PATJASTA VITJAAN - POLIISIASIAIN TIETOJÄRJESTELMÄN KOKONAISUUDISTUS

Abstract

Opinnäytetyössä tehtiin käytettävyystutkimuksen asiantuntija-arvio kahdelle CRM-tietojärjestelmälle, jotka olivat ehdokkaina tietojärjestelmäalustaksi uudelle Viranomaistietojärjestelmälle Poliisiasiain tietojärjestelmän kokonaisuudistuksessa, Viranomaistietojärjestelmäprojektissa (VITJA). Asiantuntija-arvioinnissa selvitettiin, mitkä näihin järjestelmiin pohjautuvat kokonaisratkaisut soveltuisivat käytettävyydeltään parhaiten tähän tehtävään. Arviointi tapahtui käyttöliittymien näkymien kautta.

Arviointiin otettiin toimeksiantohetkellä syksyllä 2009 tietojärjestelmän toimittajaehdokkaiksi ilmoittautuneet Oracle Finland Oy ja SAP Finland Oy omilla lainvalvonnan kokonaisratkaisuillaan. Toimeksianto arvioinnille tapahtui Poliisiasiain tietojärjestelmän kokonaisuudistusprojektissa. Arviointi tehtiin soveltuvuusarvioinnin näkökulmasta ja se nähdään tärkeänä osana sisäasiainministeriön Viranomaistietojärjestelmähanketta, koska siinä arvioidaan poliisin tulevia toimialaratkaisuja.

Asiantuntija-arvioinnissa käsitellyt tietojärjestelmät olivat Oracle Siebel Investigative Case Management (sisältäen Oracle Business Intelligence Publisher-raportointityökalun ja Siebel Tools–konfigurointityökalun) ja SAP Investigative Case Management. Arvioinnissa hyödynnettiin osallistavan käytettävyysläpikäynnin ja sovelletun heuristisen läpikäynnin mahdollisuuksia tietojärjestelmien käytettävyyden arvioinnissa keskittymällä käyttöliittymän käyttäjäkokemuksen kautta tehtyyn järjestelmien tehtäväänsä soveltuvuuden arviointiin. Puutteita ja parannuskohteita löydettiin molemmista järjestelmistä lähes yhtä paljon, mutta niiden vakavuus tai luonne ei todennäköisesti tulisi estämään kummankaan järjestelmän käyttöönottoa poliisin uuden tietojärjestelmän alustana.

Yhteneväisesti VITJA-hankkeen vaatimuksiin vastaavuusarvioinnin tulosten kanssa todettiin asiantuntija-arvioinnin kautta molempien tietojärjestelmäohjelmistojen käyttöliittymien tukevan useimpia niille asetettuja vaatimuksia. Näillä perusteilla tietojärjestelmien välisessä soveltuvuudessa poliisin käyttöön on hyvin pieni määrä eroja. Tutkimusongelmiin saatujen vastausten arvioinnin johtopäätöksenä on, että arvioiduilla valmisohjelmistoilla on mahdollista toteuttaa suurin osa VITJA-hankkeen asettamista tietojärjestelmävaatimuksista. Ulkoisia komponentteja kylläkin tarvitaan lisäksi kokonaisratkaisun toteuttamiseksi ja molemmissa ohjelmistoissa on valmiita integraatioita tähän.

Complete Renewing of an Information System. Case: The Finnish Police Force

This Bachelor's thesis describes a usability research made for the two candidates of which one is to be chosen as the new CRM system when renewing the complete information system of law enforcement affairs in the Finnish police. The reforming project of the information system is called VITJA project.

The evaluation explained and clarified, which solutions would suit best to this task in the terms of usability. The evaluation was carried out and based on the screen views of the interfaces. The systems that were evaluated were the CRM systems with law enforcement add-ons of Oracle Finland Ltd and SAP Finland Ltd. Those two companies had by the autumn of 2009 applied for becoming the system provider. The evaluation was made from the point of view of usability and best suitability and is highly respected as an important part of the authorities information system project within the ministry of the interior as the evaluation is made for the possible future solutions of the law enforcement. The expert evaluation was carried out with Oracle Siebel Investigative Case Management (including Oracle Business Intelligence Publisher, a tool for reporting and Siebel Tools for configuration) as well as with SAP Investigative Case Management.

The expert evaluation took advantage of a participating user testing and an applied heuristic evaluation in evaluating the usability, but concentrated more on the user experience gained by the evaluation of the interface. Weaknesses and issues to be improved were discovered more or less equal amount from both systems. Neither system had such serious faults that would most likely to hinder them being chosen and implemented as the new platform for the law enforcement information system. The result of this evaluation supported the outcome and results of the requirement compliance evaluation provided within the VITJA project and stated that the interfaces of both systems would support most of the requirements set for them. Based on this information the differences on suitability for the intended use for law enforcement purposes are very little. The conclusion, based on the answers and the solutions for the problems in this research is that with the systems evaluated in this study, and the majority of the requirements for information system for VITJA project can be carried out. External components are, however, needed to complete the system and both softwares have ready-made integrations for that purpose.