajankohtaisempia, mutta linkit eivät välttämättä enää toimi, jos sivuja on muokattu tai poistettu.
myyntimateriaalin tuottaminen intranet-myynnin tueksi. Intranet on hyvin ajankohtainen kaikille
yrityksille ja yhteisöille, joilla on pienverkko. Intranet on valloittanut yhä useamman suuren ja
keskisuuren yrityksen sisäisen verkon. Sen avulla hallitaan yrityksen sisäistä tiedonkulkua ja siitä
on tullut nykyaikaisille yrityksille yksi parhaista tiedonvälityskanavista. Jo tämän vuosikymmenen
alusta yritysten tiedonkulkua on hallittu sisäisen verkon avulla, mutta usein tieto on ollut muodossa,
jota kaikki työntekijät eivät ole osanneet hyödyntää. Intranetissä tieto on kaikille samassa
muodossa, hypertekstinä. Sen ansiosta työntekijöiden ei tarvitse opetella kuin yksi tapa käsitellä
tietoa.
Intranet on tapa koota yhteen yrityksen tietoja käyttäen WWW-tekniikkaa ja HTML-kieltä. Intranet
sisältää kaikki Internetissä käytettävät työkalut, kuten sivun paikka, sähköpostipalvelin, FTPpalvelin
ja hakutyökalut. Useammat käyttäjät omaksuvat Internet-tekniikan käytön vaivatta.
Menetelmä on sama kuin Internetissä. Käyttö perustuu hypertekstiin ja kuvien käyttöön.
(Hedemalm 1997, 153,157).
Aiheena Intranet on ajankohtainen, koska yhä useammat ihmiset tekevät tulevaisuudessa etätöitä.
Etätyöläiset pysyvät ajan tasalla yrityksen projekteista ja tapahtumista. Samalla heidän työnsä
edistymistä voidaan seurata ja tarvittaessa suunnata paremmin kuin esimerkiksi sähköpostin
välityksellä. Yritysten sisäinen tiedottaminen on myös saanut laajaa huomiota. Sen parantajana
intranet on osoittautunut oivalliseksi apulaiseksi.
Miettiessäni opinnäytetyön aihetta atk-vastuuhenkilö Päivi Mikkonen Kajaanin
Puhelinosuuskunnalta kertoi heidän halustaan kartoittaa mahdollinen intranetin tarve ja
käyttömahdollisuudet. Opinnäytetyöni yhdyshenkilöksi valittiin Internet-asiantuntija Mikko
Kettunen, joka on perehtynyt Internet-teknologiaan. Opinnäytteen tavoitteeksi asetettiin selvittää
työntekijöiden halukkuus, mahdollisuus ja tarve kehittää KPO:lle intranet. Itseäni aiheessa
kiehtoivat sen ajankohtaisuus ja mahdollisuudet tulevaisuudessa. Ennestään intranet oli minulle
tuntematon käsite. Se mahdollisti uuden oppimisen, joka on aina haasteellista ja kehittävää.
Kiinnostukseeni vaikutti myös se, että intranet on edelleen suhteellisen uusi käsite, mutta se
vakiinnuttaa asemaansa yritysten tiedotuskanavana kautta maailman. Casselberryn mukaan
International Treasurer teki äskettäin tutkimuksen, jonka mukaan 40 %:lla Yhdysvaltalaisista
yrityksistä on intranet.
Opinnäytetyön toimeksiantajana Kajaanin Puhelinosuuskunta on kiinnostava uuden teknologian
kehittäjänä ja yhä enemmän tietoverkkoihin painottuvana yrityksenä.
Opinnäytetyön toteutus jaettiin kolmeen osaan: KPO:n henkilökunnan haastattelu, intranettiedonhallintaa
käyttävien yritysten haastattelut ja kirjallinen intranet suunnitelma. Haastattelemalla
KPO:n henkilökuntaa sain selville KPO:n sisäisen tiedotuksen tarpeen ja osasin kohdistaa sisällön
suunnittelun oikein. Yrityshaastattelut kohdistuivat lähinnä puhelinosuuskuntiin, joilla on jo
käytössään intranet. Näiden haastatteluiden tarkoitus oli kartoittaa mahdolliset ongelmat, joita
intranet aiheuttaa. Yrityshaastatteluiden anti auttoi myös hahmottamaan, millainen ja miten laaja
intranet KPO:lle kannattaisi rakentaa.
Ennen haastatteluja tein pienen oppaan intranetistä, jonka on tarkoitus palvella myös
myyntimateriaalina. Pääosin se oli kuitenkin suunnattu yrityksen sisäiseen käyttöön, jotta
henkilöstöllä oli mahdollisuus tutustua intranetiin ennen haastatteluita. Näin jokaisella on mielipide,
joka pohjautuu tietoon eikä mielikuviin. Oppaan oli tarkoitus hälventää ennakkoluuloja ja saada
ihmiset kiinnostumaan intranetistä. Jos intranet toteutetaan, henkilöstöllä on jonkinlainen käsitys
intranetistä. Näin käyttämiskynnys laskisi ja intranet tulisi hyödynnettyä alusta asti tehokkaasti.
Materiaalina käytin uusimpia julkaisuja. Uusin tieto intranetistä on lehdissä ja Internetissä. Näitä
kahta seuraamalla tein opinnäytetyöni kirjallisen osuuden. Lehdissä intranetistä ei kovin paljon ole
puhuttu, mutta Internet toimi oivallisena tiedonlähteenä. Aiheen uutuuden vuoksi lähteitä tulee koko
ajan lisää, ja osa tiedosta on jo vanhentunut, kun julkaisu on valmis. Internetistä saadut tiedot ovat
ajankohtaisempia, mutta linkit eivät välttämättä enää toimi, jos sivuja on muokattu tai poistettu.