Tapahtumakalenterin suunnittelu sosiaalisen asiakasilmapiirin kehittämiseksi, Case Hostel Erottajanpuisto

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä tuotoksena syntyi tapahtumakalenteri hostellille. Toimeksiantajana oli Hostel Erottajanpuisto. Opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella viikoittain järjestettäviä tapahtumia hostellin asiakkaita varten. Tapahtumakalenterin tarkoituksena oli kehittää hostellin sosiaalista ilmapiiriä ja yhteisöllisyyttä, sekä tarjota asiakkaille edellytykset sosiaalisiin elämyksiin.

Opinnäytetyön viitekehys muodostui neljästä pääkäsitteestä: matkailu, hostellitoiminta, matkailupalvelut ja asiakaskokemukset, sekä matkailupalvelun kehittäminen. Hostellitoiminnan teoriassa kerrottiin sen taustajärjestöistä sekä hostellikulttuurista, ja matkailupalvelun teoriassa syvennyttiin matkailupalveluihin, niiden ominaisuuksiin ja kehittämiseen sekä asiakaskokemuksiin.

Opinnäytetyön toiminnallisessa osassa menetelminä käytettiin netscoutingia, aivoriihtä sekä SWOT-analyysiä. Netscoutingin avulla tutustuttiin alan parhaimpien hostellien tapahtumiin. Niiden avulla saatiin ideaa siitä, millaisia tapahtumia Hostel Erottajanpuistolle voitaisiin järjestää. Netscoutingista nousi esiin teemat, joita käytettiin aivoriihi-menetelmässä. Aivoriihi toteutettiin ideointityöpajan muodossa, jonka tarkoituksena oli osallistaa asiakkaat mukaan tapahtumien ideointiin. Lopulliset tapahtumaideat muodostuivat ideointityöpajan, opinnäytetyössä käytetyn teorian sekä opinnäytetyöntekijän ideoinnin lopputuloksena. Tapahtumaideat arvioitiin SWOT-analyysilla, joka selkeytti tapahtumien hyviä ja huonoja puolia. Lopuksi ohjeet tapahtumien järjestämisestä kirjoitettiin tuotoksena hostellille.

Opinnäytetyön lopputuotoksena syntyi tapahtumakalenteri, joka sisältää ohjeet kolmen eri tapahtuman järjestämiseen hostellilla. Tapahtumat suunniteltiin viikonlopulle ja ne olivat Perjantai-illallinen, Lauantain peli-ilta sekä Sunnuntain herkutteluhetki. Tuotoksessa kerrotaan ohjeet markkinointia varten ja mitä hostellilla tulee tehdä ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Toimeksiantaja piti ideoita hyvinä, ja aikoi ottaa ainakin yhden tapahtumista käyttöön kesällä 2016.

The objective of this functional thesis was to develop an event calendar for Hostel Erottajanpuisto’s customers. The thesis was commissioned by Hostel Erottajanpuisto, which operates in the center of Helsinki. The purpose of the weekly events was to improve the atmosphere in the hostel and offer social experiences for the hostel customers.

The theoretical framework of the thesis covers tourism, tourism service, tourism service development, hostel business and customer experience. The hostel business theory introduced the hostel culture and hostel organizations in order to understand the business field better. The tourism service theory provided a deep understanding of services and the processes of developing them.

The functional section of the thesis consisted of three different methods: netscouting, brainstorming and SWOT analysis. Netscouting was used to discover the nature of events organized in internationally successful hostels. This method was used to give ideas of events that could be organized in Hostel Erottajanpuisto. Three themes were discovered by using netscouting. The themes were then used in brainstorming, which was the next method used. Brainstorming took place at the hostel and the objective was to include the hostel customers in event planning. The final events in the thesis were developed as a result of customer brainstorming, theoretical framework as well as ideas from the thesis author. The event ideas were evaluated by using the last method, the SWOT analysis, which clarified the pros and cons of the events.

As a result of the thesis an event calendar, which includes the guidelines to organize three events at the hostel, was developed. The events in the calendar are Friday dinner, Saturday game night and Sunday snack night. The event guidelines consist of the marketing section and arrangements before the event, during the event, and after the event. The commissioner was pleased with the event ideas and the hostel has decided to organize at least one of the events in summer 2016.