Verkkolaskutus pienessä yrityksessä Case: KR Työ Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia verkkolaskutusta pienten yritysten näkökulmasta. Näkökulma valittiin siksi, että verkkolaskutuksen yleistyminen pienissä ja keskisuurissa yrityksissä on edelleen hidasta kaikista ennusteista huolimatta. Verkkolaskutuksen voidaan kärjistäen sanoa olevan sitä yleisempää mitä suurempi yritys on kyseessä. Suurilla yrityksillä yleensä on jokin sähköinen järjestelmä käytössään, jolloin verkkolaskutukseen siirtyminen on pienempi kynnys. Pienimmillä yrityksillä taas ei välttämättä ole verkkolaskutusta mahdollistavia ohjelmistoja eikä kokemusta sähköisistä työkaluista, jolloin kynnyskin on suurempi.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta, koska siten koettiin saatavan syvällisin ymmärrys tutkittavasta aiheesta. Lähdeaineistona käytettiin tuoreimpia saatavilla olevia aineistoja, koska aiheesta haluttiin mahdollisimman ajantasainen kuva. Verkkolaskutus on merkittävä osa sähköistä taloushallintoa, joten työssä on käsitelty sähköistä ja digitaalista taloushallintoa sekä verkkolaskutusta. Tapaustutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa pienelle rakennusalan yritykselle sopivia vaihtoehtoja verkkolaskutukseen. Vertailuun valittiin yrityksen toiveesta kolme sähköisiä taloushallinnon palveluita pilvipalveluina tarjoavaa yhtiötä.

Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta digitalisaation mahdollistaneen sähköisen talo-ushallinnon palveluiden tuomisen myös pk-yritysten saataville. Paljon kehitystä myönteiseen suuntaan on tapahtunut, mutta vielä tulisi palveluiden tuotteistuksessa ottaa myös pienimmät yritykset huomioon – kysyntä ja tarjonta eivät aivan vielä kohtaa. Tutkimuksen tuloksena ha-vaittiin, että pelkkä verkkolaskutus ei vielä tuo tehokkuushyötyjä tai kustannussäästöjä pienelle yritykselle, mutta kokonaan sähköisellä taloushallinnolla myös pieni yritys voi tehostaa taloushallintoaan.

E-invoicing in small companies Case: KR Työ Oy

The aim of this study was to investigate e-invoicing from the perspective of small companies. The emphasis of this study was chosen based on the fact that despite of all estimates the promotion of e-invoicing is still slow in small and medium sized companies. It may be said that the bigger the company the more common e-invoicing is. Larger companies usually have some electronic software, which makes implementation of e-invoicing easier. Small companies don't usually have the kind of software or the experience of electronic tools so it may seem like a lot bigger step.

The method of this study was a qualitative case study-method, which was seen as the best method to gain a deep understanding of the subject. The theory was written based on thelatest information available in order to understand the current situation. E-invoicing is an important part of electronic financial administration, so the theory part focuses on that as well as e-invoicing. The aim of the case study is to investigate and compare the alternatives the markets have to offer for small companies. The comparison was made between three companies that offer electronic financial administration services as cloud services.

Based on the results it can be said that digitalization has made electronic financial administration services available to smaller companies. Though a lot of positive evolvement has happened, there are still steps to be taken in developing the services for small companies – unfortunately the supply and demand do not quite yet meet. The final conclusions bring out some thoughts of the alternatives in the markets and recommendations for further studies.