Sähköinen arkistointi

Abstract

Insinöörityön aiheena oli, että kaikkien Kajaanin kaupungin hallinnassa olevien rakennusten piirustukset saatetaan sähköiseen muotoon. Sähköinen piirustusarkisto tulee kaupungille monipuoliseen käyttöön, joten työssä jouduttiin huomioimaan suunnittelijoiden ja tilapalveluhallinnon lisäksi myös pelastuslaitos sekä yksityiset kiinteistönhoitajat. Sähköinen asiointi tuo uuden ulottuvuuden viranomaisten väliseen yhteistoimintaan, kun palveluja ja päätöksentekoa voidaan aiempaa suuremmassa määrin ketjuttaa. Keskeisiä kysymyksiä ovat mm. asioinnin käsittelyvaiheiden ja päätöksenteon dokumentointi, säilytysvastuiden määrittely ja seulontakysymykset. Työssä otettiin huomioon piirustusten tekijänoikeuksiin liittyvät kysymykset. Tekijänoikeuksiin vaikuttavat sekä rakennuksen piirustukset että valmiit rakennukset, jotka molemmat ovat saman rakennusteoksen kappaleita. Myös rakennuksen on tekijänoikeussuojaa saadakseen yllettävä teostasoon. Järjestelmät täyttivät arkistoinnin kaikki tärkeimmät vaatimukset. Sähköinen arkistointipalvelu on Kajaanin kaupungille tarkoituksenmukainen ratkaisu, jossa keskittämisen avulla voidaan piirustusten arkistointi ja tietopalvelu tarjota kustannus- tehokkaasti. Arkistoon piirustuksia tuottavien jo piirustuksia käyttävien toimijoiden on täytettävä kansallisen arkiston määrittelemät velvoitteet asiakirjojen luomiselle ja arkiston käytölle. Insinöörityön pohjalta Kajaanin kaupunki aloittaa sähköisen piirustusarkiston tekemisen sisäisenä työnään. Sähköisen piirustusarkiston tekeminen alkaa vuonna 2008, ja sen tulisi valmistua vuonna 2013.

The goal of this Bachelor’s was to get all the drawings of the buildings, controlled by the City of Kajaani, into an electronic form. The electronic filing system of the drawings will be in a versatile use by the City including a large variety of professionals. In the thesis their needs had to be taken into consideration. The electronic filing system will establish a new dimension to the co-operation between the various authorities as it becomes possible to chain services and decision making more than before. The essential issues include documentation of handling and decision making, defining the responsibilities considering data storage as well as the issues connected with the screening of data. The copyright issues of the drawings were discussed in the thesis. Copyrights are affected both by the drawings the buildings and finished buildings. The buildings must reach a certain level of originality to get copyright protection. An electronic filing system is an appropriate solution in which centralization makes he filing of the drawings and information service cost-efficient. The implementation of the project requires that the City of Kajaani has sufficient resources to set up and maintain the system. In 2008 the City of Kajaani will launch a project for an electronic filing system which is based on the present Bachelor thesis. The project should be completed by the year 2013.