Kirjanpitäjän ja asiakkaan välisen viestinnän edistäminen : case: Tilitoimisto Suppula Oy

Abstract

Taloushallintoliiton mukaan 90 prosenttia pienistä kirjanpitovelvollisista on ulkoistanut taloushallintonsa tilitoimistoille, keskisuurista yrityksistä noin puolet. Ulkoistamista on helpottanut taloushallinnon sähköistyminen, jonka edelläkävijämaa Suomi oli 2000-luvun alussa. Tämän opinnäytetyön aiheena on pienten ja keskisuurten yritysasiakkaiden ja kirjanpitäjän välisen kommunikaation parantaminen. Työn tarkoituksena on selvittää tilitoimiston henkilöstön ja asiakkaan välillä ilmeneviä epäselvyyksiä ja ongelmia. Tutkimustulosten perusteella kirjoitetaan tilitoimiston uuden asiakkaan opas. Teoriaosuus rakentuu kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa käsitellään sähköistä taloushallintoa. Aihetta lähestytään avaamalla keskeisiä käsitteitä, kertomalla sähköisen taloushallinnon antamia mahdollisuuksia ja sen asettamia haasteita sekä kerrotaan yritysten käyttämistä pilvipalveluista taloushallinto-ohjelmien näkökulmasta. Toisessa osassa perehdytään tilitoimiston yleisiin toimintaperiaatteisiin, neljään kirjanpidon osaprosessiin sekä taloushallintopalveluiden ulkoistamiseen. Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena case-tutkimuksena. Kohdeyritys on Tilitoimisto Suppula Oy. Tapaustutkimuksen luonteen mukaisesti opinnäytetyömateriaali on kerätty useilla menetelmillä, joita olivat teemahaastattelut, oma havainnointi sekä kirjallisuuden ja internetlähteiden käyttö. Jo tutkimuksen alkuvaiheessa ilmeni, että mitään laajaa ongelmakirjoa ei kirjanpitäjän ja asiakkaiden välillä ole. Työn edetessä haastatteluissa nousi esille uusia tarpeita ja epäselvyyksiä, joihin oppaan haluttiin tuovan selvyyttä. Ohjekirjalla halutaan varmistaa, että asiakkaat ymmärtävät, mitä taloushallintopalveluiden tuottaminen heiltä edellyttää ja miten he itse voivat halutessaan osallistua siihen.

According to Taloushallintoliitto 90% of small businesses and 50% of mid-sized businesses outsource their accounting. In the early 2000s Finland was one of the first countries to pioneer electronic accounting, which has made outsourcing the accounting processes easier than it was before. The purpose of this thesis was to investigate the problems or frequent misunderstandings in the communication between small- and mid-sized businesses and their accountancy firm, and to find out solutions for these problems. The results of the study formed the basis for a new customer's guide to outsourcing accounting. The theoretical part of the thesis consists of two parts. The first part deals with electronic accounting, and discusses its central concepts and the possibilities and challenges it creates for businesses. In addition, the cloud-based accounting services are discussed. The second part takes a closer look at accounting processes and how they can be outsourced. It also discusses how accountancy firms operate and what services they provide for their customers. The empirical part of the thesis is a qualitative case study made for the accountancy firm Tilitoimisto Suppula Oy. Different methods such as interviewing and the author's own observation were used to collect the data. Relevant literature and internet sources were also used. Already at the start of the research process it became evident that there were no major problems in the communication between the clients and the accountancy firm. However, there were some issues that frequently came up. The new customer's guide was then written to address these issues. The purpose of the guide is to help clients understand what is expected of them in the accounting process and how they could make it to run as smoothly as possible.