Hankintatoimen ulkoistaminen Yritys Oyj:ssä

Abstract

Laurea-ammattikorkeakoulu Tiivistelmä Laurea Lohja Yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutusohjelma Teollinen palveluliiketoiminta Tradenomi (ylempi AMK)

Taru Laitinen

Hankintatoimen ulkoistaminen Yritys Oyj:ssä

Vuosi 2010 Sivumäärä 87

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella, mallintaa ja toteuttaa hankintatoimen ulkoistaminen. Työ suoritettiin toiminnallisena kehittämishankkeena Yritys Oyj:lle. Tutkimusongelmana oli selvittää, millainen on ulkoistamisprosessi ja mitä vaiheita siihen sisältyy. Tässä opinnäytetyössä tutkittiin myös toimitusketjun muuttamista.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys rakennettiin seuraavista aihealueista: ulkoistaminen, hankintatoimi, toimitusketju ja palvelutarjooma. Viitekehys painottui opinnäytetyön aiheen mukaisesi ulkoistamista ja hankintatoimea käsittelevään kirjallisuuteen. Teoreettisen osuuden tärkeimpiä tietolähteitä olivat alan koti- ja ulkomainen kirjallisuus, tieteelliset artikkelit ja internet-julkaisut.

Tutkimusotteena oli toimintatutkimus ja tiedonkeruumenetelminä käytettiin kvalitatiivisia menetelmiä. Kehittämishankkeen tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelulla ja osallistuvalla havainnoinnilla. Teemahaastattelu suoritettiin haastattelemalla Palveluntarjoajaa ja osallistuva havainnointi toteutettiin tekijän toimesta kehittämishankkeen aikana. Aineisto analysoitiin ja tuloksista tehtiin johtopäätökset ja toimenpide-ehdotukset Yritys Oyj:lle.

Kehittämishankkeen tutkimus osoitti, että ulkoistamisprosessin alkuvaiheeseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Alkuvaiheessa olisi sovittava käytettävät tiedonsiirron työkalut ja varmistettava toiminnanohjausjärjestelmien yhteensopivuus. Sopimustietojen siirtämiseen parhaimmaksi konseptiksi koettiin järjestetyt Toimittajapäivät. Toimittajapäivillä saman pöydän ääreen istuivat edustajat Yritys Oyj:ltä, Palveluntarjoajalta ja toimittajalta.

Kehittämistoimenpiteinä esitettiin ulkoistamishankkeen aloituspalaverin suunnnittelua tarvittavine dokumentteineen sekä tiedonsiirtotyökalun luomista. Aloituspalaverissa tarpeelliseksi katsottuja läpikäytäviä asioita olivat muun muassa toiminnanohjausjärjestelmien yhteensopivuus sekä tiedonsiirron työkaluista ja käytännöistä sopiminen.

Jatkotutkimusaiheet esitettiin tehdyn kehittämishankkeen pohjalta. Yhtenä jatkotutkimusaiheena Yritys Oyj:lle ehdotettiin ulkoistamisprosessista syntyneiden kulujen selvittämistä. Kiinnostavaa olisi myös tutkia ulkoistamisprosessin vaikutusta varaston kiertonopeuteen ja vaihto-omaisuuteen sitoutuneeseen pääomaan. Jatkotutkimusaiheena Yritys Oyj:lle esitettiin myös hankintatoimen toimenkuvien muutoksen tutkimista. Tulevaisuudessa Yritys Oyj:llä tullee olemaan muitakin ulkoistamisprojekteja. Yhtenä jatkotutkimusaiheena ehdotettiin niiden tuloksien vertailua nyt toteutettuun hankkeeseen.

Asiasanat: ulkoistaminen, hankintatoimi, toimitusketju, palvelutarjooma.

Laurea University of Applied Sciences Abstract Laurea Lohja Degree Programme in Entrepreneurship and Business, Industrial Service Operations Master of Business Administration

Taru Laitinen

Outsourcing Procurement in Corporation X

Year 2010 Pages 87

The purpose of this thesis was to plan, model and implement the outsourcing of procurement. The thesis was carried out as a functional development project for Corporation X. The research problem was to find out a structure of an outsourcing process and the phases included in. Also changing a supply chain was researched within this thesis.

The theoretical context of the study consisted of the following: outsourcing, procurement, supply chain and service offering. The context was emphasized to the literature of outsourcing and procurement in accordance with the subject of the thesis. The main sources of the theoretical context were domestic and foreign literature, scientific articles and internet sources.

The research method of the study was an action research and research data was collected by using qualitative methods (like a theme interview and participant observation). The theme interview was carried out by interviewing Service Provider and the participant observation was carried out during the development project by the author. The research data was analyzed and conclusions and action suggestions were introduced to Corporation X.

According to the research the beginning phase of the outsourcing process should be paid special attention to. In this phase data transfer tools should agree and ERP-systems compatibility should be secured. The best concept for transferring contract information was experienced during the “Supplier Days”. On the “Supplier Days” staff from Corporation X, Service Provider and the suppliers gathered around the same table.

As a development actions were suggested to plan a kick off meeting with all the documents needed and to create a data transfer tool. The kick off meetings should go through necessary issues like ERP-systems compatibility and data transfer tools and the agreeing of procedures.

Further research themes were introduced based on the development project. For a further research theme for Corporation X it was suggested to clarify expenses which have arisen due to an outsourcing process. Another interesting theme would be to research the outsourcing process effect on a stock rotation and capital invested in inventories. As an additional research theme for Corporation X it was introduced to research the change of procurement officers’ job descriptions. In the future Corporation X will have other outsourcing projects. For a further research theme it was suggested to compare the result of those with this development project.

Key words: outsourcing, procurement, supply chain, service offering.