Tapahtumakonseptin luominen toimeksiantajalle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda tapahtumakonsepti eli toimintamalli toimeksiantajan ensimmäiselle tapahtumalle. Tapahtumakonseptin oli tarkoitus helpottaa ensimmäisen oman tapahtuman järjestämistä, kun siitä tulisi ajankohtaista. Tapahtumat voitiin nähdä merkittävänä osana yrityksen tulevaa liiketoimintaa, jossa niillä oli tapahtumamarkkinoinnillinen osansa. Konsepti toimisi muokattavana pohjana vuosittain toistettavalle tapahtumalle. Tapahtumakonseptin oli tarkoitus palvella myös tapahtuman osallistujia, joille se tarjosi hyötyä omaan elämään.

Työn tietoperustassa käsiteltiin tapahtuman järjestämistä ja konseptointia. Aiheen ollessa laaja oli teoriassa keskitytty niihin osa-alueisiin, jotka painottuvat tapahtumakonseptissa. Aluksi määriteltiin, mitä tapahtuma tarkoittaa ja mitä konseptointi on. Tapahtuman järjestämistä käsiteltiin tapahtumaprosessin eri vaiheiden kautta, jotka tuli ottaa huomioon myös konseptoinnissa. Prosessin vaiheet olivat suunnittelu-, toteutus- ja jälkivaihe, joista suunnitteluvaihe oli työn kannalta laajin ja tärkein. Siinä käsiteltiin tapahtuman tavoitetta, viestiä ja kohderyhmää, tapahtuman lähtökohtia sisältäen esimerkiksi ohjelman, tapahtumapaikan sekä –ajan, ja lopuksi keskityttiin tapahtuman markkinointiin ja tapahtumamarkkinoinnillisiin näkökulmiin. Tietoperusta määritteli pitkälti sen, millaisia asioita tutkimusmenetelmien vaiheissa havainnoitiin ja otettiin huomioon.

Opinnäytetyön menetelmällisessä osuudessa hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä, mutta palvelumuotoilun prosessia ei seurattu tarkasti. Toiminnallinen osio aloitettiin pohtimalla tapahtuman järjestäjien vahvuuksia ja heikkouksia lähtötilanteessa. Seuraavaksi havainnoitiin kahta muuta samankaltaista tapahtumaa benchmarkingin keinoin. Aiemmin tehtyä kyselytutkimusta sekä työssä suoritettua tarinamenetelmää hyödyntäen luotiin neljä erilaista tapahtuman kohderyhmää kuvaavaa persoonaa. Nämä persoonat sekä kohderyhmältä kerätyt ideat tapahtumaa varten olivat tärkeässä osassa tapahtuman sisällön suunnittelussa. Tapahtumaa ideoitiin 8x8 –menetelmällä sekä laajennetun palvelutarjonnan avulla. Lopuksi muodostettiin palvelupolku kuvaamaan ihanteellisesti sujunutta tapahtumaa ja laadittiin service blueprint-prosessikaavio tapahtumakokonaisuuden hahmottamiseksi.

Menetelmistä saatujen tulosten perusteella ja kohdeorganisaation avulla suunniteltiin tapahtuman idea. Opinnäytetyön lopputuloksena suunniteltu idea laajennettiin tapahtumakonseptiksi. Tapahtumakonsepti painottui tapahtuman sisältöön ja ohjelmaan, tapahtumapaikkaan ja somistukseen ja aikataulutukseen. Tavoitteena oli edesauttaa tapahtuman sujuvaa toteuttamista. Konsepti määrittelee tapahtuman tavoitteen ja viestin, siihen liittyvät ihmisryhmät, paikan ja somistuksen, ajankohdan ja aikataulutuksen sekä sisällön. Konsepti käsittelee myös markkinointia ja tapahtumasta tiedottamista, jälkimarkkinointia sekä budjettia. Tapahtumakonseptista saa nopeasti kattavan käsityksen tapahtumasta, ja sen avulla järjestämisen vaiheet on helppo suunnitella.

The main objective of this thesis was to establish an event concept for the first event of the chosen organization. The purpose of the event concept was to alleviate the arrangement of the company’s first event. Events and event marketing could be seen as a remarkable part of the company’s business in the future. The concept was designed to be the framework for the organization’s annual events and it can be modified annually. Guests would also benefit from the concept.

The theoretical section of this thesis covers event organizing and creating a concept. The focus was on topics that belong to the final event concept. At first event and concept were defined. The subject of organizing an event was described through its phases: planning, executing and finalizing. The most important one was planning, which included the main objectives, message and focus audience of the event, basis knowledge of the event consisting of for example program, venue and time and finally event marketing. Observation targets and objectives for the research were also defined in the theoretical section.

Service design methods were used in the functional section of this thesis. However, the process of service design was not strictly followed. The starting point was to consider the strengths and weaknesses of the event organizers. Secondly, benchmarking was exploited to observe two other similar events. The organization had conducted a survey with its readership at the end of 2015. The results of the survey and storytelling, which was executed in this thesis, were used together to create four different personas describing the audience of the event. These personas and the ideas of the audience had an important role in planning the content of the event concept. By creating a customer journey map it was possible to notice the critical points of the event. Finally, a service blueprint map was drawn up in order to understand the event process as a whole.

The idea of the event was created with the company and it was based on the results. The final product of this thesis was an event concept. This concept emphasized the event’s content and program, venue and decoration as well as scheduling. The purpose of the concept was to support fluent organizing of the event. It defines the objectives and message of the event, people included, the venue and decoration, time and schedule and content of the event. The concept also explains the details of marketing, informing and a preliminary budget. With this concept it is effortless to plan how to organize the event.