Kohti palkkahallinnon sähköistä arkistointia

Abstract

Maailma globalisoituu ja digitalisoituu. Tästä syystä myös yritysten on tärkeää päivittää toimintojaan kuten esimerkiksi arkistointinsa sähköisempään muotoon. Sähköisen arkistoinnin avulla yrityksen dokumenttien käsittely automatisoituu ja tarkkojen tietojen haku muuttuu nopeammaksi sekä helpommaksi, tuoden kustannussäästöjä yritykselle. Sähköinen arkistointi on myös ekologinen ratkaisu.

Tämän opinnäytetyön aiheeksi valittiin sähköinen arkistointi ja arkistot sekä erityisesti palkkahallinnon arkistoinnin siirtyminen fyysisestä arkistoinnista kohti sähköistä arkistointia. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Suomalaiselle palvelualan yritykselle Lassila & Tikanoja Oyj:lle, joka on suunnittelemassa palkkahallintonsa arkistoinnin sähköistämistä.

Opinnäytetyön tutkimusongelmaksi muodostui selvittää miten palkkahallinnon fyysinen arkistointi saadaan minimoitua mahdollisimman pieneksi niin, että suurin osa säilytettävästä arkistosta pystytään siirtämään sähköiseen muotoon.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin arkistoinnin ja asiakirjahallinnon teoriaa. Tämän lisäksi työssä pyrittiin selvittämään sähköisen arkistoinnin hyötyjä, haittoja, uhkia ja mahdollisuuksia sekä käsittelemään dokumentinhallintaprosessia. Opinnäytetyössä selvitettiin myös arkistoinnin sähköistämiseen liittyvät muutosprojektin vaiheet.

Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajayritys sai ehdotuksen ja arkistonmuodostussuunnitelman, josta käy ilmi millä tavalla yritys voisi hoitaa asiakirjojen säilytystä sekä arkistointiaan tulevaisuudessa. Näin ollen toimeksiantajayritys pääsee hyödyntämään opinnäytetyön loppupäätelmiä sekä ratkaisuja omassa arkiston sähköistämisprosessissaan.

Development of payroll electronic filing

The world is increasingly more global and digital. For this reason, it is important for companies to upgrade their operations, such as their archiving, towards a more electronic format. When using electronic filing a company's document processing becomes more automatic and an exact infor-mation search becomes faster and easier, bringing cost savings to the company. Electronic filling is also an ecological solution.

Electronic filing and archives were chosen as the theme of this thesis. In particular, the thesis fo-cused on payroll administration’s archiving shift from physical archiving towards electronic filing. The thesis was commissioned by the Finnish service company Lassila & Tikanoja plc, which is cur-rently planning to digitalise its payroll administrations archives.

The research problem of the thesis was to find out how the physical archiving of payroll admin-istrations can be minimized as much as possible. The aim was that the majority of the archives could be transferred to electronic format.

The theoretical part of the thesis deals with archiving and documentation administration theories. Additionally, the thesis aimed to investigate the benefits, disadvantages, opportunities and threats of electronic archiving as well as dealing with the document administration process. The thesis also resolved the different phases of the change process when electrifying archiving.

As a result of this thesis, Lassila & Tikanoja plc received a suggestion and archive formation plan showing how the company could handle the storage of documents and archives in the future. Thus, the company can take advantage of the final conclusions and the solutions when planning how to proceed in the process of digital archiving.